Шаблоны проектов ms project. Cоздание нового проекта в MS Project. ѕ В поле "Единицы" ввести объем необходимого ресурса. Если ресурс трудовой необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если материальн

C оздание нового проекта в MS Project

Для примера рассмотрим проект по проектированию и разработке сайта-визитки магазина с использованием cms.

Первыми шагами при создании календарного плана проекта являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

1. Запустите MS Project.
2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная или выполните команду Файл/Создать .
3. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте . Введите или выберите начальную дату проекта –17 октября 2008 г. И нажмите кнопку OK .

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач. Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект.

1. Нажмите кнопку Сохранить .
2. В поле Имя файла введите имя проекта Разработка сайта 1 , а затем нажмите кнопку Сохранить .

Ввод ключевых сведений о проекте

В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.

1. В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ .
2. Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте.
3. Нажмите кнопку OK .

Настройка календаря проекта

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь : рабочие дни с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом. Можно самостоятельно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .

Данное представление используется для отображения параметров нового проекта по умолчанию. Окно представления проекта снабжено дополнительной вертикальной полосой заголовка, на которую выводится название представления.

1. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время .
2. Выберите дату в календаре, например 1 января 2008 г.
3. Выберите параметр нерабочее время для выходных дней с 1 по 9 января, 23 февраля и 8 марта.
4. Выберите параметр нестандартное рабочее время для изменения часов работы в пятницу, в поле С укажите 9:00 по 13:00 и время окончания в поле По 14:00 по 17:00.
5. Нажмите кнопку OK .

Ввод и организация списка задач

По завершении этого урока будет создан список задач, организованный по суммарным и подробным задачам.

Ввод задач и их длительностей

Обычный проект представляет собой набор связанных задач . Задача определяется объемом работы и конкретными результатами ; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.

1. В окне проекта (представленного в виде Диаграммы Ганта в ) в поле Название задачи введите название первой задачи (см. рис. 1). В столбце Длительность Microsoft Project вводит со знаком вопроса примерную длительность задачи, равную одному дню.

Для каждой задачи можно добавлять заметки. В поле Название задачи выберите задачу и нажмите кнопку Заметки задачи . Введите сведения в поле Заметки и нажмите кнопку OK .

1. В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи (см. рис. 1). Время выполнения вводится: в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения.

месяцы = мес недели = н дни = д часы = ч минуты = мин

Примечание. Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.

1. Нажмите клавишу ENTER .
2. В следующих строках введите дополнительные задачи, необходимые для выполнения проекта. О том, как их организовать и изменять, будет рассказано позже.

Примечание. Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано в следующем уроке.

Предпроектное обследование

Определение проекта дн

Планирование

План-график работ дн

Планирование бюджета дн

Планирование рисков дн

Проектирование

Определение тематики и организации контента дн

Анализ контента дн

Структурирование контента дн

Создание плана поставки контента дн

Проектирование дизайна дн

Проектирование SCRIPT"ов дн

Проектирование хостинговой площадки дн

Проектирование контента дн

Проектирование завершено 0 дн

Анализ и управление дн

Реализация

Разработка шаблонов (дизайна) дн

Разработка графического контента (кнопки, логотипы) дн

CMS ) дн

Наполнение ресурса (контент) дн

Размещение на хостинге дн

Документирование (инструкции) дн

Анализ шаблонов с точки зрения юзабилити, заказчика и управляющего решения (решения на риски) дн

Тестирование

Внутреннее тестирование

Тест юзабилити дн

Тест функционала дн

Тест содержимого (с точек зрения грамматики и логики) дн

Внешнее тестирование дн

Доработка дн

Внедрение

Передача сайта заказчику дн

Проведение мастер-класса по использованию дн

Продвижение

Оптимизация для поисковых систем дн

Регистрация в поисковых системах дн

Наполнение каждого элемента информацией дн

Внедрение завершено 0 дн

Разбор и архивирование документации дн

Заключение договора на сопровождение дн

Отказ от претензий дн

Рис. 1. План проекта

Создание вехи

Веха —это задача, используемая для обозначения значимых событий календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.

1. В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д . Нажмите клавишу ENTER.

Примечание. Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи . Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов стандартные (или выполните команду Проект/Сведения о задаче ). Выберите вкладку Дополнительно , а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

Организация задач в логическую структуру

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами (или фазами); задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами . Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи. В нашем примере суммарными (фазами) являются задачи - Предпроектное обследование, Проектирование, Реализация, Тестирование, Внедрение .

Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры.

Отступ	Выступ
Показать подзадачи	Скрыть подзадачи

1. В поле Название задачи выделите задачи, которые необходимо сделать подзадачами.
2. Нажмите кнопку Отступ , чтобы расположить задачи с отступом.
3. Аналогично поступите с остальными подзадачами.

Изменение списка задач

Если создан список задач, может потребоваться изменить расположение задач, скопировать набор задач или удалить задачи, в которых более нет надобности.

1. В поле « Идентификатор » (крайнее левое поле) выберите задачу, которую требуется скопировать, переместить или удалить. Чтобы выделить строку, щелкните идентификационный номер задачи. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните номера первой и последней строки в нужном диапазоне. Чтобы выделить несколько строк вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач.
2. Скопируйте, переместите или удалите задачу. Чтобы скопировать задачу, нажмите кнопку Копировать . Чтобы переместить задачу, нажмите кнопку Вырезать . Чтобы удалить задачу, нажмите клавишу DEL .
3. Чтобы переместить вырезанный блок или вставить скопированный блок, выберите строки, в которые его требуется вставить. Убедитесь, что выбраны требуемые строки. Нажмите кнопку Вставить . Если в строках, в которые выполняется вставка, содержатся сведения, новые строки будут вставлены над этими строками.
4. Периодически сохраняйте файл с проектом.

