Ларин управление документацией в организации. Проблемы документационного обеспечения управления. Список использованных источников

Источник: Электронный каталог отраслевого отдела по направлению «Юриспруденция»
(библиотеки юридического факультета) Научной библиотеки им. М. Горького СПбГУ

Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления /

Е. Н. Колесник.

Колесник, Е. Н.
2003 Аннотация: Опубликовано: Чиновник. - 2003. - № 2 (24). Полный текст документа:

Колесник Е. Н.

Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления

Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления (ОГВ и МС), определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники ОГВ и МС должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Речь пойдет о законах, закономерностях и тенденциях, действующих в документировании управленческой деятельности, которые изучаются в документоведении.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

Документоведение как общая наука о документе, изучающая законы их составления и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки . Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате , а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.

Развитие документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью практической выгоды, которая может возникнуть при использовании научных результатов.

В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.

Перечисленные выше сущность документоведения как науки, особенности развития документоведения, высокие требования к качеству и эффективности управления, современные темпы развития управления, особенность управленческих документов обуславливают необходимость выделения управленческого документоведения как самостоятельной ветви науки документоведения. Учитывая влияние управленческих документов на качество и эффективность процесса управления, результаты этой науки будут иметь практическую выгоду.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

Изучить это влияние можно только в том случае, если значение словосочетания "управленческий документ" строго определено.

Слово "документ" имеет различные значения. Так, например, в толковом словаре С.И. Ожегова документ определяется как "...деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт, или право на что-либо" . В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98) документ определяется как "...зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". В юриспруденции документ - это "...овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя" . В гражданском процессе документ - это "...письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)" . В уголовном процессе документом признается "...любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта" .

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

Управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

Управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.

Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом.

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Из перечисленных признаков управленческого документа наиболее неисследованным является третий признак. Что означает то, что документ выполняет управленческую функцию?

На этот вопрос можно дать различные ответы. Наша версия ответа, приводимая ниже, позволяет определить понятие цели управленческого документа, которое играет одну из ключевых ролей в управленческом документоведении и основано на следующем простом утверждении. Автор документа предполагает, что сведения, содержащиеся в документе, вызовут такую реакцию исполнителя, которая должна завершиться определенным результатом. Эти результаты могут быть нескольких типов:

Документ предписывает исполнителю получить строго определенный результат. Например: "К 01.03.2000 получить заключение экспертных органов об экологическом состоянии Белоярского района";

Исполнитель должен произвести набор строго определенных действий, указанных в документе. При этом для руководителя главным является то, чтобы исполнитель точно и качественно выполнил указанные действия. Например: "В первую очередь соберите совещание работников организации и только после этого приступайте к решению вопросов, определенных утвержденной программой";

Документ определяет правила, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. Например: "При определении регистрационного номера документа руководствуйтесь инструкцией по делопроизводству";

Документ определяет круг полномочий, прав должностного лица. Например: "Вам дается право от своего лица вести переписку с организациями по вопросам...";

Документ должен привести исполнителя в определенное психологическое состояние, т.е. он содержит сведения, мотивирующие исполнителя. Например: "За несвоевременное рассмотрение обращений граждан, вы несете ответственность в соответствии с…";

Документ служит для передачи сведений, предназначенных для использования в управлении.

Таким образом, мы предлагаем определить, что управленческая функция документа проявляется в установленном в документе типе результата, который должен получить исполнитель документа.

Эти рассуждения позволяют нам ввести одно из главных понятий управленческого документоведения - цель управленческого документа.

Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа.

Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности .

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.

Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.

Поэтому одной из проблем управленческого документоведения можно считать проблему определения таких требований к управленческим документам, выполнение которых исключило бы документ из числа факторов, обуславливающих несовпадение желаемой цели документа и результата, полученного после исполнения документа.

Нами предложен следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения.

1. Законность

Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих нормативно-правовых актах и других документах, определяющих действия участников процесса управления.

Невыполнение этого требования может привести либо к тому, что цели документа будет невозможно достичь, либо достигнутые цели будут аннулированы в установленном порядке.

2. Мотивированность

Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми.

3. Юридическая значимость

В настоящее время не установлено точное значение термина "юридическая значимость". Более того, в ряде публикаций вместо термина "юридическая значимость" используется термин "юридическая сила". Мы полагаем, что документ отвечает требованию юридической значимости, если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство.

