Образец составления графика отпусков с остатком. Составление графика отпусков: требования закона, правила и практические советы. По какой форме составлять график отпусков

Трудящиеся граждане имеют право на предоставление оплачиваемого отпуска, что предусмотрено действующим законодательством, а именно статьёй 115 ТК РФ. Отпуск предоставляется на срок не менее 4-х недель, а очерёдность ухода сотрудников определяется в соответствии с предварительно составленным графиком.

Документ создаётся для динамичной работы коллектива на протяжении всего года, а также является источником информирования сотрудников, так как позволяет узнать о точной дате отпуска.

Применение в делопроизводстве

График – это нормативный документ, который утверждается главой организации. Наличие документа является обязательным , так как о нём говорится в статье 123 ТК РФ. Оформление осуществляется с использованием типовых унифицированных бланков Т-7. Ликвидировать имеющиеся в шаблоне графы и строки запрещено, однако их можно в случае надобности дополнить.

Составлением нормативного документа занимается лично руководитель или начальник кадрового отдела. Начальник отдела кадров утверждает график своей подписью, также его подписывают главы структурных подразделений. Глава организации заверяет составленный акт, согласовывая указанные в нём сроки с представительным органом сотрудников предприятия.

Внимание! Издание специального приказа об утверждении не предусмотрено.

Утверждение документа осуществляется минимум за 2 недели до наступления того календарного года, в котором будут предоставлены отпуска. Руководство должно проинформировать сотрудников о намерении предоставить отпуск минимум за 14 дней до запланированной даты.

Разрешено вносить изменения в график в случае переноса отпуска, что делается на основании статьи 124 ТК РФ. Основанием переноса может служить заявление работника, являющееся поводом для издания соответствующего приказа по организации.

Условия занесения информации в графы

Необходимые данные вносятся в бланк Т-7, форма которого утверждается Госкомстатом России. Предусмотрен учёт следующих типов отпусков:

ежегодный;
дополнительный оплачиваемый (ежегодный);
неиспользованный.

Работа по заполнению графика начинается с внесения кадровым работником информации в первые 6 граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании;
графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается;
графы 7-9 – кадровик заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7;
графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Необходимо учитывать, что в организации могут быть сотрудники, имеющие право уходить в отпуск в то время, когда они сочтут нужным. Начальная дата для них проставляется в графе 6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

герои России – закон № 4301-1;
почётные доноры России – закон № 5142-1;
работники младше 18-ти лет – статья 267 ТК РФ;
мужчины в период беременности супруги – статья 123 ТК РФ;
совместители – статья 286 ТК РФ;
супруги военнослужащих могут требовать отпуск в тот же период, что и их мужья – закон № 76 ФЗ.

Руководитель имеет право внести в бланк графу 11, в которой каждый из работников будет расписываться, подтверждая тот факт, что ему известна дата начала отпуска. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Общая структура нормативного документа выглядит следующим образом:

структурное подразделение;
специальность, должность;
табельный номер;
число календарных дней;
запланированная дата ухода в отпуск;
фактическая дата ухода в отпуск;
основание для переноса, документ;
дата предполагаемого ухода при переносе;
примечание.

О том, как правильно составить данный график — на следующем видео:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Схема заполнения

Разработка осуществляется по одному из 2-х подходов:

Реальный подход преимущественно используется на крупных предприятиях, численность сотрудников на которых превышает 1000 человек. Идея заключается в утверждении документа, исключающего возможность отказа работника от отпуска.
Формальный подход , заключается в составлении нормативного документа, предъявляемого исключительно проверяющим органам. Такая схема актуальна для компаний, имеющих небольшой штат сотрудников. Организациям, в которых отпуск предоставляют по требованию, предварительно сформированный график неудобен. Такой документ в случае проверки оперативно приводится в соответствие с реальным положением дел.

Категории работников, имеющих право на пролонгацию отпуска

Начиная заполнение графика, следует учитывать продолжительность отпуска. Большая часть работников имеет право отдыхать в течение 28 дней, однако существует ряд исключений, которые должно знать лицо, заполняющее форму:

сотрудники с ненормированным рабочим днём – если это указано в трудовом договоре, то в соответствии со статьёй 119 ТК РФ, работодатель обязан увеличить продолжительность отпуска минимум на 3 дня. Точное количество дней указывается в договоре, локальных нормативных документах компании;
несовершеннолетние могут брать отпуск продолжительностью 31 день – основанием является статья 267 ТК РФ;
работники, выполняющие обязанности в условиях опасного, вредного производства, имеют право на дополнительный отпуск – статья 117 ТК РФ.

