Электронный документооборот курсы. Курсы и экзамены. Формы группового обучения
1C: Document management. Automated document management
Вам необходимо автоматизировать делопроизводство в организации? Хотите научиться правильно и эффективно работать с документами? Изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот 8» . Представляем обновлённую версию популярного курса, где рассматриваются возможности новой редакции программы – 2.1.
Курс предназначен для специалистов по делопроизводству - секретарей, архивариусов, а также руководителей, желающих приобрести навыки современного управления потоком документов в организации.
Сегодня для эффективной и быстрой работы организациям просто необходим электронный документооборот. Управление документами предприятия требует правильно организованной системы документооборота. С её помощью можно вести электронный архив, контролировать движение документов, выполнение поручений и многое другое. Электронный документооборот в «1С:Документооборот 8» упрощает совместную работу сотрудников с документами и файлами, повышает эффективность деятельности коллектива и организации в целом!
Пройдя курс, Вы изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе программы «1С: Документооборот (редакция 2.1)». Будете ориентироваться в настройках, настраивать программу, классифицировать документы. Вы сможете регистрировать входящие и исходящие документы, внутренние файлы, контролировать их движение внутри организации, архивировать и создавать отчеты. Ни один документ не потеряется, а Вы станете незаменимым сотрудником в компании!
Курс входит в программу подготовки к сертификационному экзамену
Документационное обеспечение управления. Деловой протокол
- Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Формы и типовые организационные структуры ДОУ
- Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
- Признаки и структура документа.
- Классификация документов.
- Документная лингвистика.
- Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
- Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
- Право подписи и доверенности.
- Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
- Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- Организационно-правовые документы
- Распорядительные документы
- Информационно-справочные документы.
- Специальная документация
- Кадровая документация.
- Научно-техническая документация
- Финансовая документация
- Договорная документация
- Конфиденциальное делопроизводство
- Носители информации: бумажные, электронные.
- Электронная подпись.
- Информационные системы.
- Использование, хранение и уничтожение документов.
- Правовое регулирование работы с документами.
- Организация деловых встреч и переговоров. Цели и задачи мероприятий.
- Виды и формате мероприятий. Работа со СМИ.
- Протокольные мероприятия: приемы, визиты, презентации, конференции, совещания.
- Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
- Особенности делового общения с иностранными партнерами.
- Составление программы пребывания. Культурные мероприятия в программе. Деловые аксессуары и подарки.
- Выбор помещения и оформление стола для переговоров и деловых встреч.
- Дресс-код для официальных мероприятий.
Документооборот в структуре документационного обеспечения управления. Современный архив
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Документопотоки
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Регистрация документов
- Организация рассмотрения документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум: Составление классификаторов и номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
- Правовое регулирование сохранности документов.
- Архив в организационной структуре предприятия. Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Практикум: Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
Приобретая систему "Е1 Евфрат", Вы оптимизируете все бизнес-процессы, протекающие внутри компании. Но для того, чтобы система позволяла получать максимальную выгоду от ее использования, облегчила ведение всех работ, а не только части из них (что иногда случается, преимущественно, из-за незнания функциональных возможностей СЭД), компания Cognitive Technologies разработала специальные пользовательские семинары, позволяющие узнать о системе абсолютно все!
Основные курсы пользовательских семинаров:
- Пользователь «Е1 Евфрат»
- Технолог «Е1 Евфрат»
- Администратор «Е1 Евфрат»
- Администратор делопроизводства «Е1 Евфрат»
В рамках лекционного курса проводится изучение основных функциональных возможностей системы, АРМ пользователя, рассматриваются базовые действия пользователя в системе. В ходе практических занятий слушатели отрабатывают кейсы в соответствии с методическими материалами непосредственно в системе «Е1 Евфрат». Курс позволяет приобрести основные навыки работы с пользовательским функционалом системы. Рекомендуется всем пользователям системы.
В рамках курса предусмотрено изучение средств и инструментария настройки объектов «Е1 Евфрат» (дизайнеры форм, маршрутов и отчетов), а также конфигурации системы. Практическая часть курса предполагает отработку навыков работы с данным инструментарием непосредственно в системе «Е1 Евфрат» в соответствии с включенными в методические материалы кейсами. Полученные по итогам прослушивания данного курса знания позволяют работать со всеми модулями настройки объектов системы. Рекомендуется сотрудникам, отвечающим за внедрение системы, разработку регистрационно-контрольных карточек организационных документов, отчетов, маршрутов, сценариев (скриптов) в РКК и бизнес-процессах.