Поэтому, во-первых, документ должен быть издан органом, уполномоченным на издание таких документов, во-вторых, он должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа.

Определение дальнейших требований основано на следующих обстоятельствах:

Руководитель, составляя документ, переводит значение авторского содержания (ЗСА) документа в текст. Исполнитель, анализируя управленческий документ, определяет свое значение его содержания (ЗСИ);

Руководитель полагает, что значение содержания документа, определенное исполнителем, совпадает со значением содержания, которое вложил в документ автор. Иначе несовпадение этих значений может привести к несоответствию цели документа результату, полученному после его исполнения.

Ошибки в выражении и интерпретации значения текста документа, возникающие по разным причинам, приводят к тому, что на практике возникают ситуации, когда ЗСА не совпадает с ЗСИ.

Поэтому правомерна постановка такого вопроса: "Каким требованиям должен соответствовать управленческий документ, чтобы не стать причиной несовпадения указанных значений?".

Исследование значения слова "конкретность" привело нас к выводу о том, что эти требования могут быть сведены к единственному требованию "конкретности". Оно может быть выражено следующим образом.

Конкретный текст - это достоверный текст, содержащий полные сведения, смысл которого понятен (определяется без сомнений) и устанавливается без дополнительных толкований и разъяснений.

Следовательно, требование конкретности можно представить, как совокупность требований достоверности, полноты и понятности.

Достоверность - сведения, содержащиеся в документе, должны соответствовать истине.

Полнота - в зависимости от сути сведений, содержащихся в тексте документа, степень их влияния на управление может быть различной, а именно: без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления.

Часть сведений необходима для обеспечения эффективной реализации управления (говоря об эффективности процесса управления, мы подразумеваем достижение его целей с наименьшими затратами). Например, сведения о некоторых чертах характера сотрудника.

Часть сведений не связана с управлением, т.е. их отсутствие не влияет на реализацию управления. Например, сведения о степени твердости карандашей, используемых ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа.

Будем называть документ полным, если он содержит все сведения, необходимые для управления

Понятность - исследования показывают, что существуют несколько объективных условий возникновения непонятности текста

Условие 1. Текст документа понятен, если из него можно однозначно определить лексическое значение каждого многозначного знаменательного слова, употребленного в тексте.

Условие 2. Текст документа понятен, если не возникает сомнений при определении того, какие слова по отношению к данному являются главными.

Если условия 1 и 2 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию ОДНОЗНАЧНОСТИ.

Условие 3. Текст документа понятен, если любое слово, являющееся зависимым по отношению к какому-либо слову текста (главному слову), передает значение свойства среды управления, определяемого одним из признаков, устанавливаемых по лексическому значению этого главного слова. Невыполнение этого условия приводит к тому, что слово вступает в противоречие со своим контекстом.

Условие 4. Текст документа понятен, если одно и то же не изменяемое свойство среды управления определяется в разных частях текста документа одинаково (т.е. имеет одинаковое значение).

Если условия 3 и 4 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию НЕПРОТИВОРЕЧИВОСТИ.

Условие 5. Текст простого предложения обладает смыслом, если для каждого слова текста найдется хотя бы одно слово, являющееся по отношению к данному либо главным, либо зависимым, и все слова предложения образуют непрерывную цепочку связности слов, в которой каждая пара соседних слов связана между собой отношением "главное слово - зависимое слово".

Если условие 5 выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию СВЯЗНОСТИ НА УРОВНЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ.

Кроме перечисленных выше объективных условий существует еще и субъективное условие, обуславливающее понятность текста документа.

Текст документа понятен, если тезаурус составителя и тезаурус исполнителя документа в части слов, использованных в его тексте, соответствуют нормативному тезаурусу.

Здесь тезаурусом составителя и исполнителя называется совокупность лексических значений слов, которыми владеют составитель и исполнитель. Нормативный тезаурус - это тезаурус, закрепленный в толковых словарях.

Если это условие выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию СОГЛАСОВАННОСТИ ТЕЗАУРУСОВ.