Необходимо учесть, что сотрудники, работающие на основании гражданско-правового соглашения, не включаются в форму Т-7, так как не попадают под действие трудового права, что указано в статье 11 ТК РФ.

Схемы включения в график разных категорий сотрудников

Существует разница в правилах заполнения формы и предоставлении отпуска для сотрудников, работающих первый год, и остальных членов коллектива. Отпуск за первый год может быть предоставлен только по согласованию с администрацией организации. Используется следующая схема работы:

подача сотрудником заявления;
приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6;
приказ о внесении изменений в форму Т-7;
записка расчёт – форма Т-60;
заполнение личной карты (Т-2), лицевого счёта (Т-54);
фактическое внесение изменений в график Т-7.

Прочие сотрудники, давно работающие в организации, заблаговременно пишут заявление о планировании отпуска, дата которого сразу отражается в проекте графика Т-7.

Необходимо учесть, что в график вписываются только календарные дни, то есть праздники и выходные не учитываются . Кадровик должен детально изучить период, в который работник планирует находиться в отпуске, и вычесть из общего количества фактических дней в месяце выходные и праздники. Указанные дни добавляются из следующего месяца, при этом учитывают только календарные даты (без суббот, воскресений, праздников).

Правила заполнения

После соблюдения всех формальностей можно приступать непосредственно к заполнению формы, составляемой в алфавитном порядке или по подчинённости кадрового состава. После заполнения персональной информации (должность, специальность, личные данные, табельный номер), вносят сведения о количестве дней, суммируя оплачиваемый, дополнительный и неизрасходованный период отпуска за прошлые годы.

Суммируя дни, необходимо учесть, что период отпуска, неизрасходованный за предыдущее время, можно использовать только в течение следующих 12-ти месяцев.

Когда утверждается табличная часть графика, надо заполнить графы 1-6, указав помимо персональной информации количество отпускных дней и конкретную дату, выбранную сотрудником и согласованную администрацией. Заполнение граф 7-10 осуществляется в процессе израсходования работниками отпуска. Графа 7 будет заполнена в самом конце, в ней после окончания отпуска указывается его фактическая дата.

Внесение информации в графы 8-9 осуществляется в случае принятия решения о переносе отпуска, в них отмечается новая дата, а также указывается документ, являющийся основанием для внесения изменений. Если работник перенёс отпуск на другой календарный год или отказался от него, то эти сведения указываются в графе 10. Также в примечаниях отмечают, в связи с чем сотруднику предоставлен отпуск, продолжительностью больше или меньше 28 дней.

Кадровые работники, заполняя форму, должны учитывать интересы организации, в которой они работают. Важно составить график с учётом оплаты отпускного дня. Указанный показатель разнится в зависимости от количества рабочих дней в месяце.

Работая над составлением нормативного документа, необходимо детально изучить личное дело сотрудников, что позволит учесть все льготы, на которые они имеют право при предоставлении оплачиваемого отпуска. Необходимо своевременно начинать работу над заполнением формы, чтобы заранее предупредить работников. Важно понимать, что даже после окончательного утверждения графика он будет регулярно изменяться, так как некоторые члены коллектива могут по объективным причинам изменить свои планы. Корректировки вносятся только с согласования всех сторон и утверждаются дополнительным приказом, подписываемым руководителем организации.

Руководители и кадровики в некоторых компаниях до сих пор не считают нужным составлять графики отпусков либо относятся к процессу формально. Но по этому вопросу существуют жёсткие требования законодательства, есть потребность в графике у сотрудников отдела кадров, да и управление персоналом с этим распоряжением становится проще. Разберёмся, как грамотно, учитывая все нюансы, составить график очерёдности выхода в отпуск трудящихся, как скорректировать его, внести дополнения.

Обязательно ли делать график отпусков

Обратимся за решением вопроса к определённым разделам трудового права. Так, статья 122 ТК РФ регламентирует, что трудящийся обязан ежегодно отдыхать в течение двадцати восьми дней за каждый отработанный на предприятии год (с момента его трудоустройства). Единственное, что может ограничить человека в этом праве - это работа в компании менее шести месяцев.