Совет. Чтобы добавить новую задачу между существующими, выберите идентификационный номер задачи и нажмите клавишу INS . После вставки новой задачи все задачи перенумеровываются автоматически.

Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач . Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей , более ранними задачами, или предшественниками . Например, если задача «Покрасить стену» должна быть выполнена до задачи «Повесить часы», можно связать две задачи, чтобы задача «Покрасить стену» стала предшественником, а задача «Повесить часы» —последователем.

Типы связей задач

В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), —наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:

Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.

Связь типа Start-to-Finish (Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа «Окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «Начало-начало», «Окончание-окончание» или «Начало-окончание».

Использование задержек и опережений

Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными, чем Finish-to-start (Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS Project используется параметр Запаздывание (Lag). Например, в случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств связи (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как -Id (-1д), а опережение в 50% (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) —как -50%.

Способы создания связей

С помощью мыши

Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей -та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне.

С помощью меню

Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи , причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи.

Нажмите кнопку Связать задачи (или выполните команду Правка/Связать задачи).

Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач.

В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK .

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач . Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений , например «Как можно раньше» или «Фактическое окончание».

Редактирование связей в таблице

Чтобы в процессе ввода задач быстро указать предшественника задачи, используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию включенная в таблицу Entry (Ввод).

В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи. Если у связи есть запаздывание или опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или -. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS (ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать. А если у задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через точку с запятой.

Редактирование связей в форме

Если вы используете в проекте разнообразные типы связей, то удобнее будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними. Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания задачи). Эта форма отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать команду меню Window/Split (Окно/Разделить).

Установите связи между задачами в проекте (см. Таблицу 1).

Таблица 1

	Название задачи	Предшественник
	Предпроектное обследование
	Определение проекта
	Планирование
	План-график работ
	Планирование бюджета
	Планирование рисков
	Проектирование
	Проектирование структуры сайта
	Определение тематики и организации контента
	Анализ контента
	Структурирование контента	10НН+2д
	Создание плана поставки контента
	Проектирование дизайна	12НН+1д
	Проектирование SCRIPT"ов	12НН+2д
	Проектирование хостинговой площадки
	Проектирование контента	12НН+2д
	Проектирование завершено
	Анализ и управление
	Реализация
	Разработка шаблонов (дизайна)
	Разработка графического контента (кнопки, логотипы)	20НН+2д
	Разработка дополнительных сценариев (CMS )	21НН+1д
	Наполнение ресурса (контент)
	Размещение на хостинге
	Документирование (инструкции)	24НН+1д
	Анализ шаблонов с точки зрения юзабилити, заказчика и управляющего решения (решения на риски)
	Тестирование
	Внутреннее тестирование
	Тест юзабилити	26ОН+7д
	Тест функционала	26ОН+8д
	Тест содержимого (с точек зрения грамматики и логики)	26ОН+6д
	Внешнее тестирование
	Доработка
	Внедрение
	Передача сайта заказчику
	Проведение мастер-класса по использованию
	Продвижение
	Оптимизация для поисковых систем	33ОН+5д
	Регистрация в поисковых системах
	Наполнение каждого элемента информацией
	Внедрение завершено
	Передача проектной документации
	Разбор и архивировании документации
	Заключение договора на сопровождение
	Отказ от претензий

Дата начала проекта

Пусть наш проект будет начинаться в понедельник 20.10.2008 г.

1. Откройте диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню Project/Project Information (Проект/Сведения о проекте ) и изменим значение параметра Start date (Дата начала ) на 20.10.2008 . После этого план проекта автоматически перестроится.
2. Разработка сайта 1.

Ограничения и крайние сроки

Привязывание задачи к определенной дате в MS Project осуществляется при помощи элемента Constraint (Ограничение ). Используя ограничения, можно, например, указать, что задача должна начаться в определенный день или закончиться не позднее определенной даты.

Определяя длительности задач и связи между ними, вы даете программе гибкость при перерасчете плана проекта в случае изменения расписания. Введение ограничений понижает эту гибкость, и в MS Project выделяется несколько типов ограничений (табл. 2) в зависимости от того, насколько они влияют на гибкость расчетов.

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение As Soon As Possible (Как можно раньше ), а в проектах, планируемых от даты окончания, —As Late As Possible (Как можно позже ).

Таблица 2

Тип ограничения	Влияние на расписание	Описание
As Soon As Possible (ASAP), Как можно раньше (КМР )	Гибкое	С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты начала
As Late As Possible (ALAP), Как можно позже (КМП )	Гибкое	С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты окончания
Finish No Later Than (FNLT), Окончание не позднее (ОНП )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Later Than (SNLT), Начало не позднее (ННП )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала задачи
Finish No Earlier Than (FNET), Окончание не ранее (ОНР )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Earlier Than (SNET), Начало не ранее (НИР )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи
Must Start On (MSO), Фиксированное начало (ФН )	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании
Must Finish On (MFO), Фиксированное окончание (ФО )	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту

Изменять ограничения по умолчанию можно, вводя дату начала или окончания задачи в колонках Start (Начало) и Finish (Окончание) в таблице Entry (Ввод) или любой другой таблице, содержащей эти колонки. После ввода даты MS Project установит ограничение в соответствии с табл. 2.