Совокупность приведенных требований не полна. Так, например, неисследованным остается вопрос непонятности текста, возникающей по причине несвязности предложений текста. Но можно утверждать, что этими требованиями охвачены практически все случаи, встречающиеся при составлении управленческих документов.

Кроме проблемы установления требований к управленческим документам, в управленческом документоведении разрабатывается проблема анализа текстов на соответствие требованиям управления и ряд других проблем.

Для решения этих проблем вводится строгое определение понятия "сведения о среде управления".

Сведение о среде управления - это ее отдельное свойство, выражаемое своим названием и значением. Например:

Количество работающих в организационном отделе администрации города "Н" (название сведения) - 5 человек (значение сведения);

Срок исполнения приказа № 5 (название сведения) - 20 февраля 2001 года (значение сведения).

Конструктивным методом доказано, что текст любого управленческого документа можно представить, как перечень сведений. На основе этого положения разработана основа теории и методы построения лингвистических моделей текстов документов, позволяющих решить проблему анализа текста документа на соответствие требованиям управления.

Вводится три типа лингвистических моделей: описательная, семантическая и управленческая.

Описательная модель - это перечень всех сведений, содержащихся в конкретно существующем тексте документа. Эта модель является базовой. На ее основе разрабатывается семантическая модель текста.

Семантическая модель текста - это описательная модель, дополненная названиями сведений, отсутствующих в тексте, позволяющих однозначно установить лексические значения всех знаменательных слов в тексте. На ее основе разрабатывается ситуационная управленческая модель текста.

Управленческая модель текста - это семантическая модель, дополненная названиями сведений, определяемых спецификой процесса управления в управленческой ситуации, соответствующей тексту документа.

На основе современной теории русского языка разработаны способы представления лингвистических моделей управленческих документов. Разработаны способы построения этих моделей. Использование лингвистических моделей позволяет объективно оценить соответствие управленческих документов требованиям управления. Разработаны методы анализа текстов документов на соответствие сформулированным выше требованиям. Методы доведены до формальных алгоритмов, позволяющих компьютеризировать процесс анализа документов.

Ожегов С.И. Словарь русского языка / Под ред. Н.Ю. Шведовой. - М.: Рус. яз., 1989.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Тихомиров М. Ю. Юридическая энциклопедия. - М.: Юринформ центр, 1995.

Учебник гражданского процесса. - М.: Издательство "СПАРК", 1996.

Учебник уголовного процесса. - М.: Юристъ, 1995.

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). Книга 1. Управленческое документоведение. - Екатеринбург. УрАГС, 2002. (Серия "Документационное обеспечение управления").

Источник информации :
Сайт Информационно-аналитического вестника Уральской академии государственной службы ¨Чиновник¨. (

Развитие понятия "Документ"

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД

Источник: журнал «Делопроизводство». 2000. № 1 .

Проблема совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия "документ", исторических и методологических характеристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают человека с момента возникновения письменности - начертательного способа фиксации информации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних проблем управления документацией в организациях. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса трансформации документа можно назвать причины возникновения, изменения и сохранения форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезновение отдельных реквизитов документа и т.д.

В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, содержательная часть - это основа любого документа. Следует согласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка, предшествующих систем письма), отразились и на становлении документа*1.

*1 Истрин В.И. Возникновение и развитие письма. М., 1965. С. 28.

Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа можно отнести: учет, подсчет, борьба с обманом, передача команд, запись информации в целях ее сохранения и распространения в научных, религиозных, учебных и других целях*1. Реализация названных функций привела на практике к появлению графической документации (карт и чертежей), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

*1 См.: Банасюкевич В.Д., Ларин M.В., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем документации. Отчет о НИР. СИФ ВНИИДАД.

Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документоведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина "документ" зависит от полноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и общепринятого термина "документ". Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

Понятие "документ" используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необходимого смыслового значения термина "документ" в документоведении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами*1, отражающими их предмет и задачи.

*1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М. 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации". - М. 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Люшин С.П. О материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М. 1976. Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М. 1985. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. N 039-86; Автократов В.И. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - М. 1976. Т.6. 4.1; Илизаров Б.C. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М. 1984 и др.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции*1.

*1 Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы, 1974, N 4. С. 17.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом*1. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека*2. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации*3.