Следующая статья кодекса напрямую связана с подготовкой и утверждением графика по отпускным периодам для всех сотрудников компании. Статья 123 ТК РФ указывает, что все служащие должны уходить в отпуска строго по определённой очерёдности, которая как раз и устанавливается в соответствующем документе.

График отпусков - распоряжение, обязательное для исполнения как нанимателем, так и сотрудником. Вышеуказанная статья строго регулирует срок, в который распоряжение утверждается руководством организации - за 2 рабочих недели до окончания года. Соответственно, график на 2019 год должен быть подготовлен и ратифицирован до 17 декабря 2018 года. Свёрстано это распоряжение должно быть в начале декабря.

Нужно принимать во внимание ещё один момент: если в компании работает профсоюзная организация, то график по отпускам должен быть утверждён с учётом её мнения. Отметим, что скоординированный и утверждённый документ, где для каждого трудящегося организации определены конкретные даты отпуска, должен быть у каждого работодателя. Этот закон един для всех.

Исключение предоставлено микропредприятиям, которые с 2017 года имеют право не использовать в работе график отпусков. Стоит напомнить, что к микробизнесу по классификации причисляются частные предприятия, причём штат ИП не должен превышать 15 человек.

Уход в отпуск по графику выгоден и сотруднику, и работодателю

Для чего нужен график отпусков

Наличие графика обеспечит компании ряд весомых преимуществ, которые зключаются в:

Выполнении формальных требований контролирующих органов. Не соблюдая законодательство, работодатель рискует попасть на штрафы (30–50 тыс. руб. для юрлиц, 1–5 тыс. руб. для ИП).
Систематизации рабочего процесса на предприятии. Подготовив такой документ, компания отчасти страхует себя от несанкционированных уходов в отпуск. Так как работник не имеет права нарушать по своей воле установленную очерёдность (за несколькими исключениями по определённым категориям служащих). И сотрудник, и наниматель должны понимать, что для изменения запланированного в распоряжении отпускного периода нужны серьёзные причины. Когда же человек просто отказывается идти отдыхать по установленной очерёдности, наниматель имеет право оценить этот шаг как нарушение трудовой дисциплины со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Упрощении текущего контроля, а также планирования отпускных компенсаций работникам. Поскольку человек должен получить отпускные не позднее чем за 3 дня до выхода в отпуск (статья 136 ТК РФ), годовой график поможет сделать всё своевременно. Кроме того, организация может в спокойном режиме подготовить и уведомить сотрудника, который будет заменять отдыхающего работника.
Возможности чётко отслеживать количество отпусков и отгулянных работником дней, владеть информацией о переносах неиспользованного отпуска и т. п., а также не собирать с сотрудников заявления о предоставлении отпуска.

Отслеживая график отпусков, наниматель обязан за 14 дней до наступления отпускного периода у сотрудника в письменном виде уведомить его. Это требование регулируется частью 3 статьи 123 ТК РФ. Работник должен завизировать уведомление, даже если он не хочет идти отдыхать в срок, установленный в графике. Законодательство позволяет перенести отпуск только при условии согласия обеих сторон трудовых отношений. Когда кадровая служба не предупредила работника о предстоящем отпуске, он может потребовать сдвинуть отпускной период на количество дней просроченного уведомления. Это установлено в статье 124 ТК РФ. И работодатель не имеет права препятствовать этому.

После согласования графика работодатель не имеет права вносить коррективы в документ в одностороннем порядке. Это можно сделать только при согласии сотрудника. И то в случае, если прошлогодний отпуск уже был отгулян работником.

Все моменты, отражённые в графике отпусков, жёстко контролируются инспекцией, регулирующей трудовые взаимоотношения. Когда правомочность действий нанимателя в отношении соблюдения очерёдности в отпусках на предприятии вызывает подозрения, нужно ждать официальную комиссию. В первую очередь будет проверено, как ведётся график отпусков (и ведётся ли документ), существуют ли в кадровом документообороте надлежащие приказы, нарушались ли права работников по этому вопросу.