Deadline (Крайний срок ) —дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от планирования состава работ к планированию задействованных в проекте ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда —меньше, если сроки не поджимают.

Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать длительность некоторых задач.

Пример использования ограничений и крайних сроков

Поскольку в нашем примере мы не определяли ограничения и крайние сроки на этапе составления скелетного плана работ, то начнем определять крайние сроки и ограничения в нынешнем плане работ. В проекте Проектирование и разработка сайта-визитки магазина с использованием cms мы будем использовать оба типа ограничений MS Project: и собственно ограничения , и крайние сроки , чтобы вы могли сравнить удобство их применения.

Предположим, что сайт разрабатывается в среднем 4 месяца. Значит, начиная разработку сайта в конце октября, мы должны завершить ее в середине февраля, например не позже 20-го числа. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с заказчиком, которому передается сайт, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Отказ от претензий нужно установить ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее) на дату 20.02.09.

1. Для чего необходимо двойным щелчком по задаче вызвать диалоговое окно Сведения о задаче и перейти на вкладку Дополнительно.
2. Во вкладке Дополнительно в раскрывающемся списке Constraint type (Тип ограничения ) выберите Окончание не позднее .
3. В поле Constraint date (Дата ограничения ) укажите дату, которой ограничивается окончание задачи - 20.02.09.

Иногда для отмены ограничения нужно удалить введенную дату в поле Constraint date (Дата ограничения). Но MS Project не дает оставить это поле пустым, и поэтому для удаления даты из поля нужно заменить ее на текст NA (НД).

1. Нажмите кнопку OK .

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается подсказка, с помощью которой можно отменить установку ограничения (первый переключатель), продолжить, используя другое (оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).

В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее ), есть предшественница, и если она будет заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No Earlier Than (Окончание не ранее ), но оно нам совершенно не подходит.

Примечание . Получить информацию о типе созданного ограничения можно, наведя мышь на соответствующий ему значок в поле Indicators (Индикаторы ).

1. Затем предположим, что в соответствии с договором с внештатным разработчиком, предоставляющим услуги по разработке шаблонов, Разработка шаблонов (эта задача не имеет предшественниц) должен начаться 20.11.08 и проходить в течение 5 дней. Соответственно, зафиксируем эту дату ограничением Must Start On (Фиксированное начало ) и длительностью в 5 дней.
2. Включим в план важную задачу №18 Проектирование завершено . Согласно договору проектирование должно быть завершено за 5 дней до этапа Реализации , то есть до 20.11.08 .
3. Установим крайний срок задачи Размещение на хостинге на 26.12.08 .
4. Размещать сайт на хостинге можно только тогда, когда хотя бы наполовину осуществлено разработка шаблонов, графического дизайна, CMS и наполнен контент ресурса. Поэтому мы свяжем задачу Размещения на хостинге зависимостью FS (ОН) с задачей Наполнение ресурса(контент) и установим запаздывание (Lag) -50%.
5. Размещение на хостинге является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из результатов проекта, который передается проектной командой «наружу». В этом случае длительность завершающих задачи не нулевая. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно ) в диалоговом окне сведений о задаче. На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone (Пометить задачу как веху ).

Повторяющиеся задачи

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню Insert/Recurring task (Вставка/Повторяющаяся задача ), открывающей диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче.

В нашем проекте мы создадим повторяющуюся задачу Совещание команды проекта , которая будет реализовываться по пятницам.

1. Выполним команду Вставка/Повторяющаяся задача.
2. В открывшемся диалоговом окно сведений о повторяющейся задаче укажем название - Совещание команды проекта и длительность –2 час.
3. Определим интервал повторения задачи –еженедельно, по пятницам.

В разделе Calendar for scheduling this task (Календарь для планирования этой задачи ) определяется, на основании какого календаря задача будет помещена в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбрано значение None (Нет), задача размещается па основании настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов. Если же вы хотите использовать для расписания задачи особый календарь, то можно выбрать его в раскрывающемся списке. В таком случае становится доступен флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании) (Мы подробно рассмотрим действие этого флажка в разделе «Календарь задачи» позже).

1. После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку ОК , и программа создаст в проекте повторяющуюся задачу.

При этом могут возникнуть непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на выходной. MS Project обнаружит это и отобразит сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы: перенести повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена).

После помещения повторяющейся задачи в проект, сама задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения —как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения помечены специальными значками в поле Indicators (Индикаторы).

Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, но у нас нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще одну фазу Проектирование и разработка сайта-визитки магазина на основе cms и включить в нее все уже существующие фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary task) —особую задачу, специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.

1. Чтобы отобразить суммарную задачу проекта, в меню Параметры на вкладке View (Вид ) нужно установить флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта ). Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню File/Properties (Файл/Свойства ).

Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки ), то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.

1. Сохраните файл проекта под именем Разработка сайта 2.

Диаграмма Ганта —это линейный график, задающий сроки начала и окончания взаимосвязанных работ, с указанием ресурсов, используемых для их выполнения.

Инструменты для планирования в digital - вечная тема для споров. Не весь софт одинаково полезен, а нужный бывает сложным. MS Project как раз такой.

Знакомьтесь, это Microsoft Project, сложное ПО для управления проектами. Помогает менеджеру в текущих задачах: планировать, распределять ресурсы, анализировать сложность проекта. Автоматически делает отчеты и считает сметы. Если в нем разобраться, может стать незаменимым.

Программа похожа на MS Excel, но содержит больше функций. Визуально выглядит так: в левой части - таблица с данными: задачи, время и трудозатраты. В правой - графики, например, диаграмма Ганта.

