Автоматизация транспортной логистики: как это работает. Автоматизация деловых процессов в логистике Система автоматизации процессов транспортной логистики

Складывающиеся рыночные отношения в России требуют пересмотра подходов к управлению каждого хозяйствующего субъекта. Большинство предприятий организовано традиционно -- по функциональному признаку, когда во главе стоит руководитель, в подчинении которого находятся различные подразделения. В основе такой организации управления лежит принцип разделения труда и специализации, но такая структура имеет недостатки:

оторванность работы каждого сотрудника от результатов работы учреждения в целом, т.е. представление об эффективности организации у работника не выходит за рамки своего подразделения;

стремление работников выполнять свои обязанности таким образом, чтобы они удовлетворяли вышестоящего руководителя, т.е. отсутствует заинтересованность в том, чтобы результаты работы были удобны для всеобщего использования внутри фирмы;

затрудненный обмен и возможно искажение информацией между подразделениями по причине их обособленности.

Организация учреждений по функциональному признаку препятствует извлечению различных выгод, связанных с рассмотрением деятельности как процесса и выделением в рамках этого процесса различных потоков (материальных, финансовых, информационных и т. д.).

Функциональная изолированность отдельных подразделений даже при наличии высококвалифицированного персонала может тормозить повышение эффективности всей системы в целом. Поэтому одним из важнейших условий успешного функционирования организации является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность и управлять ею исходя из принципов единого целого. Решение очерченных проблем лежит в сфере информационной логистики, объектом исследования которой и являются информационные потоки, сопровождающие бизнес-деятельность.

Как известно, основной задачей информационной логистики является организация и структуризация потоков данных, сопровождающих материальный поток. Взглянем на эту задачу под другим углом зрения, абстрагируемся от материального потока и представим сам документ как первичный объект, а не как сопутствующую грузу информацию. В большинстве случаев, документ, как и некий продукт, проходит стадии создания («обработка сырья»), формирования («производства»), обработки («продажи»), передачи («перевозки») и хранения («складирования»). Поставщиками и потребителями документов являются сотрудники, деловые партнеры и клиенты данного предприятия. Таким образом, можно назвать «планирование, управление и контроль» потока документов на предприятии «логистикой бизнес-процессов предприятия» Глеб Попов Логистика для бизнес-процессов //Директор ИС, #02/2004.

На предприятии «информационный поток» представляет собой поток электронных документов, электронной почты и т.п. Именно «безбумажный» документооборот является единственным средством обеспечения минимальных сроков доставки и обработки информации с минимальными издержками. Что, собственно, и является целью концепции информационной логистики Хэссиг К., Арнольд М. Информационная логистика и менеджмент потока работ // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 5. Родкина Т. А. Информационная логистика. М.: Экзамен, 2001..

Реализация подобной идеи, позволяющей управлять и контролировать совместную работу персонала и ПО, является «менеджмент потока работ» (Workflow Management ), который представляет собой управление логистикой бизнес-процессов предприятия на базе ИТ. Кулопулос Томас М. Необходимость workflow . M.: ВестьМетатехнология, 2000. Калянов Г. Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. М.: СИНТЕГ, 2000.]. Workflow -системы также иногда называют «системами управления бизнесом» (business operating system ) или «системами управления логистикой» (logistic control system ).

Объединяя участников бизнес-процесса с помощью ИТ, менеджмент потока работ превращается в эффективное средство реализации концепций, заложенных в логистике бизнес-процесса. При включении в данную схему средств ИТ образуются новые составляющие: программное и аппаратное обеспечение; эксплуатация систем; обеспечение работы каналов передачи данных и др.

Управлять действиями персонала, определенных моделью бизнес-процесса, не является задачей информационной логистики. Это задача workflow -системы, интегрирующей в себя и управляющей ПО на рабочих местах персонала.

Рисунок 3.1. - Соотношение workflow-системы и информационной логистики

В остальном логистика охватывает все уровни информационного обеспечения бизнес-процесса, включая поддержку эксплуатационных свойств компьютерных систем, на базисе которых строится менеджмент потока работ.

Дословно workflow означает «поток работ» и определяется как «технология компьютеризированной поддержки или автоматизации бизнес-процессов в целом или какой-то их части». Основной принцип технологии -- обеспечить выполнение функций конкретными сотрудником в нужный момент времени.