СВ рамках курса предусмотрено изучение средств и инструментария настройки объектов «Е1 Евфрат» (дизайнеры форм, маршрутов и отчетов), а также конфигурации системы. Практическая часть курса предполагает отработку навыков работы с данным инструментарием непосредственно в системе «Е1 Евфрат» в соответствии с включенными в методические материалы кейсами. Полученные по итогам прослушивания данного курса знания позволяют работать со всеми модулями настройки объектов системы. Рекомендуется сотрудникам, отвечающим за внедрение системы, разработку регистрационно-контрольных карточек организационных документов, отчетов, маршрутов, сценариев (скриптов) в РКК и бизнес-процессах.
В рамках курса предусмотрено глубокое изучение функциональных возможностей системы и рассматриваются базовые действия пользователя, как в АРМ Пользователя, так и в АРМ администратора. В ходе практических занятий слушатели отрабатывают кейсы в соответствии с методическими материалами непосредственно в системе «Е1 Евфрат». Также слушатели получают базовые навыки общего администрирования (за исключением вопросов инсталляции системы на сервере и пользовательских рабочих местах). Курс позволяет приобрести основные навыки работы с пользовательским и администраторским функционалом системы. Рекомендуется всем пользователям системы «Е1 Евфрат», осуществляющим также базовое администрирование системы после ее инсталляции.
Лекция+практика | Вебинар | Выездной семинар | |
---|---|---|---|
Пользователь | 6 000 рублей за слушателя | 10 000 рублей | 20 000 рублей (до 10 слушателей) |
Технолог | 18 000 рублей за слушателя | 18 000 рублей | не предусмотрен |
Администратор | 15 000 рублей за слушателя | 15 000 рублей | не предусмотрен |
15 000 рублей за слушателя | 15 000 рублей | не предусмотрен | |
Пользователь | 9 000 рублей за слушателя | 10 000 рублей | 20 000 рублей (до 10 слушателей) |
Технолог | 27 000 рублей за слушателя | 18 000 рублей | не предусмотрен |
Администратор | 22 500 рублей за слушателя | 15 000 рублей | не предусмотрен |
Администратор делопроизводства | 22 500 рублей за слушателя | 15 000 рублей | не предусмотрен |
Пользователь | 7 800 рублей за слушателя | 13 000 рублей | 26 000 рублей (до 10 слушателей) |
Технолог | 23 400 рублей за слушателя | 23 400 рублей | не предусмотрен |
Администратор | 19 500 рублей за слушателя | 19 500 рублей | не предусмотрен |
Администратор делопроизводства | 19 500 рублей за слушателя | 19 500 рублей | не предусмотрен |
Пользователь | 10 800 рублей за слушателя | 13 000 рублей | 26 000 рублей (до 10 слушателей) |
Технолог | 32 400 рублей за слушателя | 23 400 рублей | не предусмотрен |
Администратор | 27 000 рублей за слушателя | 19 500 рублей | не предусмотрен |
Администратор делопроизводства | 27 000 рублей за слушателя | 19 500 рублей | не предусмотрен |
Типовое обучение проводится в московском офисе Cognitive Technologies и позволяет освоить работу с базовой конфигурацией Е1 Евфрат.
При обучении более 5 сотрудников по выбранному курсу организации предоставляется скидка 10% на стоимость обучения.
При проведении лекции в учебном классе Cognitive Technologies максимальный размер группы составляет 12 человек, при проведении практического занятия - 6 человек.
При обучении на территории заказчика (при этом, помимо стоимости курса, оплачиваются командировочные расходы) размер лекционной группы не ограничен, размер группы в случае практического занятия не должен превышать 10 человек.
Одиннадцатый форум «Внутренний и внешний электронный документооборот» , организованный порталом сайт , состоится 24-25 октября 2019 года (место проведения: Москва, Отель Марриотт Новый Арбат, ул. Новый Арбат, д. 32 ).
- только практические кейсы
- 25+ спикеров из ведущих компаний
- Доклады от представителей госорганов
- Панельные дискуссии на самые актуальные темы
Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте зарегистрироваться по наиболее выгодной цене!