Если факты срывов графика будут подтверждены, руководство ответит по статье 5.27 КоАП РФ . И только штрафом здесь не отделаться. Регулятор, опираясь на нормы законодательства, обяжет нерадивого работодателя немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которым время отдыха должно было быть представлено по графику. Если работодатель не нарушал прав своих сотрудников, напротив, они ходят в отпуска ранее графика и все довольны, санкций не последует.

В ходе проверки, осуществляемой специалистами Трудовой инспекции, вопрос о соблюдении графика отпусков возникнет обязательно

Нюансы, которые нужно учитывать

При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).

Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, - льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения. Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:

несовершеннолетние (статья 267 ТК РФ);
беременные работницы до ухода их в декрет, а также сразу после него (статья 260 ТК РФ);
совместители - им работодатель должен дать отпуск в то время, когда они идут отдыхать с основного места работы (статья 286 ТК РФ);
работники, усыновившие малыша до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ);
мужья, у которых супруга находится в декрете (статья 123 ТК РФ);
родители, у которых несовершеннолетний ребёнок поступает в колледж или вуз, находящийся в другой местности. И отпуск при этом берётся, чтобы сопроводить абитуриента (статья 322 ТК РФ);
лица, получившие инвалидность при выполнении воинского долга, и ветераны;
жёны военнослужащих - этой категории отпуск положен одномоментно с отпуском мужей (статья 11 закона № 76-ФЗ);
почётные доноры РФ (статья 23 закона № 125-ФЗ);
чернобыльцы и лица, подвергшиеся облучению при ликвидации аналогичных катастроф.

В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.

Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:

попросить поставить визу на обратной стороне утверждённого графика;
завести отдельный регистр, в котором фиксировать процедуры ознакомления служащих с основными внутренними документами компании, куда внести и график отпусков.

Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск

Правильно составляем график отпусков

Оптимальный вариант при подготовке графика - воспользоваться унифицированной формой № Т-7 . Да, законодательство не обязывает применять этот шаблон при оформлении графика, можно разработать бланк и самостоятельно (главное, чтобы он был). Но зачем изобретать велосипед, если есть удобный универсальный документ, который используется практически всеми работодателями с момента его утверждения Госкомстатом РФ под номером 1 в январе 2004 года.

В графике отпусков должны быть отражены:

Перечень всех работников, с которыми у предприятия заключены трудовые контракты.
Количество дней отпуска по каждому сотруднику. Здесь нужно суммировать все положенные работнику виды отпусков: основной, неотгулянный за предыдущий период, дополнительный, удлинённый. А также и те, которые утверждены внутренними локальными актами или коллективным договором.
Месяц, дата начала отпуска - нормативные документы не регламентируют, чтобы в блоке была указана конкретная дата, но в этом варианте сотрудник обязан писать заявление, где будет указан точный день. Если же дата проставлена, этого делать не придётся. Если в графике кадровики используют только месяц (без даты), рекомендуется закрепить локальным документом (к примеру, «Положением об отпусках») требование к работнику предоставлять заявление в отдел кадров не позднее 14 дней до даты отпуска. В этом случае наниматель будет иметь возможность, во-первых, должным образом уведомить служащего, а во-вторых, спокойно, без авралов подготовить приказ, насчитать и выплатить положенную компенсацию.
Деление отпускного периода на части. Отказ работодателя согласовать минимально гарантированный трудовым правом непрерывный отпуск, равный четырнадцати дням, а также принуждение к делению периода отдыха на несколько частей или требования написать заявление на предоставление отпускных дней в выходные являются неправомочными. Поэтому лучше подстраховаться и, если в графике не стоит конкретное деление на несколько частей, добиться подписи сотрудника о том, что он согласен на дробление отпускного периода.

Кроме того, из общих данных в документе должны быть отмечены:

полное название организации (как в учредительных документах);
номер (первый или корректировочный);
год, на который составляется график;
блок «Утверждаю» с указанием, кто и в какую дату согласовал документ.

По горизонтали/по каждому сотруднику должны быть проставлены:

Видео: как составить график отпусков

Алгоритм утверждения графика

Издавать отдельный приказ, который утверждал бы график отпусков, не нужно. Это обусловлено тем, что виза руководителя юрлица или предпринимателя, ратифицирующая документ, проставляется непосредственно на графике.