Вопросами технологий workflow занимается международная организация Workflow Management Coalition (WfMC -- www.wfmc.org ). B ee стандарте workflow -система описывается как «система, полностью определяющая, управляющая и обеспечивающая выполнение бизнес-процессов в виде «потоков работ» с помощью различных программных средств (ПС) в соответствии с определенными процедурными правилами». Назначение таких систем -- автоматизация процессов, включающих комбинации операций, производимых человеком, в особенности таких, в которых он взаимодействует со средствами ИТ.

Таким образом, система workflow автоматизирует процесс, а не функцию. Появление системы и ПС workflow -- это реакция рынка ИТ на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцию системы управления от функционально-ориентированной к процессной ориентации. Практически все предыдущие решения позволяли достаточно эффективно автоматизировать отдельные операции и функции, а не процесс (например, функцию продаж, которая является частью процесса обслуживания клиента). По сравнению с ними система workflow дает следующие реальные преимущества:

для организации: усиливается контроль над выполнением информационных задач, повышается конфиденциальность и ужесточает контроль доступа;

для клиента: улучшается качество обслуживания, повышается его оперативность, упрощается доступ к представителям компании;

для сотрудников: каждый работающий видит перечень функций и может организовать свою работу соответствующим образом, из чего вытекают гибкость в работе, быстрота исполнения и высокая степень комфорта;

для руководства: workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс; workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем и сделать эту функцию более эффективной;

для аналитика: автоматизация процедур на базе workflow предоставляет в его распоряжение всю необходимую статистику и информацию для анализа.

Внедрение workflow является одним из самых эффективных путей реорганизации и совершенствования бизнес-деятельности на основе применения методов информационной логистики. В настоящее время имеется положительный опыт использования технологии workflow для автоматизации в промышленной сфере. В то же время ПО класса workflow предоставляет контейнер данных и документов для каждой единицы работы и автоматически маршрутизирует движение таких контейнеров в соответствии с бизнес-правилами к пользователям или “ролям”, указанным в определении процесса Обзор workflow //http://www.kit.ru/website /DWC_lotus.Nsf . Особенно это хорошо отражает технологию обработки исходной информации при создании информационных продуктов.

Менеджмент потоков работ начинается с построения модели бизнес-процесса. Наиболее часто используется семейство методологий IDEF Марка Д. А., МакГоуэн К. "SADT - методология структурного анализа и проектирования". М.: Метатехнология, 1993 с графической нотацией, визуально определяющая взаимодействие участников бизнес-процесса с информационными ресурсами. Системы менеджмента потоков работ во многих случаях включают в себя визуальные средства построения моделей процессов. При этом стандартов на внутреннюю нотацию workflow -системы не существует -- основными примитивами служат обычно некий «блок» как выполнение какой-либо функции исполнителем, и линия со стрелкой как условие перехода от одного блока к другому. Аналитик, работая в workflow -системе, аналогичным образом моделирует бизнес-процесс.

Примером workflow -системы является комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-Workflow , которая предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур делопроизводства. Использование системы обеспечивает организации в целом достижение нового качество в решении таких вопросов как:

создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений с единым хранилищем документов и его оптимальной систематизацией;

формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки;

улучшение контроля над выполнением процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота;

повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования;

независимости работы над документами от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных действий;

возможность адаптации учетных и аналитических систем в организации к процессам движения документов по их технологическим маршрутам;

возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

Автоматизация логистики наиболее важна для компании, когда сферой деятельности является розничная торговля. Большое количество распределенных торговых точек и многочисленной номенклатуры делает проблемы автоматизации логистических процессов наиболее важными.

Можно выделить пять направлений логистики: закупочная, транспортная, складская, производственная, распределительная и исходя из этого можно определить процессы, которые нужно и можно автоматизировать в данных областях.

Рассмотрим подробнее автоматизацию в каждом из направлений.

Закупочная логистика

Эффективное сотрудничество с поставщиками — одна из важных составляющих получения конкурентных преимуществ. Возможность автоматизированной системы учитывать режим и ассортимент работы каждого поставщика позволяет избежать многих проблем с поставками и временным отсутствием товаров на прилавках.

Централизованное управление закупками — самая важная часть автоматизации закупочной логистики. Зачастую закупки в торговых сетях осуществляются децентрализовано, т.е. каждый менеджер по закупкам сам заказывает товар, определяя условия сделки, а руководство видит только уже совершенные закупки.