Одним из наиболее эффективных шагов к цифровизации компании является внедрение электронного документооборота, именно поэтому тема ЭДО очень актуальна. Переход на ЭДО во многих компаниях либо уже начат, либо в самом скором времени планируется, важно знать уже сейчас о практическом опыте ведущих компаний. |
|
|
В рамках Форума, 24 октября пройдет церемония награждения победителей конкурса «Лучший ЭДО России и СНГ 2019». Вся информация о Конкурсе . |
Ключевые темы форума:
- Законодательные изменения, новые возможности и тенденции в сфере ЭДО
- Нововведения регулятора в кадровом ЭДО и их практическое применение
- Как с помощью ЭДО повысить эффективность бизнес-процессов в компании
- Панельная дискуссия: роботизация бизнес-процессов в ЭДО
- Как правильно организовать и систематизировать электронный архив
- Использование ЭП: как обеспечить юридическую значимость документов
- Особенности взаимодействия бизнеса с операторами ЭДО
- Дебаты: Роуминг vs мультиоператорность
- Как наладить взаимодействие системы электронного документооборота с другими элементами ИТ-архитектуры компании
Аудитория форума:
- Финансовые директора
- ИТ-директора
- Главные бухгалтера
- Руководители проектов внедрения ЭДО
- Специалисты финансово-бухгалтерских служб
- Специалисты по налогообложению
- Юристы
- Представители Общих центров обслуживания
Прислушайтесь к отзывам участников прошлых мероприятий:
Ирина Щадилова, Евраз Холдинг
«Организация форума на высшем уровне, благодарна за такое актуальное, ценное мероприятие в области ЭДО»
Галина Юрьева, Галс-Девелопмент
«Интересные содержательные выступления. Хорошая организация форума. Благодарю»
Екатерина Гудалина Велком
«Спасибо, что внесли пожелания по теме внедрения ЭДО. Отличный состав участников и разнообразных кейсов по ЭДО»
Любовь Шишова, Полиметалл
«Хорошо организованное мероприятие: место проведения, формат встречи и докладов, возможность общения с участниками»
Андрей Дроздов, Содружество-Инфо
«Прекрасная организация, живая дружественная атмосфера, интересные актуальные доклады. Успехов в развитии!»
Людмила Мануилова, Ранбакси Лабраториз Лимитед
«Очень интересная, полезная конференция. Полученные знания и опыт других компаний будет применим на практике»
Елена Бебешко, Теле2
«Отлично организованное мероприятие, удачно подобранная локация, отличный подбор тем и докладчиков»
Елена Донцова, Селигдар
«На Форуме впервые, спасибо за то, что докладчики - практики, много узнала нового и ценного. Спасибо за отличную организацию»
Елена Литвинова, Областной аптечный склад
«Высокий уровень организации, возможность узнать опыт в других отраслях, возможность обмена информацией и получение интересных контактов»
Андрей Скрыль, Севкабель Холдинг
«Организация конференции на достойном уровне, доклады интересные, очень познавательно, стимулирует внедрить ЭДО»
Татьяна Федяева, Байер
«Очень познавательно, дружелюбная обстановка, много полезной информации с точки зрения лучших практик»
Замира Абдурахманова, Enter Engineering
«Отличная подготовка и выступление докладчиков, ценный практический опыт внедрения СЭД»
ECM – это просто или сложно?
Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…
Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.
Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?
Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.
Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.
Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Нужна ли Вам ECM-система
Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:
- вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
- вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
- вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
- вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
- вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?
Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.
Преимущества электронного документооборота
Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:
- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.
Технологии ECM
К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).
Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.
Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».
Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:
Функционал и классификация СЭД и ECM-систем
По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:
- управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
- совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
- сканирование документов и управление образами бумажных документов;
- управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
- workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
- управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:
- системы делопроизводства
- электронные архивы
- workflow-системы
- комплексные или ECM-системы.
Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":
Пример бизнес-процесса в ECM-системе
Как подружить ERP и ECM-системы
ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.
Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.
Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.
Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.
Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:
Чего не стоит ждать от ECM-системы
В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.
СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .
Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.
- Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте
Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.
Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:
- хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
- хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
- согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.
Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .
Полезными для изучения этой темы будут материалы:
Анализ и моделирование бизнес-процессов .
Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).
Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.
Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.
С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.
Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .
Внедрение ECM системы
Эффект от внедрения
Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.
Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.
СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.
Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:
- организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
- исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
- настройка и адаптация ECM-системы;
- обучение персонала;
- опытная эксплуатация.
- активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
- выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
- организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.
- нарушение сроков проекта;
- нарушение бюджета проекта;
- неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
- полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).
- консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
- низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
- неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
- недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
- нечеткое управление проектом.
- детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
- четкие директивы и личный пример руководства;
- обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
- поэтапность внедрения.
Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:
Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.
В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:
Проблемы и риски внедрения ECM-системы
Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :
Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:
Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:
Достоверность и законность электронного документа
Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.
Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?
Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).
При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .
Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .
Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .
Напутствие
Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.
Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.