*1 См. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М. 1973. С. 7.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

*3 Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. 1979. N 2. С. 5.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" - документ, хранящийся в архиве*1.

*1 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М. 1982. Ст. 22. Ранее применялся термин архивные материалы, затем документальные материалы, затем (с 1971 года) документы.

В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию*1.

*1 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.3. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 7.

Специалисты в области управления рассматривают документ как средство фиксации и передачи управленческих решений*1.

*1 Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985. С. 10.

Илизаров Б.С. предложил определение документа как объекта изучения всех дисциплин: документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве*1.

*1 Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984. С. 32.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию "документ", по нашему мнению, дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, складывания и развития систем документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности.

Понятия "документ", "документация" в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало "учу", "извещаю". Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слова означающая "доказательство", "свидетельство", надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие "документ" появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство"*1, подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления*2. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство"*3.

*1 Документалистика - 60. Материалы Первого всесоюзного симпозиума по документалистике, ч. 1. - Вильнюс, 1970. С. 45.

*2 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 11.

*3 См.: Павленков Ф. Энциклопедический словарь. - СПб., 1913. С. 687.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX - XX вв. по организации управления и делопроизводства термин "документ" почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятиями "деловая бумага", "акт", "дело". Эта тенденция отождествления "деловой бумаги" и "документа" сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин "деловая бумага" заменяется "служебным документом". Так, в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения "служебных документов"*1. В "Толковом словаре русского языка" 1934 г. документом называется "письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя"*2.

*1 СЗ СССР, 1932, N 53, ст. 319.

*2 Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова, т. 1. - М., 1934. С. 751.

В приведенных выше определениях можно выделить две составляющие документа: информационную (документ - зафиксированная информация, передаваемая во времени и на расстоянии) и правовую (документ служит доказательством достоверности информации и представляет одну из форм выражения права).

По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человеческой деятельности, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие "документ" получало новое осмысление, наполнялось новым содержанием.

К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи*1.

*1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч., с. 8.

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии". В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"*1. Хотя термины "информация" и "носитель" отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

*1 Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л., 1968. С. 19-20.

Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1971) вносит в термин "документ" изменения: "Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"*1. В этом определении дано развернутое понятие информации, однако слово "результат" (закрепление информации) заменено не оправданным ни семантически, ни логически словом "средство".

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-70. - М., 1971. N 1. С. 2.

В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2) Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления информации*1. При этом в самом понятии выделяются новые признаки документа, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

*1Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 13.

Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в "Словаре современной архивной терминологии социалистических стран"*1, внесло коррективы в предыдущее определение термина "документ". Понятие "информации" как несущее основную нагрузку осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания "результат закрепления информации". Дополнительно введенное понятие "носитель", на котором закреплена соответствующая информация, придало дефиниции законченный вид: "Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе"*2.

*1 М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.

*2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982. Вып. 1. С. 59.

Введенные понятия различных носителей и различных способов закрепления информации - терминологически разводило понятия "документ" и "документная информация".

В ГОСТе 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983) в дефиницию термина "документ" внесены поправки, которые дополняют представление об объекте описания, отделяя материальный носитель "документа" от информации на нем. Словарная конструкция "материальный объект с информацией" дополняет и уточняет семантическое значение термина; этой же цели служит устранение понятий "средство" или "результат" из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве"*1.

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83. - М., 1983. С. 5.

А.В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие "документная информация". Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: "Под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы, зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения"*1.

*1 Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия "документная информация" в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения (январь 1974)". - М.: ВНИИДАД, 1973. С. 27.

Таким образом, анализ последовательного развития определений документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина "документ":

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования*1.

*1 Федеральный закон от 23.11.1994 "Об обязательном экземпляре документов" // СЗ РФ. 1995. N 1. Ст. 1.

Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле "Трактат о документации"*1. В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа*2. В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.

*1 Отле П. Трактат о документации. Брюссель, 1934.

*2 Например, "Терминологический словарь по теории и практике научной информации" (М., 1964) дает такую дефиницию: "Документ - материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляровский Р.С. в книге "Основы информатики" (М.: Наука, 1968, с. 46) вводят следующее определение: "Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983, с. 5) также устанавливал, что "документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве". В этом определении сделан акцент на участии человека в создании документа.