1.Поставщик присылает в главный офис розничной сети предложение о сотрудничестве. Предлагаемый поставщиком ассортимент, цены и условия поставки в обязательном порядке рассматриваются обычно категорийным менеджером либо ассортиментным советом или коммерческим директором.

2.При принятии положительного решения данные о поставщике и его ассортименте заносятся в информационную систему предприятия, которая также позволяет зафиксировать различные условия работы с поставщиком: ассортимент, цены, скидки, способ поставки, отсрочки платежей, товарные кредиты.

Информационная система по каждой товарной позиции позволяет определить основного и альтернативных поставщиков. При формировании заказа поставщику система автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику (через систему электронного документооборота EDI) и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.

3.После того как поставщик занесен в систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап. Поскольку оплата товара в основном происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике зачастую возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если данное отклонение не отследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара.

Функция управления взаиморасчетами с поставщиками , требующая предельной четкости и внимания. Зачастую дела обстоят следующим образом. Менеджер по закупкам договаривается с поставщиком о скидках на товар и выгодном графике оплаты. Оплата товара непосредственно сотрудниками финансовой или бухгалтерской службы производится на основании документов, приходящих в огромных количествах,копоздать. Работая с огромным количеством документов, финансист или бухгалтер просто не в состоянии отследить все условия и графики оплаты и, если платеж просрочен, поставщик может приостановить поставку. Такая ситуация ведет к ухудшению отношений с поставщиком и сводит на нет все достигнутые с ним договоренности.

При использовании информационной системы дела обстоят иначе. Менеджеры по закупкам настраивают в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.

Распределительная логистика

Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.

Для розничной торговли проблема ценообразования является одной из самых сложных, в связи с чем система автоматизации должна предоставлять возможность гибкой настройки различных ценовых форматов. Одна из передовых систем автоматизации торговли — Axapta Retail, созданная на основе стандартной функциональности ERP-системы Microsoft Business Solutions Axapta поддерживает три схемы ценообразования, перечисленные ниже.

1. В случае, когда все магазины торговой сети имеют централизованную систему ценообразования, малейшее изменение цены на любую из миллиона ассортиментных позиций оперативно доводится до каждого магазина. При этом данная информация отражается в финансовых планах, как отдельного торгового комплекса, так и всей сети в целом.

2. В том случае, когда ценообразование производится каждым магазином в отдельности, информация о ценах на каждую ассортиментную позицию, а также о любых ценовых изменениях поступает в центральный офис и становится основой для принятия управленческих решений.

3. Торговая сеть может включать как магазины, имеющие единую систему ценообразования, так и торговые комплексы, устанавливающие собственные цены на некоторые или все ассортиментные позиции. В этом случае Axapta Retail позволит оперативно учитывать все ценовые изменения на любом уровне — от центрального офиса до магазина — и принимать соответствующие управленческие решения.

Складская логистика

Автоматизация складской логистики выполняет такие функции, как контроль хранения и физического перемещения товаров по складу, оптимизация используемого пространства склада и потока товаров, предотвращение кражи товаров, повышение точности в идентификации товара, использование штрихкодирования и терминалов сбора данных, проведение инвентаризации.

Повышение эффективности использования складских площадей — одна из важнейших проблем складской логистики. От ее разрешения зависит прибыль розничного предприятия. Увеличение числа единиц хранения и сокращение жизненного цикла продуктов требует постоянного перемещения товаров по складу.

Специальные решения для автоматизации управления ячеистыми складами позволяют учитывать сезонность, историю и показатели оборачиваемости продукта. На основании этих показателей система выдает рекомендации по месту для хранения данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения товара, сформировать график его перемещения по стеллажам и контролировать его исполнение в режиме реального времени.

Проведение инвентаризации — одна из самых трудоемких и долгих по исполнению функций складской логистики. Автоматизация этой функции помогает снизить риск хищений и недостач. Использование в ходе инвентаризации терминалов сбора данных и их последующий автоматизированный перенос в систему помогают избежать многократного ввода данных и, как следствие, появления недостоверной информации. Важным достоинством автоматизации является и то, что на период инвентаризации магазин не придется закрывать на учет.

Производственная логистика

К производственной логистике в розничной торговле можно отнести кулинарию, пекарню, разделку мяса, сборку готового изделия. Несмотря на то, что производство в ритейле зачастую является сопутствующим видом деятельности, оно может расширить резервы рентабельности.

