Технологии автоматизации бизнес процессов. Автоматизация бизнес-процессов – основы. Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов
Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.
Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра
Автоматизация бизнеса - это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат - высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.
Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:
* Автоматизация основных бизнес-процессов:
например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов
, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.
* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:
* точность планирования - на 40%;
* общая эффективность - на 50%;
* экономия времени руководителя - на 80%.
Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.
В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:
1. Использование облачных технологий
. Основное отличие этого метода автоматизации - отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга
: внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия
. Зарождающийся тренд M2M - Machine to Machine - предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data
. Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов - внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени
. Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.
Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов
Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.
Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.
Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.
Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.
Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:
1. Управление:
* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.
Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.
2. Маркетинг и продажи:
* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы - «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.
3. Производство:
* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.
Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».
4. Управление качеством:
* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.
Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.
5. Управление персоналом:
* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда
Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».
6. Финансы:
* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.
Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».
7. Организация деятельности компании:
* документооборот;
* секретариат.
Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.
ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации
«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.
В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.
Концепция комплексной системы управления предприятием - ERP - была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.
ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.
Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:
* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.
В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.
После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.
В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle -13,9% и Microsoft - 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.
Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.
В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.
Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России
Как выбрать программный продукт
При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:
* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.
На заметку
Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.
Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:
1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?
Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.
Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.
Стоимость ПО и затраты на его внедрение
Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:
* задачи
, которые ПО призвано решать;
* вид программы
: типовая или настраиваемая;
* ресурсы
, необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест
.
Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест - 187 200 рублей, на 20 рабочих мест - 41 400 рублей.
Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:
* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.
В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.
Руководители компаний зачастую прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимость решения на жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов – BPMS – обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивности сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании с единственной целью – успешное достижение поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи. Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса при приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как , маркетинг, и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей.
Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс – которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли следовать. Наконец, должен быть определён результат с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Важно признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку только заложив правильную основу вы сможете рассчитывать на корректный результат.
Автоматизация бизнес-процессов – история
Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но, очевидно, что в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса, он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.
Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделении процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.
Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов
Существует множество примеров процессов для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.
Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application PlatformОсновные преимущества автоматизации бизнес-процессов
Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/ товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач, или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.
BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании
Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.
Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет оставаться сохранить свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.
- Как внедрить автоматизацию на предприятии.
- Как выбрать или разработать программное обеспечение.
- Как выбрать поставщика систем автоматизации.
- Какие системы автоматизации существуют на рынке.
Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.
Система автоматизации бизнес-процессов
Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.
При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.
Вычисления
С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека» .
Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.
В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.
Составление отчетов
Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.
Программные продукты для автоматизации
Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:
- Воспользоваться типовым продуктом.
- Разработать и внедрить собственное программное обеспечение.
Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.
Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.
Системы моделирования бизнес-процессов
Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.
Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.
Системы Worlflow
Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:
- Сервис, с помощью которого происходит запуск и выполнение бизнес-процессов.
- Комплекс визуального отображения этапов.
- Необходимую инфраструктуру для хранения шаблонов.
- Пользовательское место, с помощью которого он может получить доступ к различным необходимым функциям и данным.
- Средства контроля за выполнением бизнес-проектов.
- Средства, которые обеспечивают взаимосвязь отдельных workflow-систем между собой.
Системы BPM
BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.
Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:
- Переход от моделирования к реализации . Также возможно использование реверс-инжиниринга: после реализации бизнес-процесса его модель обновляется.
- Описание статистических метрик – сбор, анализ, представление . В большинстве случаев подобная подсистема является частью общей системы сбора и анализа данных.
- Анализ бизнес-процессов, или BPA . Здесь анализируется эффективность работы персонала компании, эффективность бизнес-процессов, загрузка мощностей.
- Имитационное моделирование . В этом режиме можно заранее оценить эффективность использования того или иного бизнес-процесса, без участия работников, пользователей и т.д. Достаточно задать заранее известные статистические показатели.
На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.
Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems
На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.
Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации.
Стоимость автоматизации
Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:
- Задачи , которые необходимо решить в процессе работы.
- Вид программного обеспечения . Это может быть типовая программа, которая используется на всех предприятиях, независимо от области действия и формы собственности. Или это может быть специализированная программа, которая работает исключительно на этом предприятии или на предприятиях, выпускающих данный продукт или услугу.
- Ресурсы , которые необходимы для внедрения программного обеспечения. Если вы планируете составить несколько таблиц в формате Excel или сделать небольшую базу данных в Access, вам не понадобится покупать новый компьютер. Достаточно хранить базу на основной машине и обеспечить своевременный бэкап во избежание проблем. Если вы делаете мощную базу данных корпораций на несколько городов и стран, вам, скорее всего, придется оборудовать сервер. Аналогично и с человеческими ресурсами, необходимыми для внедрения: сделать базу на Excel или Access может и один человек в свободное от основной работы время.