Разновидностью данного толкования понятия "документ" является замена в термине словосочетания "материальный объект" на "материальный носитель", "носитель", "специальный материал". Впервые такой подход был обозначен в кратком словаре архивной терминологии*1 и развит в ГОСТе 16487-70*2. Среди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались последовательно Воробьев Г.Г., Рудельсон К.И., Киба Ю.И. и Цибизов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петраков А.В. и др.*3.

*1 См.: Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л, 1968. С. 19-20.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1971. С. 2.

*3 См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. С. 7 (Документ - любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом); Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. С. 19 (Документ является носителем информации, подтверждает знания, факты, события и явления объективной действительности и служит для передачи сведений о них во времени и пространстве); см. также: Киба Ю.И., Цибизов Н.И. Организационно-методические принципы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ // Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. - Подольск, 1974. С. 3; Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. - Киев, Вища школа, 1977, с.6; Илюшенко М.П. Организация документооборота. - М., МГИАИ, 1981. С. 38; Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: ФиС, 1993. С. 23 и др.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации... Документированная информация... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности*1. Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги")*2.

*1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования - научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. - М., ВИНИТИ, 1996, N 8. С. 2. Мысль В.А. Копылова о признании документированной информации материальным объектом, по нашему мнению, следует учесть в ведущейся в архивном мире дискуссии о цене и материальной оценке архивных документов.

*2 Костомаров М.Н. "Многоликий Янус" - документ в системе информационного менеджмента. - #M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272Делопроизводство, 1998, N 1. С. 22-23#S.

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешовым, который в своей монографии отмечает, что документ - это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и времени, приспособленная для физиологических возможностей прочтения текста (как логической последовательности речевых и неречевых знаков)*1.

*1 См.: Кулешов С. Документальнi джерела науковоi iнформацii поняття, типологiя, icторiя, типологiчноi схеми. - Kuiв, 1995. С. 26.

Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"*1. На наш взгляд, этим определением вполне может оперировать документоведение.

*1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Управленческие решения принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Достоверность, актуальность и полнота информации является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений. Документ является одним из основных способов представления информации. Можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений, а для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Документы являются носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Это находит отражение в определении документа, приведенном в законе от 20.02.1995 г., № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения управления существуют следующие классы документов:

Управленческие;

Научные;

Технические;

Технологические;

Производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие виды документов:

Организационно-распорядительные;

Информационно-справочные;

По личному составу;

Плановые;

Отчетные.

Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.

Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.

Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:

Качественного представления информации в документе;

Своевременного исполнения документа.

На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.

Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.

Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.

Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

Создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

Внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;

Свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

При регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), в реквизиты которой вносятся данные: автор, вид, дата, индекс документа, заголовок или краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения и др. Регистрация производится децентрализовано, но на основе единой системы и всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением положений конфиденциальности информации.

В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.

Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.

Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:

1. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.

2. Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.

3. Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - однуиз его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее Зшравленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.

Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.

В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.

Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.

Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.

В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.

Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.

Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:

1. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.

2. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.

3. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов.

4. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией.

5. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

6. Отсутствие возможности звуковых и видеовставок.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Пахомов Е.В.

Если вы заинтересованы воспользоваться нашими услугами, обращайтесь – мы вам обязательно поможем!

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Начавшийся переход России к информационному обществу, а также глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее на периферии отечественной научной мысли. Всё это в полной мере относится и к такой сравнительно молодой научной дисциплине как документоведение. Тесная связь документоведения с практикой работы с документами даёт дополнительный стимул для исследований в этой сфере. К тому же следует учесть, что профессия документоведа оказалась одной из наиболее востребованных в постсоветской России. Не случайно со второй половины 1990-х годов примерно в полусотне российских вузов развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Между тем утверждённая Министерством образования РФ примерная программа этого курса далека от совершенства. До сих пор нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объёму учебных пособий.

С чем это связано? Прежде всего, с серьёзным отставанием в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловленным, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой . Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.

Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство .

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» . По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни.

Такое широкое толкование документа ещё в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности» .

В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки .
Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики .

Всё это не могло не оказать определённого влияния и на развитие документоведения. В частности, в изданном в 1968 г. «Кратком словаре архивной терминологии» документ определялся уже как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотоплёнке и др.» . Вместе с тем советские документоведы, во многом разделяя широкое толкование понятия «документ», тем не менее продолжали ограничивать сферу научных интересов документоведения почти исключительно управленческой документацией .

Правда, в 1980-е годы отдельные советские документоведы (Б.И. Илизаров, А.Н. Сокова) в развитие идей П. Отле всё же поставили вопрос о необходимости выхода за рамки традиционных представлений о предмете и объекте документоведения. Они писали о перспективе создания «интегрированной научной дисциплины», о появлении «области знаний, где формируется общая теория документа, возникающая в процессе междисциплинарной интеграции дисциплин, для которых документ является основным объектом исследования, а именно: архивоведения, археографии, документоведения, информатики, книговедения, источниковедения» .

Однако лишь на рубеже XX–XXI столетий начался переход от постановки проблемы к её реализации и были сделаны первые шаги в этом направлении, в частности, в вузовских учебных курсах Н.Б. Зиновьевой, Ю.Н. Столярова, украинского профессора Н.Н.Кушнаренко. Обращает на себя внимание тот факт, что все названные авторы работают в вузах культуры. Иначе говоря, наиболее активными и последовательными сторонниками широкого понимания объекта и предмета документоведения выступают специалисты в области книговедения, библиотековедения, библиографоведения. Не в последнюю очередь связано это с тем, что во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях – магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п. Реальностью стали электронные библиотеки. В силу ряда причин библиотеки в настоящее время быстрее, интенсивнее других социальных институтов, занимающихся документной деятельностью, превращаются в комплексные информационные центры, работающие с самой различной документацией, на самых разных материальных носителях. В библиотеках активнее и эффективнее используются новые информационные технологии, библиотечные работники острее ощущают потребность в широком понимании и комплексном научном исследовании документа, функционирующего в условиях формирующегося единого мирового информационного пространства. И вот уже всё громче звучат голоса о постепенном превращении библиографии в документографию, а книговедческих дисциплин – фактически в субдисциплины документоведения.

В то же время, складывается впечатление, что новые подходы к документу, осмыслению документной деятельности медленнее осваиваются в архивоведении и особенно среди специалистов в области «традиционного» административного документоведения, хотя многие из них ощущают потребность в разработке общей теории документа и документной деятельности. О такой потребности свидетельствуют, в частности, попытки выхода архивистов в смежные области, предложения о создании междисциплинарных направлений исследований – архивологии (Т.И. Хорхордина, Е.В. Старостин), феноменологии документа (В.А. Савин) и т.д. Тревога ведущих отечественных архивистов несколько лет назад была выражена в статье Т.Т. Хорхординой, отмечавшей: «Отечественная архивоведческая мысль отстала от современного уровня научно-теоретического мышления в гуманитарной сфере как в России, так и за рубежом»; «в отечественном архивоведении утрачен вкус к теоретическим дискуссиям» .

Таким образом, в настоящее время, наряду с документоведением в узком смысле, т.е. «традиционным», изучающим главным образом управленческие, административные документы, пробивает себе дорогу теоретическое, общее документоведение, базирующееся на более широком понимании документа. Объектом этой научной дисциплины (Ю.Н. Столяров предлагает назвать её «документологией») становится вся документированная информация, т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе созданным человеком способом с целью её передачи в социальном пространстве и времени.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ . Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система» . Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические.

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии.

Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника . Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».

В основе взглядов сторонников первой точки зрения лежит стадиальный, т.е. по сути технологический подход в работе с документами, тогда как во втором случае – системный, информационно-функциональный подход, в соответствии с которым любой документ изначально, с момента своего создания, обладает функцией передачи и сохранения информации во времени и пространстве. До поры, до времени функция исторического источника у документа является латентной, остаётся в потенции. Таким образом, активизация и актуализация документа, как носителя социальной памяти, может осуществляться не только на стадии архивного хранения, но и в период оперативного функционирования документа. Иначе говоря, любой документ, независимо от стадии его бытования, может выступать в роли исторического источника.