Транспортная логистика

Система управления транспортом помогает ритейлерам оптимизировать поставки товара и является дополнительным методом сокращения издержек. Однако для эффективного использования существующих сегодня на рынке решений по автоматизации транспортной логистики важным фактором являются взаимоотношения ритейлера с поставщиком.

Одним из вариантов использования автоматизации транспортной логистики является метод динамической маршрутизации (применяется в системе управления цепочками поставок компании Manhattan Associates).

Поставщик сообщает ритейлеру о готовности товара, а ритейлер при помощи автоматизированной системы управления транспортировками выбирает наиболее короткий и наименее затратный способ доставки и сообщает о нем поставщику. Обычно наименее затратный способ подразумевает несколько остановок, в ходе которых машина заполняется мелкими партиями товаров. Другой способ — отправлять полностью загруженные машины, которые доставляют товар в РЦ. В нем груз разбивается на мелкие партии и доставляется либо к ритейлеру, либо напрямую к клиенту.

www.сайт

Особое значение правильно работающей логистики в период кризиса

Одной из наиболее динамично развивающихся областей в части использования информационных технологий является логистика. По сути, логистический подход к процессам означает стремление к перемещению товарно-материальных ценностей в максимально возможном объеме за минимальное время с учетом различных налагаемых ограничений. Такому подходу не всегда уделяется должное внимание в экономике, перенасыщенной деньгами и долгосрочными проектами, которые, как правило, способствуют завышенному спросу и несколько расслабляют предприятия. Растет численность персонала, его зарплаты, при этом качество перемещения товаров по цепи формирования добавленной стоимости оставляет желать лучшего. И только наиболее продвинутые предприятия – лидеры отрасли, которые проживают каждый рабочий день как последний, способны в "мирное время" подготовиться к возможным неприятностям. Именно в таких предприятиях работают правильные люди, которые формируют и контролируют правильные логистические процессы.

Рис. 1. Бизнес-процессы склада

Чем меньше внимания логистике, тем выше потери предприятия в период кризиса

В период кризиса обостряется борьба за каждого клиента. На перегретом кредитами рынке клиенты могли выстраиваться в очередь к поставщикам. Теперь же, когда практически каждое предприятие тщательнейшим образом анализирует, за что стоит платить, а за что нет, внимательность к деталям и качество обслуживания превращаются из маркетинговых лозунгов в повседневные реалии.

Кладовщик неоправданно долго искал товар на складе? Завтра этот товар тому же клиенту отгрузит другой поставщик. Все же нашел товар, но ошибочно отгрузил похожий? В лучшем случае в тот же день этот товар могут вежливо попросить забрать и больше никогда не привозить.

Если посчитать совокупную годовую недополученную прибыль от ушедших навсегда клиентов и, как следствие, практически невозобновляемую потерю доли на рынке, ситуация очень быстро перестает быть для предприятия оптимистичной.

Автоматизация логистики склада – путь к сокращению потерь предприятия

Пока потери предприятия не превысят все мыслимые пределы, решение логистических проблем с использованием современных систем автоматизации, как правило, может откладываться "на потом" в силу объективного приоритета маркетинга и продаж, находящихся на передних рубежах бизнеса. Следует отметить, что своевременное наведение порядка в соответствующих тыловых подразделениях является столь же важной управленческой и учетной задачей, особенно в кризисный период В первую очередь имеет смысл организовать на складе, по меньшей мере, адресное пространство, повысив тем самым точность учета. Штрафные санкции крупных торговых сетей за ошибочно доставленный товар – не лучший способ поддержания морального духа персонала предприятия, особенно в период участившихся неплатежей. Именно в это непростое время имеет смысл задействовать информационную систему, позволяющую обеспечить автоматический отбор товара с мест хранения на складе. Именно этот процесс занимает до 60% общего времени выполнения всех складских операций.

Рис. 2. Организация адресного хранения на складе

Автоматизация транспортной логистики – помощь в ликвидации проблемных участков грузоперевозок

Простой собственного и клиентского транспорта на примыкающей к складу территории – еще одна возможность навсегда потерять клиентов. Разве может быть избыточным для предприятия единое информационное пространство, позволяющее менеджерам, логистам и диспетчерам учитывать и оптимально управлять доставкой товара производственных, торговых и экспедиторских предприятий? Вместо того чтобы путаться со сложноподчиненными электронными таблицами, с внедрением автоматизированной системы управления перевозками можно будет в любой момент времени "по щелчку" получить текущую картину выполнения заказа клиентам. И это не говоря уже о планировании перевозок и развернутой аналитике, свойственной системам подобного уровня. Выявление отклонений от установленных нормативов поможет ликвидировать проблемные участки грузоперевозок.