Как строить планы в MS Project

Создайте новый проект

В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.

Новый проект до внесения данных

Определите задачи

Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.

На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.

Общие этапы проекта

Конкретизируйте задачи

Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.

Сведения о задаче

В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.

Сведения о задаче Агрегация требований

Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.

Для аналитики:

1. агрегация требований;
2. прототипирование;
3. техническое задание;
4. проектирование базы данных.

Для главной страницы и каталога товаров:

1. дизайн;
2. верстка;
3. разработка.

Для оплаты и доставки:

1. подключение PayPal;
2. подключение СДЭК.

Для личного кабинета:

1. авторизация;
2. регистрация;
3. восстановление пароля;
4. бонусная система;
5. отложенные заказы;
6. персонализация;
7. интеграция с Axapta.

Декомпозиция задач

Определите длительность задач

Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.

Длительность задач

Установите зависимости между задачами

Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.

Проставьте зависимости в графе Предшественники . Получится так.

Зависимости между задачами

Распределите ресурсы

Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.

Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.

Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.

Лист ресурсов.

Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.

В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер - за дизайн, верстальщик - за вестку, программист - за разработку.

Задачи с проставленными ресурсами

Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.

Перегруженные ресурсы

Устраните проблему перегрузки

Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.

ВВЕДЕНИЕ

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ

СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТА

1 Постановка задачи и определение ролей

2 Создание этапов и задач

3 Определение длительности задач

4 Определение последовательности задач

5 Формирование ресурсов

6 Назначение ресурсов на задачи

7 План с бюджетом

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

1 Риски и косвенные работы

2 Управление рисками

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Компьютерные технологии все чаще становятся фактором, определяющим успешность решения многочисленных, как производственных, так и непроизводственных задач.

Задачи планирования и управления проектами - тот фундамент, от качества выполнения которого, зависит успешность всего решения.

Управление проектами - это искусство и наука организации, планирования и управления различными процессами, обладающими, как правило, индивидуальными особенностями, в условиях ограниченных человеческих, материальных и временных ресурсов.

Под проектом понимается практически любая деятельность, направленная на достижение поставленных целей с максимально возможной эффективностью.

Для облегчения процесса управления проектами разработаны и продолжают разрабатываться и модернизироваться множество самых разнообразных методов, подходов и систем управления.

В курсовой работе рассматриваются теоретические основы, и описывается процесс создания проекта в одной из самых распространенных и удобных в использовании систем управления проектами - Microsoft Project.

Основная цель работы - изучить особенности системы MS Project и разработать на ее основе собственный проект.

Основная задача работы - разработка формального проекта по созданию бюро технического перевода.

1. ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Проект - временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:

· Временность - любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам); в случае, если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.

· Уникальные продукты, услуги, результаты - проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством.

· Последовательная разработка - любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.

Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:

· выполняется людьми;

· ограничен доступностью ресурсов;

· планируется, исполняется и управляется.

Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Но дело в том, что даже операционную деятельность можно рассматривать как проект в том числе в Microsoft Project, например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ.

Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению, см. рисунок 1.1.

Рисунок 1.1. Жизненный цикл проекта

2. ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ

Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета, графика потребности в материалах, машинах и механизмах и т. д.

Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы и последовательность, см. рисунок 2.1:

) Определение цели проекта и ее описание. Довольно часто проекты начинаются без четких и измеримых целей.

) Определение технологических стадий (этапов работ). Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.

) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их последовательность и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).

) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых ресурсах для проекта. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах. Для решение данной проблемы все проекты в компании должны быть приоритезированы.

) График работ в таких системах, как Microsoft Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы.

) Если определить расценки на человеческие ресурсы, машины, механизмы и материалы, то бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет не сверяют с графиком работ.

) В небольших проектах обязательным условием начала работ по проекту является наличие утвержденного письменного задание, бюджета и графика работ, которые образуют формальный документ «План проекта». Довольно часто перед началом проекта некоторые из указанных документов отсутствуют, последствия этого мы рассмотрим ниже. В больших проектах, необходимо также разработка планов управления рисками, качеством, документооборотом, персоналом и др.

Также необходимо отметить, что процесс планирования является итеративным. План проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться по результатам как исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта.

Рисунок 2.1 Процесс планирования

3. СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТА

Применим вышеописанную методику на примере проекта по созданию «Языкового центра». Рассмотрим методы планирования, приемы составления бюджета с использованием человеческих и материальных ресурсов.

3.1 Постановка задачи и определение ролей

Проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.

Документ «Постановка задачи» должен отвечать на следующие вопросы:

В какие сроки должна быть достигнута цель?

Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?

Каким способом измерить достижение цели?

Как распределены обязанности и роли в проекте (кто за что отвечает)?

Целью данного проекта является создание бюро технического перевода - «Языковый центр». Срок создания - не более 50 дней. Затраты на создание - не более 900 тыс. руб. Человеческие ресурсы - не более 12 человек.

Для реализации проекта необходимо назначить роли сотрудников.

Главная роль - руководитель проекта - Алексеева М.Н.

Руководитель проекта определяет последовательность выполнения этапов и задач в каждом из этапов и приблизительную длительность каждого этапа и задачи. На руководителя проекта возложена обязанность по подбору персонала создаваемого «Языкового центра».

Куратор проекта -Ростов Е.В.

Куратор проекта получает лицензию от Министерства общего и профессионального образования для «Языкового центра» и осуществляет общее руководство проектом.

Менеджеры проекта - Иванов О.В. и Обухов К.К.