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста» . Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях. Недостатки методологии и методики экспертизы ценности документов опять же, на наш взгляд, связаны с тем, что она складывалась и продолжает разрабатываться в недрах административного документоведения и архивоведения, вне рамок общей теории документа, где гуманитарная составляющая занимает важнейшее место.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Наиболее разработаны, в частности, библиотечные классификации (Библиотечная классификация Дьюи, Унифицированная десятичная классификация, Библиотечно-библиографическая классификация), а также классификации управленческой документации (Общероссийский классификатор управленческой документации), классификации исторических источников.

Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. В частности, авторы схемы так называемой «фасетно-блочной классификации», учитывающей информационную и материальную составляющие документа, а также обстоятельства его бытования во внешней среде , неоправданно относят к информационной составляющей документа блок-фасет «Вид документа по способу документирования». В данном случае речь идёт о способе записи информации на материальном носителе, а не о самой информации, что даёт основание к выделению его в качестве самостоятельного блока признаков. Ряд неточностей и упущений содержится и в рамках отдельных классификационных блоков. Так, классификация по физической (материальной) составляющей документа совершенно не учитывает характеристики рабочего слоя материального носителя. «Вид документа по степени его распространённости» относится не к информационной составляющей, а к обстоятельствам его бытования во внешней среде. Но, пожалуй, основной недостаток этой классификационный схемы заключается в том, что она находится в отрыве от глубинной социальной сущности документа, не учитывает характера и разновидностей содержащейся в документе социальной информации – массовой, специальной, личной.
Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые) . В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации» . Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде.

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий.

Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении.

Узость традиционных документоведческих подходов, нерешённость целого ряда теоретических проблем отрицательно сказывается в целом на оптимизации информационно-документационных процессов. Отсутствует глубокое понимание того, что вся созданная и функционирующая в обществе документированная информация является сложной многоуровневой системой, представляющей собой единое целое и требующей единого подхода к процессу её управления.

Разумеется, обозначенными проблемами список нерешённых либо дискуссионных тем и сюжетов в документоведении далеко не исчерпывается. Вместе с тем достаточно отчётливо прослеживается тенденция, суть которой заключается в том, что в административном, традиционном документоведении весьма ограниченно представлен гуманитарный компонент. В значительной степени то же самое можно сказать и в целом о Государственном образовательном стандарте специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Между тем документовед в условиях перехода к информационному обществу не должен, в нашем понимании, зацикливаться на административном документоведении. Ему необходима более фундаментальная, в том числе гуманитарная, подготовка, позволяющая работать во всех основных сферах информационно-документационной деятельности. Такую подготовку могут обеспечить прежде всего классические университеты, причём таким образом, чтобы специалисты-документоведы, выходя из их стен, не просто были бы востребованы на рынке труда, но и сами целенаправленно и творчески воздействовали на самые разные направления информационно-документационной деятельности, формируя цивилизованное информационное пространство XXI века.

Примечания:

1. Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В.Ларин с тревогой отмечает, что «в данный момент в России… наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе из-за отсутствия соответствующего финансирования» (Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. С. 6).
2. Об этом свидетельствует ныне действующий Государственный образовательный стандарт курса «Документоведение» (См.: Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента (циклы общепрофессиональных дисциплин и дисциплин специальности). М.: РГГУ, 2001). См. также: Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 19; Она же. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX-XXI. М., 2000; Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 9; Фионова Л.Р., Артемова С.Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 63–66 и др.
3. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.
4. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б.г. Т. 16. С. 532–533.
5. Куфаев М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48. Не случайно советские книговеды впоследствии оценивали взгляды М.Н. Куфаева как не вполне марксистские (См.: Там же. С. 7).
6. См.: Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 1973. С. 7 и др.
7. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 1968. С. 19–20.
8. См.: Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986; Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С. 31.
9. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55.
10. Хорхордина Т.И. Архивоведение на стыке веков // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
11. «До настоящего времени, – отмечает директор ВНИИДАД М.В. Ларин, – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» (Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5).
12. См.: Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4. С. 27–29.
13. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.
14. Старостин Е.В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии… С. 51; Савин В.А. Феномен документа: к постановке проблемы // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
15. Савин В.А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2001. № 1. С.171.
16. См.: Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2000. С. 93–117.
17. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83.
18. Плешкевич Е.А. Указ. соч. С. 28.

Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.

В книге рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.

Книга предназначена для ученых и специалистов в области управления документацией и может быть использована в качестве учебного пособия для студентов документоведчееких специальностей.