Рис. 3. Функциональные возможности автоматизированной системы управления транспортом "1С-Логистика:Управление транспортом".

Согласно докладу министра транспорта и связи И.Е.Левитина себестоимость автомобильных перевозок в России в полтора раза выше, чем в развитых зарубежных странах. Размер транспортной составляющей в конечной себестоимости продукции – достигает пятнадцати – двадцати процентов (15-20%) против семи-восьми процентов (7-8%) в странах с развитой экономикой. В большинстве случаев уменьшение издержек на транспортировку в результате оптимизации и автоматизации процессов могут составлять миллионы рублей в год.

Одной из ключевых проблем, возникающих в процессе перевозок грузов, является неэффективное использование моделей и типов транспортных средств по причине отсутствия алгоритмов их подбора с учетом максимального использования грузоподъемных характеристик. Безусловная выгода от внедрения системы автоматизации перевозок - контроль коэффициента загрузки транспорта при выполнении комплектации рейсов.

Еще один рычаг для понижения затрат на транспорт – отслеживание количественных и технологических коэффициентов эффективности выполнения перевозок (KPI). Автоматизированная система рассчитывает каждый из них и предоставляет всю необходимую информацию ответственным сотрудникам для принятия взвешенных и своевременных управленческих решений.

Для понижения затрат на транспортировку и ускорения выполнения операций используется также зонирование адресов доставки и дополнительная фильтрация заданий на перевозку по зонам доставки при комплектации рейсов. Это позволяет избежать неоправданно завышенного пробега транспортных средств по причине отсутствия алгоритмов оптимальной маршрутизации. В итоге – значительная экономия ГСМ, что в период кризиса совсем не повредит.

Внедрили автоматизированную систему управления складом – сократили расходы на персонал

Когда на рынке в целом становится меньше денег, их тут же начинают усердно считать на каждом предприятии – практически на всех участках работы начинается борьба за минимизацию издержек. На российских складских комплексах фонд заработной платы может достигать 30% - 60% (или даже больше) от общих издержек на эксплуатацию склада. Но как только на объекте начинает работать автоматизированная система управления складом, от 30% до 50% складского персонала становятся избыточными (данные по итогам проектов AXELOT). Это персонал можно смело переориентировать на другие вакантные участки работ, соответствующие по требованиям к квалификации. Зато оставшимся кладовщикам не придется лихорадочно носиться по складу в поисках куда-то запропастившегося товара. Экономию от высвобождения складского персонала за год несложно подсчитать, и она в очень многих случаях превышает совокупную стоимость проекта автоматизации складской логистики, включая стоимость услуг, программного обеспечения и необходимого радиооборудования для поддержки технологии штрихкодирования.

Рис. 4. Выдержка из примера расчета окупаемости проекта автоматизации склада на базе "1С-Логистика:Управление складом"

Автоматизированная система управления позволяет увеличить скорость работы склада и оптимизировать площадь хранения

Еще большую ценность в период кризиса приобретает время – один из ключевых логистических параметров. Если склад недостаточно быстро отгружает из-за плохой логистики, это приводит к неудовлетворенному спросу. То, что вчера клиент предприятия был готов купить немедленно, сегодня может превратиться в залежалый товар на достаточно долгий период. И за этот товар нужно будет заплатить поставщику, увеличив тем самым без особой надобности товарный запас. В итоге вместо увеличения оборота и прибыли – замораживание складских запасов и рост затрат. Эти индивидуальные для каждого предприятия издержки также можно посчитать за период и рано или поздно прийти к выводу, что правильней было изначально не доводить до потерь. Эксплуатация любого складского комплекса стоит денег. Эти затраты несложно пересчитать на единицу площади и в единицу времени, то есть во сколько обходится предприятию час работы склада или хранение товара на площади 1 кв. м. Из приведенного выше примера следует, что операция автоматизированного размещения товара, высвобождающая 500 из 4000 кв. м склада, приводит к экономии около 2 миллионов рублей в год. Это немалые деньги даже в некризисные времена.