Менеджеры проекта осуществляют регистрацию «Языкового центра», как юридического лица и приобретают необходимое оборудование.

Сотрудники - 8 человек , привлекаемые на различных этапах проекта:

· IT - специалисты - 4 человека- разработка рекламной компании;

· Водители 2- человека- доставка людей, материалов и необходимых средств.

Для реализации проекта в Microsoft Project необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Осуществить планирование.

Рассчитываем смету и бюджет.

Оптимизировать проекта по времени, стоимости и трудозатратам.

Определить риски проекта.

Закрыть проект.

.2 Создание этапов и задач

Для того чтобы создать веху (контрольное событие) «Решение о начале проекта» необходимо нажать на пиктограмму «Вставка вехи».

Для того чтобы создать этап (суммарную задачу) необходимо нажать на пиктограмме «Вставка этапа». Результат создания этапов и задач проекта показан на рисунках 3.1 и 3.2 проекта.

В Microsoft Project 2010 появилось такое новшество как выбор режима планирования - ручное или автоматическое.

Рисунок 3.1. Последовательность действий - этапов

Рисунок 3.2. Последовательность действий - этапов и задач

· Автоматическое планирование обозначает, что задачи этого типа назначаются с помощью модуля планирования проекта с учетом ограничений, зависимостей, календарей проектов и ресурсов. Автоматическое планирование встречалось во всех предыдущих версиях Microsoft Project.

· Ручное планирование обозначает, что задачи этого типа можно расположить в любом месте расписания без изменения их расписания в проекте. Они не перемещаются, поскольку представляют собой связанные сведения об изменении задач, т.е. Microsoft Project никогда не изменяет даты планируемых вручную задач, но может выдавать предупреждения при наличии потенциальных проблем с введенными значениями. Можно изменить параметры задачи, чтобы ее планирование выполнялось автоматически. В этом случае программа Project будет планировать задачу на основе зависимостей, ограничений, календарей и других факторов. Ручное планирование предпочтительней использовать когда не известны точные даты основных вех, и когда этапы проекта не конкретным и/или полностью не определены.

Для того чтобы видеть обобщенную статистику по проекту необходимо включить отображение суммарной задачи (Файл - Параметры - Дополнительно).

Следующий шаг - это определение списка задач, см. рисунок 3.2. Для того чтобы вставить новую задачу, необходимо на закладке «Задача», в разделе «Вставить» нажать на пиктограмму «Задача» и выбрать «Задача».

Добавление новой задачи в проект, показано на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 Формирование списка задач внутри каждого этапа

3.3 Определение длительности задач

Основываясь на документе разработанным руководителем проекта необходимо ввести длительность каждой задачи в колонку «Длительность», см. рисунок 3.4.

Рисунок 3.4 Определение длительности задач

3.4 Определение последовательности задач

Ориентируясь на приоритеты и особенности задач, определим последовательность задач, см. рисунок 3.5. Для этого нужно, или:

Рисунок 3.5Определение последовательности задач

1. Выделить две задачи и нажать на пиктограмму «Связать задачи» на закладке «Задача» (по умолчанию, задачи будут связаны связью «Окончание-Начало»).

Или навестить курсор на задачу, нажать левую кнопку мыши и протянуть курсор на задачу, с которой нужно связать выделенную задачу (по умолчанию, задачи будут связаны связью «Окончание-Начало»).

В сведениях о задаче, перейти на закладку «Предшественники» и выбрать ту задачу, которая будет предшествующей. На данной закладке можно выбрать один из четырех типов связи и указать запаздывание или опережение.

В случае если нужно изменить имеющийся тип связи на любой другой, а также определить запаздывание или опережение, нужно на диаграмме Гантта, навести курсор на связь и щелкнуть два раза левой кнопкой мышки.

Для расчета задач с ручным типом необходимо щелкнуть на пиктограмме «Соблюдение связей», закладка «Задача» и нажать пиктограмму «Расчет проекта» на закладке «Проект».

Следующий шаг, это определение критического пути проекта. Для этого на диаграмме Гантта нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выбрать «Показывать или скрыть стили отрезков - Критическое расписание», см. рисунок 3.6.

Рисунок 3.6 Расчет проекта с задачами ручного типа планирования

Project выделил красным цветом критический путь проекта, т.е. те задачи, которые определяют его длительность. Также можно сказать, что задачи, лежащие на критическом пути не имеют резервов по началу и окончанию, т.е. любое изменение в начале, окончании, длительности работ лежащих на критическом пути отобразится на сроках всего проекта.

3.5 Формирование ресурсов

Ресурсы, человеческие, машины, механизмы, материалы и статьи затрат заносятся в представление лист ресурсов, как показано на рисунке 3.7.

Для удобства будущей отчетности и анализа проекта в разрезе ресурсов, каждый ресурс необходимо сопоставить с группой. Имя группы создает пользователь.

В случае если нужно кроме расписания проекта получить еще его бюджет необходимо учесть стоимость ресурсов.

Для планирования трудовых ресурсов наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных расчетов, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее рассчитывать только трудоемкость. Также возможно использование материальных ресурсов. В случае, если вам необходимо моделировать повременные затраты, можно создать например материальный ресурс, указать его группу «Затраты» и назначить его на любые задачи как фиксировано, так и повременно.

Рисунок 3.7. Определение ресурсов проекта

3.6 Назначение ресурсов на задачи

После определения состава задач и их сроков необходимо назначить ресурсы для каждой задачи.