Б Б К 65.050.

О М.В. Ларин. 200 ISBN 5-7671-0026ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Глава 1. Документированная информация как ресурс управления

1.1. Роль информации в управлении

1.2. Информационная инфраструктура организации

1.3. Информационные ресурсы организаций Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа

2.1. Развитие понятия «документ»

2.2. Управленческая документация

2.3. Электронная документация Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией

3.1. Периодизация истории отечественного делопроизводства и дореволюционный этап его развития

3.2. Советское делопроизводство

3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления

3.4. Управление документацией Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией

4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы

4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией

4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управлен

–  –  –

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфере управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому историография проблемы очень бедна.

Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета иг.ппедования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2.

Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 3. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалиСокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве»: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, С. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др.

Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, - № 1064 «п». 1989.

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «п»; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - 8 сты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации.

Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 1. Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления)3. Следует отметить, что в ряде случаев учебные № 1241 «п». 1998. С. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1159 «п». 1994. С. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994.

C. 11-38; Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1144 «п» и др.

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 946 «п» и др.

Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975.

64 с; Кузнецова ТВ., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техпособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 2.

Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала ническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; СоковаА.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб.

пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ.

М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник/ Гос. Академия управления.

М.: Инфра-М, 1998; Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с и др.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.

Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ.

соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

10 по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 1.

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 2. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 3.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые 4.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников делоИстория делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко МП. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко МП., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с.; Илюшенко МП., Кузнецова Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова ТВ., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982 и др.

Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной системы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивоведения.

1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., 1971. - Т. 2; Банасюкевич В.Д., Сокова А Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зонов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - М., 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

производства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения. Однако в некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 3.

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой 4, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 5.

См., например: Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996; Стенюков MB., Делопроизводство на малом предприятии. М.: Приор, 1999 - 224 с; Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб. пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с; Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Интел-Синтез, 1998. - 288 с.

Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 208 с; Кирсанова MB., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. -

М.; Новосибирск: ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков MB. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.:

Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И., Кузнецова ТВ., Серова Г А Делопроизводство в бухгалтерии. Практическое пособие. - М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996.- 218 с. и др.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 2-е изд. - 2000. - 328 с.

Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987.

Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис.... канд. ист наук. 05.25.02 / Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.) 1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельянова Н.Ю., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждеМГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.

33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976.

33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917- 1923 гг.: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. -28 с;

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А.

Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.):

Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.):

Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис....

канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др.

ний (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., ПшенкоА.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)1. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)2.

В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.)3 рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свидетельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985.

25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966-1987 гг.). Автореф. дис.... канд.

ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис.... д-ра техн.

наук. 05.25.02, 08.00.20 / МГИАИ. - М., 1980. - 34 с; Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис.... канд. ист. наук 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. История и современное состояние: Автореф. дис... канд. ист. наук. 05.25.02/ ВНИИДАД. - М., 1981. - 22 с; Щенснович ГГ. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 29 с.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1.

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматривать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архивоведами проделана серьезная исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения (А.

В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский). Специалисты См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н.

«Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф.

От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отеч. архивы. - 2001. - № 1. - С. 10-29; Степанский АД. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов1.

Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов2, работы, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Сокова А Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы.

1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. - С. 54 и др.

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД - М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же.

Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - Ч. 1. - М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С.24-29 и др.

Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова ЕВ., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев ГА. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы; основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивИ.В. Карапетянц)1. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2.

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес.

В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3. В работах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 4.

ного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1998.

См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15Философский энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1983.- С. 217-218; Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

М., 1975. - С. 194; Михайлов А И. Проблемы информационного обеспечения В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные 1, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ данной группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 2.

процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б.

Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31.

(с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31.

(с. 31-36); Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика:

теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК Трендз, 1999; Информационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.; Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы //Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58;

Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. - С. 6 и др.

Принципиально важное значение имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1.

В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2. В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления»

под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту. Работы Р. Кулена, Й. Хергета, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 4. Вместе с тем, Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С, Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «Поиск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М.: Научная книга, 1998. - 137с.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение государственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. -425 с.

Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Quarterly. - 1993, July. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31; Herget I.

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187; Kuhlen R.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 2.

1990; Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, BadenBaden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист. 1997; Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.