Рис. 5. Автоматизированный отбор товаров в системе "1С-Логистика:Управление складом 3.0"

Дополнительный доход предприятия от предоставления услуг ответственного хранения – еще один результат автоматизации склада

В очень многих случаях складские площади используются недостаточно эффективно. Но даже если это не так, в кризисные периоды ощутимо падает спрос на те или иные товарные группы. При этом дефицит складских площадей в крупных городах по-прежнему сохраняется. Как только система автоматизации склада "выжмет" из мест хранения по максимуму, тут же возникает возможность диверсифицировать бизнес использовать высвободившийся объем склада для оказания услуг ответственного хранения (куда интересней финансово, чем обычная аренда) другим предприятиям. Задействуется тот же персонал на той же территории, а вместо затрат – доход. В этом случае основные функции системы автоматизации склада дополняются так называемым биллингом для расчета оказанных услуг. Это означает, что практически каждая складская операция может быть системно тарифицирована, и это предоставляет возможность прозрачно и обоснованно оказывать на коммерческой основе услуги поклажедателям.

Рис. 6. Одна из форм отчета склада ответственного хранения, создающаяся в "1С-Логистика:Управление складом"

Решения по автоматизации логистики: "1С-Логистика:Управление складом" и "1С-Логистика:Управление перевозками"

Хотелось бы обратить внимание на отличительные особенности совместных решений фирмы "1С" и компании AXELOT "1С-Логистика:Управление складом" и "1С-Логистика:Управление перевозками" . Работа на массовом рынке изначально предполагает максимально возможную доступность для потребителя и отчуждаемость программного продукта и сопутствующих внедрению услуг. Большая часть кода этих программных продуктов, относящегося к логике складских процессов, открыта для модификации. На практике это означает, что в подавляющем большинстве случаев предприятия могут внедрить приобретенное программное собственными силами. Для этого требуются по меньшей мере один толковый логист и один грамотный специалист в области автоматизации на технологической платформе

Автоматизация процессов в логистическом бизнесе

Введение

Мода на автоматизацию бизнес-процессов в условиях кризиса куда-то испарилась. Вместе с деньгами на развитие. Наверно, это следствие сложившегося мнения что средства, вложенные в автоматизацию, сродни колесу фортуны, могут принести большие прибыли, а могут и не принести. Известны даже случаи разорения ряда компаний, начавших процессы внедрения дорогостоящих информационных систем (ИС), у которых просто в процессе закончились деньги. В среде системных интеграторов даже ходили шутки, что лучший способ разорения конкурента это «засланный казачок» активно лоббирующий внедрение сложной ИС.

В последнее время предложений на рынке так много, что трудно разобраться во всем многообразии названий, типов, видов и подвидов ИС. Попробуем внести ясность: ИС глобально можно разделить на 3 типа: ИС созданные на заказ, готовые ИС, адаптированные под конкретный бизнес и коробочные ИС. ИС разрабатываемые на заказ обычно собираются на базе готовых платформ, а не пишутся с нуля. Такой подход наиболее затратен, но считается что система будет в точности соответствовать именно Вашим задачам. В реальности задачи компании трансформируются в процессе внедрения, а много становится понятно уже после него. Поэтому заказные ИС либо «подсаживают» на иглу системного интегратора (компания которая выполняет внедрение системы) либо заставляет создавать отдел который будет заниматься только системой. Обычно по такому пути идет крупный бизнес, который может позволить себе время в 2-3 года на внедрение и широкие бюджетные возможности.

Адаптированные ИС базируются на готовых ИС и включают в себя адаптацию, внедрение и настройку системы. Готовое отлаженное ядро позволяет быстрее внедрить систему, но некоторые пожелания компании просто не могут быть учтены из-за технических ограничений исходной системы. С «коробками» все более менее прозрачно: покупаете готовый продукт, которые предварительно протестировали и подстраиваетесь под разработанные ранее стандарты.

Немного о типах ИС

CRM – системы управления взаимоотношениями с Клиентами. Основные направления: учет истории работы по каждому Клиенту в одном месте. Разграничение доступа к БД Клиентов менеджеров, формирование типовых документов передаваемых Клиентам по шаблону. Цели таких систем: повышение качества и скорости обслуживание Клиентов; Увеличение уровня безопасности бизнеса; Повышение прозрачности работы каждого сотрудника отдела продаж; Автоматизация создания отчетов по продажам.

СЭД – системы электронного документооборота. Основные направления: автоматическая регистрация входящих документов в дела и регистрационные карточки; систематизация документов в компании; ведение истории изменения и согласования документов; контроль поручений по документам. Цели: повышение безопасности документооборота, повышение скорости прохождения согласований документов; ускорение поиска документов в том числе и архивных; контроль исполнения документов.