Для того чтобы назначить ресурс на задачу нужно или:

Перейти на закладку «Ресурс», нажать на пиктограмму «Назначить ресурсы», в окне «Назначение ресурсов» выбрать нужный ресурс и нажать кнопку «Назначить» и указать при необходимости единицы назначения, Рисунок 3.8.

Зайди в сведения задач, и на закладке «Ресурсы», в колонке «Название ресурсов» выбрать нужный ресурс и указать при необходимости единицы назначения.

Вывести колонку «Названия ресурсов» и в выпадающем меню в ячейках задач поставить галочки у ресурсов, которые будут исполнять работы.

Рисунок 3.8 Назначение ресурсов на задачи

В результате после указания ресурсов мы получим автоматически сформированный график работ. Следует отметить, что длительность работ зависит не только от директивных приказов сверху, а и от того, кто данную работу будет выполнять.

Может оказаться так, что какой-то ресурс перегружен, для просмотра загруженности нужно переключиться в представление «Лист ресурсов». Перегруженный ресурс будет выделен красным цветом. В представлении «График ресурсов» будет видно, в какой именно момент времени ресурс перегружен, Рисунок 3.9.

Рисунок 3.9 Представление график ресурсов

В Microsoft Project 2010 бороться с перегрузкой можно следующими способами:

Выравниванием(автоматическим или ручным) загрузки ресурсов (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Параметры выравнивания» и «Выровнять все»).

Выравниванием по конкретному ресурсу (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Выровнять ресурс»).

Выравниванием выделенных задач (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Выровнять выделенное»).

Ручным передвижением задач в представлении «Планирование групп», рисунок 3.10.

Рисунок 3.10.Устранение перегрузки ресурсов

3.7 План с бюджетом

После назначения расценок на ресурсы мы автоматически получаем план с бюджетом, как показано на рисунке 3.11.

Из этого документа видны следующие основные параметры проекта:

Длительность

Трудоемкость

Исполнители и ответственные лица

После того, как план проекта готов его необходимо утвердить и создать базовый план, см. рисунок 3.12, для последующего занесения в него информации об исполнении и сравнения фактической информации с запланированной

Рисунок 3.11 План проекта с бюджетом

Рисунок 3.13 Создание базового плана

Для оценки длительности и последовательности действий по реализации проекта можно просмотреть сетевой график. Сетевой график показан на рисунке 3.14.

На рисунке 3.16 и 3.17, в качестве примера, приведен отчет о базовом плане в формате MicrosoftVisio.

На рисунке 3.18, приведен отчет о движении денежных средств. На рисунке 3.19 - отчет о доступности ресурсов.

Рисунок 3.14. Сетевой график проекта

Рисунок 3.15. Список автоматически генерируемых отчетов

Так же представлен сводный отчет о трудозатратах и денежных средствах, см. рисунки 3.20, 3.21 и таблицы 3.1, 3.2.

Рисунок 3.16. Отчет о базовом плане в MicrosoftVisio

Рисунок 3.17. Отчет о базовом плане в MicrosoftVisio

Рисунок 3.18. Отчет о движении денежных средств

Рисунок 3.19. Отчет о доступности ресурсов

Рисунок 3.20. Сводный отчет о трудозатратах

Таблица 3.1 Сводный отчет о трудозатратах

		Доступно по трудоемкости	Трудозатраты	Оставшаяся доступность	Фактические трудозатраты
Трудовой	Не назначен
	Иванов О.П.
	Алексеева М.Н.
	Обухов К.К.
	Ростов Е.В.
	Сотрудник 6
	Сотрудник 5
	Сотрудник 3
	Сотрудник 2
	Сотрудник 1
	Сотрудник 8(водитель)
	Сотрудник 7(водитель)
Трудовой Итог
Общий итог

Рисунок 3.21. Отчет о движении денежных средств

Таблица 3.2. Отчет о движении денежных средств

				Совокупные затраты
Общий итог

4. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

Довольно часто после формальных процедур планирования и получения бюджета проектные документы оказываются в мусорной корзине. Причина этого заключается, в том, что с самых первых шагов проекта могут выясниться серьезные недочеты в планировании, может быть обнаружено, что план подвержен значительным рискам. Необходимо провести довольно сложную работу по модификации плана. В этой части мы рассмотрим вопросы реального отслеживания проектов.

4.1 Риски и косвенные работы

При создании проекта может сложиться следующая ситуация:

Сроки и бюджет проекта утвержден, но проблема в том, что ITспециалисты, не могут приступить к реализации своего этапа, так как у них нет лицензионного программного обеспечения или уровень их подготовки не достаточен. Проанализировав ситуацию, можно запланировать приобретение или обучение, а затем снова пройти процедуру утверждения бюджета и сроков.

Таких переутверждений бюджета и сроков можно делать бесконечно много, если не проанализировать причины подобных проблем. Они гораздо глубже конкретного недостатка квалификации персонала. Дело в том, что большинство прямых работ, следующих напрямую из задач проекта, порождает большое количество косвенных, которые связаны с их выполнением. Проблема заключается в том, что точно оценить состав и трудоемкость косвенных работ невозможно. Можно дать лишь статистические оценки. С другой стороны, косвенные работы часто обусловлены влиянием рисков на проект.

Для того чтобы косвенные работы не развалили проект, можно дать следующие рекомендации:

Планировать обучение и качество. Это предотвращает типичные технологические риски.

Исследовать риски и планировать действия по их предупреждению.

4.2 Управление рисками

Риск проекта - это неопределенное событие или условие, которое в случае наступления может повлиять на показатели проекта.