- Количество мест , которые необходимо подключить к базе. К примеру, классическая программа 1С:Предприятие на 20 мест стоит чуть более сорока тысяч, на 100 мест – уже более четырехсот.
Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:
- Сопутствующие затраты : стоимость аренды в случае использования облачной версии, стоимость выделенного сервера и т.д.
- Затраты, связанные с настройкой системы и обучением сотрудников . Можно разработать онлайн-курс, можно провести среди работников предприятия небольшой семинар и объяснить, как работать в новых условиях, у кого какой доступ, как пользоваться базой данных и различными дополнительными функциями.
- Стоимость технической поддержки . Иногда что-то ломается. Или требует доработки. Появляются новые операции, которые необходимо автоматизировать. Появляются новые сотрудники, которых необходимо обучать. Просчитать заранее все нюансы практически невозможно, но можно держать в штате своего специалиста, который будет «вести» автоматизацию бизнес-процессов, или договориться с разработчиками.
- Существуют и непрямые издержки – к примеру, время, затраченное руководителем на составление технического задания, объяснения, контроля выполнения задания.
Как выбрать вендора для автоматизации бизнес-процессов
Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.
Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.
Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.
При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.
Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.
Автоматизация бизнеса – что это такоеАвтоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
- в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
- в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.
Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены
Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.
Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.
Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.
Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.
Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.
Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании
Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
- эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
- быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
- оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
- оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
- улучшить бизнес-процессы в компании;
- минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
- безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
- улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.
Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать
Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.
Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.
Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).
В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.
Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.
Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.
Как выбрать программный продукт для автоматизации
При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.
Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:
- какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
- соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
- возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
- возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
- насколько система проста и удобна в использовании;
- возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
- поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
- кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
- сколько стоит внедрение и поддержка.
Сколько стоит система автоматизации
Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.
Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:
- стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
- затраты на настройку системы и обучение персонала;
- стоимость регулярного сопровождения.
Как происходит внедрение системы автоматизации и к ак выбрать компанию-подрядчика
Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.
Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.
Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.
Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.
Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры.Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.
Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.
Каковы риски при внедрении системы автоматизации
Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.
Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.
Автоматизация бизнес-процессов – это очень важная задача для каждой компании, которая ориентирована на постоянный рост и развитие. Критерии, определяющие, что пора автоматизировать определенные процессы, развивать или интегрировать имеющиеся IT-решения, зависят от масштабов компании и стадии ее развития. На первом шаге большинство компаний внедряют CRM, потом – ERP, а когда бизнес подрастает, задумываются о BPM. Что скрывается за этими аббревиатурами и в какой момент каждое из решений пора применять в вашей компании?
Выстроить отношения с клиентами
CRM-система – пожалуй, одно из первых IT-решений, которые стоит внедрить компании, продающей товары или услуги клиентам. Если ваш бизнес – это не ларек с шаурмой у метро или производственная компания с единственным заказчиком, CRM вам точно пригодится. Хороший признак того, что пришла – тот факт, что вы уже не можете удержать в голове все договоренности и взаимодействия с текущими клиентами.
CRM расшифровывается как Customer Relationship Management , так что это не просто база данных с адресами и телефонами клиентов и суммами сделок. В первую очередь это система, помогающая выстраивать стабильные отношения с вашими пользователями. А это включает в себя не только ведение клиента по воронке продаж – от заявки до сделки, – но и участие всей базы пользователей в email-маркетинге, триггерные рассылки, специальные акции и как результат – повторные продажи.
Без CRM-системы бизнес может в определенных пределах расти «вширь» (благодаря притоку новых клиентов), но ему будет довольно сложно увеличивать средний чек, прибыль с одного клиента и наращивать базу лояльных пользователей.
«У нас поэтапный подход к автоматизации: по мере увеличения количества заказов мы стандартизировали и переводили бизнес-процессы на автоматические рельсы с помощью представленных на рынке готовых решений. Первым делом мы максимально автоматизировали работу с клиентами, чтобы не терять время на поиск важной информации и давать как можно более оперативный отклик на запросы наших заказчиков. Мы внедрили CRM-систему, чтобы видеть и постоянно анализировать историю отношений с клиентом – звонки, заказы, переписка, обратная связь. Если вдруг нужно быстро поднять историю по заказам, а ответственный менеджер заболел, эти системы очень облегчают жизнь. Если нужно передать дела новому сотруднику, то это также не проблема », - говорит управляющий партнер компании «Кинодоктор» Евгений Непейвода.
Автоматизировать процессы внутри компании
В течение первых месяцев и даже лет жизни компания может расти и развиваться стихийно: появляются новые отделы и функциональные подразделения, дробятся задачи, нагрузка перераспределяется между различными сотрудниками. В этот момент может возникнуть путаница: кто отвечает за какие задачи? В какой срок должна быть выполнена эта работа?