СУП – системы управления проектами.

Биллинг – системы позволяющие Клиентам компании управлять своим счетом самостоятельно: пополнять баланс, заказывать услуги в автоматическом режиме, выписывать себе счета и получать первичные документы по оказанным услугам.

Самое интересное, что это в общем-то правильное разделение систем по типам сегодня уже практически не имеет смысла. Границы функциональности систем стираются с поразительной скоростью. Поэтому подбор системы лучше начинать с определения приоритетов: какой участок бизнес-процессов наиболее важен и выбирать системы изначально реализующую именно это направление. Остальные ее функции будут отличным дополнение к решению основной задачи.

ИС в логистике

Логистический бизнес по-сути ничем не отличается от любого другого бизнеса. Основные бизнес-процессы: Управление проектами перевозки грузов; Учет документооборота до, в процессе и после оказания услуг; Регистрация общения с клиентами, контрагентами; Поэтому, если принимать решение об автоматизации бизнеса и внедрении ИС, возникает несколько вариантов.

Можно идти по бюджетному пути – автоматизировать стандартизированные участки бизнеса: например только CRM или документооборот. Это довольно быстро даст положительный эффект. Однако обычно хотят автоматизировать именно процесс управления проектом транспортировки, так как это и есть зарабатывающее звено компании. И данный процесс комплексный и довольно уникальный. Основная сложность – то что нельзя прописать 2-3 стандартных алгоритма управлении процессом транспортировки груза. Каждый Клиент – это уникальный процесс, который к тому же может со временем меняться. Поэтому не получается использовать стандартные системы управления проектами либо их использование оказывается неэффективным. Именно поэтому решения с диаграммами Ганта и прочими «фишками» MS Project практически не используются в логистике и других специфических видах бизнеса, где управление проектами предполагает индивидуальную структуру подхода. Хочу отметить, что готовые системы автоматизации логистики в плане управления проектами транспортировки грузов весьма слабо интегрируются с документооборотом, биллингом и системами CRM. Попытки использовать несколько систем без интеграции превращаются в пытку сотрудников, которые по три раза выполняют одни и те же действия в трех системах. Например: груз пришел на таможню. Менеджер получает об этом уведомление, открывает систему управления проектами, изменяет статус проекта доставки. После этого открывает CRM систему, меняет статус доставки там, чтобы система отправила уведомление Клиенту. А потом заходит в систему документооборота, находит там Клиента и прикрепленные к нему документы сертификатов на груз и отправляет их водителю. Не очень удобно, хотя и жизнеспособно. Большинство компании вообще до сих пор все делают вручную, с использованием Excel.

Опыт автоматизации

Риссофт имеет опыт комплексной автоматизации логистического бизнеса. Изначально система разрабатывалась для управления проектами, потом был создан модуль биллинга, затем подтянулись документооборот и CRM. И это все в привязке конкретно к специфике логистики. Разработанная уникальная система охватывает практически все стандартные бизнес-процессы: позволяет конструировать уникальные проекты, заказы с помощью шаблонов. Это достигается благодаря встроенному конструктору заказов, с помощью которого любой пользователь сможет создать свою модель прохождения транспортного заказа. Излишне говорить, насколько удобно использование встроенных в систему уведомлений по стадиям заказов. Доступ в систему управления заказами возможен и для Клиентов, которые просто указав уникальный код своего заказа получают доступ к «трекингу» ля контроля местонахождения заказа и просмотра истории его транспортировки. Достаточно большое количество документации (накладные, сертификаты и проч.) прикрепляется к заказу, а заказы связаны с Клиентом. Это обеспечивает логичное хранение данных и быстрый поиск любых «бумажек». Согласование документов в процессе прохождения заказа реализовано непосредственно в карточке заказа, что делает возможным фиксацию и просмотр истории переписки между менеджерами, клиентами и контрагентами (которые тоже имеют свой, ограниченный доступ) не открывая миллион окон. Вообще, для Клиента главное – это «Чтобы работать было удобно и просто». Таких принципов мы и стараемся придерживаться при разработке заказных систем.