Исследования показали, что вероятность успешной реализации проекта, параметры которого определены на базе того, как бывает обычно, колеблется в диапазоне 20-38%, поэтому учет рисков и неопределенностей имеет огромное значение на всех стадиях управления проектом.

Проект обычно подвержен очень большому количеству рисков, запланировать мероприятия по борьбе со всеми практически невозможно.

По теории нужно выполнять следующие действия:

Спланировать, как будет вестись управление рисками.

Определить реестра рисков. Необходимо провести анализ проекта с целью идентификации причин рисков.

Провести количественный (определить вероятности и размеры угроз) и качественный (построить дерево целей) анализы.

Разработать план реагирования на риски.

Теоретические советы, как видим, достаточно общие, но из них следует важные выводы:

· план может и должен подвергаться изменениями в результате поиска и устранения рисков;

· реальные сроки окончания проекта и реальная стоимость проекта будет выше запланированной.

На рисунке 4.2 показан механизм управления рисками.

Рисунок 4.2 Управление рисками

Для минимизации рисков следует обратиться к статистике. Нужно посчитать, какие виды рисков вызывают наибольшее количество проблем. Как правило - примерно 20% рисков создают 80% угрозы. Именно на них следует обращать основные усилия. В проекте «Языкового центра»можно значительно снизить риски, проведя предварительное тестирование IT специалистов на знание предметной области и проконтролировать наличие лицензионного программного обеспечения. Определить качество предыдущих работ по реализации рекламных компаний.

Для моделирования рисков в проекте необходимо разработка трех версий реализации проекта:

· оптимистическую, базирующуюся на оптимистических оценках параметров проекта и включающую наиболее вероятные события риска (вероятность наступления которых выше 90%);

· наиболее вероятную, включающую просто вероятные события риска (вероятность наступления которых выше 50%) и обычные оценки параметров проекта;

· пессимистическую, включающую отобранные при качественном анализе значимые события риска (вероятность наступления которых ниже 50%) и пессимистические оценки параметров проекта.

Так как это часто бывает оценки сотрудников недостоверны и узнать полный состав работ невозможно.

Выходом является использование статистических методов прогнозирования:

В Microsoft Project добавить 30% к общей длительности плановых задач (Buffer time в 30%). Этот резерв расходуется на покрытие рисков.

Использовать метод Load Factor (или на сколько умножить слова ответственного за определение сроков). Вот ориентировочные значения коэффициента:

· умножить на 2 - оптимистичная оценка;

· умножить на пи - нормальный проект;

· умножить на 4-5 - применение нестандартных технологий.

1. Схема PERT вычисления реального срока. Часто бывает, что разные оценки дают разные сроки; в этом случае можно применить метод расчет реального срока по следующей формуле:

Реальный_Срок=(Оптимистичный_Срок+4*Ожидаемый_Срок+Пессимистичный_Срок)/6. (1)

Коэффициенты (4 и 6), в формуле (1) предложены группой экспертов использующих данную технологию. Следует отметить, что схема PERT эффективна только в том случае, если действительно имеются различные оценки. В Microsoft Project 2010 метод расчета PERT не используется.

2. Методика Монте Карло. Система моделирования рисков на базе Монте Карло более точны чем PERT (точность выше примерно на 10%), плюс такие средства позволяют задавать уровень риска в проекте.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе был разработан проект по созданию бюро технического перевода - «Языковый центр».

Для разработки проекта, был изучен программный продукт MicrosoftProject.

В ходе проектирования были определены исполнители проекта и их роли, заданы временные рамки всего проекта, его этапов и задач в каждом из этапов, рассчитаны трудовые и финансовые затраты.

В ходе проектирования уделено внимание оценке риска проекта, указаны возможные пути их снижения.

Полученный формальный проект полностью отвечает техническому заданию.

Важно отметить, что разработан только формальный проект, его реализация, зависит от многочисленных факторов, оценка которых выходит за рамки курсового проектирования.

Необходимо понимать, что реализация проекта во многом зависит как от реальных жизненных ситуаций, так и от исполнительности и профессионализма людей.

формальный проект технический финансовый

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Пайрон Т. Использование Microsoft Project 2002.М.: Диалектика «Вильямс», 2003. - 1184 с.

С. СтоверС. MicrosoftOfficeProject 2007. InsideOut.М. :«Эком», 2008 г. - 976 с.

3. Сингаевская Г. И.Управление проектами в Microsoft Project 2007. М.: Диалектика, Вильямс, 2008 г. -800 с.

4. Шкрыль А. MS Project 2007. Современное управление проектами. СПб.:«БХВ-Петербург

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов внутри проектной команды или организации. В MS Project есть два типа шаблонов: глобальный файл Global.mpt и шаблоны файлов. В глобальном файле хранятся основные настройки, применяемые к новым проектам. Шаблоны файлов - это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.

Глобальный файл

Глобальный файл нельзя открыть для редактирования как обычный файл -изменения в него вносятся посредством Организатора (Работу с Организатором мы рассматривали в разделе«Удаление и перемещение представлений и их составляющих»). Изменения в общие настройки вносятся путем нажатия кнопки Set as Default (По умолчанию) на различных вкладках диалогового окна Options (Параметры).

На диске хранятся две копии глобального файла Global.mpt - одна в установочной папке MS Project, а вторая - в рабочей папке пользователя. (Вы можете определить расположение этих файлов с помощью команды поиска файлов в Windows.) В установочной папке находится исходный файл шаблона, поставляемый вместе с программой, а в рабочей - его копия, включающая в себя все сделанные во время работы с программой настройки. Именно этот файл использует программа при работе.