Если подобные вопросы стали актуальными для вашей компании, значит, пора автоматизировать процессы внутри организации. Для этого используют ERP-системы (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) . ERP помогает интегрировать все отделы и функции компании в единую систему. В результате все сотрудники работают с единой базой данных, им проще обмениваться разного рода информацией, распределять задачи (как внутри отдела, так и между разными департаментами).
«Сигнал к тому, что пора заняться автоматизацией ресурсов внутри компании -проблемы с организацией процессов на уровне отдела и между отделами: процесс может не соблюдаться, тормозиться или быть непонятным исполнителям и руководству» , - говорит бизнес-аналитик компании DIRECTUM Максим Кайнер.
Углубиться в бизнес-процессы
Если основная задача ERP - оптимизировать бизнес-процессы в компании путем сокращения материальных и временных затрат, то системы BPM (Business Performance Management) решают задачи более высокого уровня. Можно сказать, что ERP-системы заточены под решение тактических вопросов, а BPM – это уже больше про стратегию. Если ERP отталкивается от ресурсов и текущего состояния бизнеса, BPM помогает посмотреть вглубь бизнес-процессов. BPM-система нужна тогда, когда в компании есть несколько нетривиальных бизнес-процессов (которые при этом могут постоянно меняться), и есть необходимость их ускорить, сделать более стандартизированными и прозрачными.
«Автоматизация бизнеса просто необходима на стадии активного роста компании. Без нее вы будете привязаны к своей компании толстым канатом, более того, достичь значительных масштабов бизнеса будет сложно.
Две мои компании сейчас автоматизированы полностью. Это значит, что без меня реализуются как функции продаж и маркетинга, так и управленческие функции принятия решений, в том числе стратегических.
Внедрять автоматизацию такого уровня можно, когда ты уже досконально знаешь свой бизнес. В какой момент стоит это делать?
● Когда компания начинает расти, и становится уже нереально управлять ей в «ручном» режиме
● Когда есть необходимость освободить свое время или время управляющих менеджеров
● Когда вы начали ощущать депрессию и полное отсутствие желания дальше самостоятельно развивать этот бизнес
● Когда вы хотите запустить новый проект
● Когда вам нужно время для того, чтобы придумать способ взрывного роста текущего бизнеса
Чтобы грамотно внедрить автоматизацию, необходимо очень чётко понимать все бизнес-процессы, последовательность действий, которые необходимо автоматизировать – именно поэтому сначала необходимо пройти путь «ручной» работы. Но важно не «зависать» в стадии ручного труда надолго. Соответствующие привычки и нормы настолько укореняются внутри бизнеса и коллектива, что автоматизация становится чужеродной и сложной для внедрения»
, – говорит основатель сети фотошкол Like и сети городских кафе «Свитер» Галия Бердникова.
Свое или заводское?
На этапе автоматизации многие компании сталкиваются с дилеммой – писать ли собственное решение или воспользоваться «коробочным»?
Большинство крупных IT-компаний, таких как Microsoft, SAP и 1C, предоставляют готовые системы автоматизации для бизнеса. Есть также много небольших вендоров, которые предлагают заводские решения – благодаря меньшему масштабу при работе с такими поставщиками можно добиться большей кастомизации программ под ваш бизнес. Тем не менее, многие компании пытаются делать самописные решения.
«Когда я работал в одной небольшой SEO-компании, потребность в сервисе для выставления задач копирайтерам, контроля их исполнения и учета времени появилась при размере штата более пяти человек. Вначале использовали самописное решение. Но его стало трудно поддерживать, и оно исчерпало функциональность уже через полтора года, при штате в 15 человек: три продавца-аккаунта, четыре программиста и отдел копирайтеров. Приобрели годовую подписку на облачное решение, сочетающее в себе CRM, простейший workflow и учет рабочего времени.
Это типичный сценарий: сначала менеджеры думают «мы все сделаем сами», но потом возникает понимание, что на рынке есть готовые решения от вендоров, которые не зря разрабатывают и улучшают их годами.
Есть случаи, когда даже при штате более 20 человек фирмы обходятся самописными сервисами, но для этого нужен свой IT-специалист, который будет постоянно работать над данным решением – это обходится недешево», – рассказывает Максим Кайнер.
Но все же и готовые заводские программы не могут решить все проблемы заказчика – нужно всегда понимать, что их придется адаптировать под свои нужды.
«Будьте готовы к тому, что любая «коробочная версия» IT-продукта для автоматизации не сможет учесть всей вашей специфики, будет требовать дополнительной настройки под ваши процессы. И доработка системы будет продолжаться и впредь - по мере роста и усложнения вашего бизнеса»
, - говорит управляющий партнер юридической фирмы Revera Дмитрий Архипенко.
Как выбрать систему автоматизации, подходящую вашему бизнесу на данном этапе? Оставьте свой email и мы пришлем вам список подходящих решений!