Логистика – это одно из направлений развития информационных технологий, в последнее время получившее наиболее динамичное развитие. Подойти к процессу с точки зрения логистики означает добиться перемещения максимального количество товарных ценностей за минимальное время с учетом различных ограничивающих параметров. Этот подход экономика не всегда использует, поскольку предприятия расслабляются долгосрочными проектами. Численность персонала растет, зарплаты тоже, а продвижение товара по пути увеличения добавленной стоимости происходит не лучшим образом. Но лидируют в отраслях самые продвинутые предприятия, для которых каждый рабочий день проживается, как последний, и которые даже в «мирное время» способны подготовиться к возможным неприятностям в период кризиса.

Чем меньшее внимание уделяется логистике, тем больше потерь предприятие понесет во время кризиса. Время, когда клиенты стоят в очереди, прошло, кризис обостряет борьбу за каждого клиента. Любое предприятие анализирует, за что платить стоит, а за что – нет, внимательно присматривается к деталям обслуживания и маркетинговые лозунги постепенно превращаются в реальности сегодняшнего дня. Если кладовщик долго искал товар на складе, завтра на его месте будет уже работать другой человек, а если он ошибочно выдал не тот товар, то клиента вы потеряли: в лучшем случае вежливо попросят забрать и больше не привозить. Ушедшие навсегда клиенты – это невозобновляемая доля потерь на рынке, быстро приобретающая катастрофичные для предприятия последствия.

Автоматизация логистики – путь к снижению потерь

Чаще всего только тогда, когда потери предприятия начинают превышать все возможные пределы и штрафы за ошибочно доставленный товар начинают больно бить по бюджету, предприятие начинает задумываться о том, что на собственном складе пора, наконец, навести порядок. А ведь существуют автоматизированные системы, отбирающие товар с мест хранения, что экономит до 60% времени проведения всех операций на складе. Немалую помощь может оказать и автоматизация транспортной логистики. Например, если на прилегающей к складу территории постоянно простаивает не только свой транспорт, но и машины клиентов, это становится еще одним способом этих клиентов лишиться. Но ведь уже разработаны системы, позволяющие менеджерам и диспетчерам оптимально управлять процессом доставки товара, не путаясь в составлении сложных таблиц, а одним нажатием кнопки получая реальную картину выполнения любого заказа для любого клиента. И если обнаруживаются отклонения от намеченных нормативов, появляется возможность устранить на этапе грузоперевозок проблемные участки.

Общие цифры, отражающие систему автомобильных перевозок в России, не утешительны. Их себестоимость в полтора раза выше, чем в странах Запада, а в составе конечной себестоимости продукта стоимость транспортировки достигает 15-20%, в сравнении с 7-8 процентами в Западной Европе. Оптимизация и автоматизация транспортных процессов может привести к многомиллионной экономии расходов.

Казалось бы, несложно подобрать автотранспортное средство в соответствии с перевозимым объемом товаров, но на практике это не делается, в результате чего транспорт используется неэффективно, перемещаясь с неполной загрузкой. Автоматическая система управления перевозками позволит добиться рациональной комплектации перед каждым рейсом.

Использование и анализ базы данных адресов доставки и учет ее при комплектации рейсов сокращает неоправданный пробег транспорта, вырабатываются оптимальные маршруты и экономится топливо, что совершенно не лишнее в кризисный период.

Как сэкономить на работе склада

Когда кризисные условия заставляют предприятие внимательно проверять собственные расходы, часто обнаруживается, что склады требуют довольно больших расходов. Так, фонд заработной платы доходит да 60% всех издержек эксплуатации склада, а внедрение

Автоматизированной управляющей системы позволяет высвободить до половины состава сотрудников и использовать их на других участках работ. А оставшимся кладовщикам не придется бегать по складу в поисках товара. За год экономия на заработной плате намного превысит расходы по внедрению автоматизированной логистики.

Автоматизация складской логистики позволяет сократить время отгрузки товара. Клиенты часто спешат, товар им нужен немедленно, а складская задержка приведет к отказу покупателя, и товар превратится в складской запас, замороженный и выпавший из оборота. Эти потери можно посчитать и понять, что лучше было бы до них не доводить.

Еще один путь сокращения складских расходов при внедрении автоматической системы учета: появляются свободные складские площади, которые можно предоставлять под ответственное хранение товаров других предприятий. При этом площадь склада – та же, персонал – тот же, а вместо затрат склад начинает давать доход.

Важно и то, что внедрение автоматической логистической системы не требует больших затрат. Программное обеспечение недорого и внедрить его вполне возможно силами самого предприятия. Потребуется только один грамотный логист и специалист по автоматизации.