Если удалить глобальный файл из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возврата шаблона к "начальным установкам вы можете просто удалить рабочий файл.

Создание шаблона файлов

Шаблоны файлов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате *.mpt. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, настройки представлений, макросы и т. д. В то же время, при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (рис. 23.16), в котором определяется, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон.

Рис. 23.16. Определение данных, которые будут сохранены в шаблоне

Диалоговое окно содержит флажки, устанавливая которые, вы определяете типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baselines (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические значения), вы удалите из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установка флажка Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере.

Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов, если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают. На рис. 23.16 мы переносим в шаблон только. данные о ставках ресурсов.

Создание файла на основе шаблона

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой меню File V New (Файл V Создать), а затем в области задач на панели New Project (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основе которого будет создаваться план проекта (рис. 23.17).

Рис. 23.17. Панель создания проекта

В нашем случае в списке шаблонов присутствует файл BookProject.mpt, созданный нами для подготовки сопроводительных файлов к этой книге. Щелчок на названии шаблона приведет к созданию файла на его основе. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны) щелкнув на котором, вы попадете в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла (рис. 23.18).

Диалоговое окно со списком шаблонов разделено на две группы: на первой вкладке, General (Общие), содержится список шаблонов, созданных пользователем, и шаблон пустого проекта. На второй вкладке, Project Templates (Шаблоны проектов), представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS Project. Выбрав любой из них и дважды щелкнув на его значке, вы создадите новый проект на его основе.

Обновление:

Описанные в этой статье возможности теперь — отраслевом дополнении к MS Project для строительных организаций.

Мы придерживаемся точки зрения, что для управления проектами в компаниях-генподрядчиках строительства не обязательно внедрять MS Project Server . Но вместе с этим смелым заявлением нужно представить и альтернативу. Мы считаем настольный MS Project, в котором работает планировщик, очень полезным инструментом для строительных компаний, и вместо сервера предлагаем использовать супер-десктоп на основе Project, содержащий отраслевые надстройки. Теперь предстоит ответить на вопросы: как сделать Project более эффективным для работы в строительной отрасли? Как следует расширить его возможности?

На рынке уже давно присутствует мощное десктопное приложение для управления строительными проектами — Spider Project, и нужно учесть его главные недостатки при создании конкурирующего решения. Прежде всего это сложность и неудобство интерфейса, перегруженность программы возможностями, которые редко используются на практике. Приложение интуитивно непонятно начинающим менеджерам. Также стоит отметить слабые коммуникационные возможности Spider.

Если достраивать MS Project функциями Spider, совсем не обязательно реализовывать все "навороты". Лучше воспользоваться популярным эмпирическим правилом "20/80", согласно которому, 20% функций программы дадут нам 80% эффекта от ее использования. К тому же, попытка с ходу внедрить все передовые методологии управления проектами может привести к провалу всего внедрения. Контроль над процессами управления приобретается постепенно.

Что мы добавим в MS Project для управления строительными проектами

Вкратце опишем состав нашего решения для генподрядчиков строительства на основе MS Project.

Взаимодействие с подрядчиками

Для обмена проектной информацией с подрядчиками и субподрядчиками мы предлагаем использовать файлы формата MS Excel. Их можно экспортировать из проекта и импортировать в проект как с использованием встроенных в MS Project мастера экспорта и мастера импорта, так и с помощью нашей коммуникационной надстройки PlanBridge .

Обменные документы Excel можно отправлять по электронной почте, но еще удобнее использовать облачное хранилище документов SkyDrive , к которому предоставить доступ со стороны подрядчиков. Оно позволяет не только хранить документы обмена данными, но и привязывать к ним другую документацию, относящуюся к проекту.

Модуль ресурсных расчетов

Наиболее востребованным строителями дополнением ресурсных возможностей Project является планирование и учет физических объемов. Должна быть возможность назначить физ. объем на задачу как обычный ресурс, после чего он детализируются по определенным нормативам, и за счет этого планировщик получает календарный план, содержащий ресурсы, зависящие от физ. объемов. Нормативы физ. объемов хранятся в справочниках, откуда могут использоваться многократно.

Частично это повторение функций сметных программ, но они обладают куда более скудными возможностями календарного планирования. Однако необходима возможность через популярный формат АРПС. Поскольку советские Нормы затрат материальных ресурсов и рабочей силы (СНиП 5.01.01 — СНиП 5.01.17) давно потеряли актуальность, сметы являются главным источником данных для первоначального формирования справочников нормативов.

Шаблоны блоков работ

Помимо физ. объемов, при планировании строительных проектов удобно повторно использовать и целые блоки работ, например, такие, как этапы технологического процесса. Шаблоны блоков работ представляют собой файлы проектов MS Project, предварительно разработанные в компании и собранные в библиотеку.

Проект, собираемый из блоков, ссылается на библиотеку и связывает блоки из нее с задачами верхних уровней. В системе должна быть заложена возможность масштабирования длительности блока работ, использованного в проекте, с сохранением его трудозатрат, затрат, и физ. объемов. За счет этого достигается соответствие директивным сроком, и тем самым реализуется планирование сверху-вниз.

Строительные проекты очень разнообразны, а потому нет гарантии, что описанные дополнения MS Project найдут применение во всех строительных компаниях. В первую очередь их следует внедрять в отраслях, где распространено нормирование, а проекты зачастую типовые и объем работ по ним велик. Например, это дорожное строительство и строительство инфраструктурных объектов. Но даже если в организации нашлось применение только одному из компонентов нашего решения, это пойдет на пользу её проектам.