Но в целях подготовки к разработке такого графика директор компании может:

Выпустить распоряжение, обязывающее начальников структурных подразделений подготовить и направить в отдел кадров информацию об отпусках подчинённых, чтобы оперативно подготовить сводный график отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков - необязательный документ
Согласовать подготовленный график профсоюзным органом (если он есть на предприятии).
Утвердить документ путём подписания бумаги руководителем компании.
При визировании графика должна стоять дата утверждения, и датироваться документ должен не позднее 17 декабря

После этого с графиком нужно ознакомить всех работников, причины и необходимость этого шага уже упоминались выше.

Собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков можно как на отдельном листе, так и прямо на оборотной стороне документа

Изменение в графике отпусков

В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5-7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.

Рассмотрим самые распространённые:

До начала отпуска или во время него работник берёт больничный лист. В этом случае наниматель должен перенести отпуск сотрудника на другое время. Рекомендации экспертов гласят, что нужно в обязательном порядке отразить перенос отпуска, используя документально оформленные основания, к примеру, заявление сотрудника.
Работодатель вынужден отозвать сотрудника по производственной необходимости. Здесь понадобится не только согласие человека на отрыв от отдыха, но и соответствующий приказ об отзыве. Есть категории работников, которых ни при каких обстоятельствах нельзя отозвать из отпуска, даже в случае, когда сотрудник и сам не отказывается от выхода на рабочее место. К таким категориям причисляются, например, беременные сотрудницы.
Когда человек меняет отражённый в графике полный период (28 дней) на части. Тогда нужно зафиксировать в графике данные о разделе отпуска на несколько частей. Основаниями здесь могут быть также 2 документа: заявление от сотрудника, где он просит дать ему не полный период отдыха, а также приказ о согласовании определённой части, что должно быть отражено в графике отпусков. Главное - не нарушить требования ТК РФ, регулирующие момент, что хотя бы одна часть отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней.
Вносятся корректировки в график и когда человек хочет взять отпуск в другое время (вне графика). Здесь также основанием должны быть заявление работника и приказ.
Иногда приходится заменить часть отпуска денежной компенсацией, тогда все данные в обязательном порядке отражают в графике отпусков. Для этого в примечаниях графика нужно проставить отметку о том, какая часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсирована деньгами, и дать ссылку на реквизиты приказа. Это важно, так как работодатель не имеет права компенсировать обязательные для отдыха 28 дней, часть можно взять только из дополнительного или удлинённого отпусков, и это должно быть отмечено в документе.
Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему. Следует также уточнить этот момент в графике.

Небольшой совет, который касается вновь принятых в коллектив сотрудников: если в компанию уже после согласования графика приходит несколько человек, составьте под номером 2 дополнительный график отпусков. Так будет проще контролировать новичков. Заметим, что ТК РФ не принуждает менять или корректировать уже утверждённый график, но и не запрещает дополнить документ данными об отпусках поступивших на работу людей.

Для получения наглядного представления о том, кто и когда идет отдыхать, руководители структурных подразделений компании могут использовать шаблон графика отпусков в удобном им формате

Порядок и сроки хранения графиков

Ответ на распространённый вопрос, сколько времени хранить график отпусков, довольно прост - 1 год. Так установлено в п. 693 реестра, утверждённого Приказом Минкультуры РФ №558 . То есть утверждённый в декабре 2017 года (на 2018-ый год) график отпусков хранится на предприятии до конца 2019 года. Затем он должен быть уничтожен. Причём сделать это необходимо по специальному акту по протоколу Росархива от 06.02.2002.

Видео: распространённые вопросы по графику отпусков

Не все работодатели на 100% понимают роль планирования очерёдности отпусков персонала. Но если в компании, где трудятся 2–3 человека, в течение года хоть как-то можно контролировать процесс выхода в отпуск и вести учёт по этому вопросу, обходясь без графика. То в организациях, где численность работников достигает хотя бы двадцати пяти, сделать это полноценно, не ведя систематически конкретный документ, нереально. А учитывая постоянные проверки инспекции и немалые штрафы за каждую формальность, нужно настроиться и начинать полноценно работать с графиком отпусков.

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

Фамилия, имя, отчество сотрудника;
табельный номер (если предусмотрен);
название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
должность согласно штатному расписанию;
количество дней положенного отпуска;
запланированная дата отпуска;
фактическая дата отпуска;
перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью или

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).