Четыре способа заменить отпуск деньгами. Как заменить деньгами неиспользованный отпуск. Как учесть компенсацию в расходах и нужно ли платить с нее ндфл и взносы

Валерия К. недавно устроилась кадровиком в новую компанию. Организация солидная, с законом «дружит». Но вот наступило лето, и Валерия обнаружила, что и в этой компании есть проблемы. С отпусками. У многих работников накопилось уже по два, а то и по три отпуска. Причем у некоторых ежегодный отпуск даже не 28 дней, а больше - колдоговором установлен дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы в компании. Валерия составила список работников, у кого накопился отпуск за прошлые годы, и пошла к руководству. Тем временем к директору зашел главный инженер. Валерия кратко обрисовала ситуацию и предложила предоставить всем накопившийся отпуск. Но директор просто посмеялся, а главный инженер категорически выступил против. Он и сам еще за позапрошлый год не весь отпуск использовал. А когда ему «гулять»? То оборудование новое привезут, то заказами завалят. Некогда отдыхать да прохлаждаться - две недельки провел с семьей на море, и снова за работу. Вот отпуска и копятся. Директор подумал и велел выплатить всем за них компенсацию. Валерия знает, что не все так просто, но распоряжение директора исполнять надо. Да и способ, кажется, есть...

Ситуация, когда у работников накапливаются отпуска, очень распространена. Кто-то не представляет себе жизни без любимой работы и сам категорически отказывается отдыхать. Кого-то очень ценит руководство и ни за что не соглашается подписывать заявление даже на две недели отпуска. Да и сам работник вроде бы не против «взять деньгами». Казалось бы, в чем проблема, раз обе стороны согласны? Но вот закон против, и ГИТ уж очень любит проверять именно это «направление».

Отпуск: предоставление по закону

Право на оплачиваемый ежегодный отпуск гарантировано всем работающим по трудовому договору Конституцией РФ (ст. 37 ). Вслед за ней и Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) гласит: «Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно» (ст. 122 ).

Да, закон предоставляет возможность переносить отпуск. Но только в исключительных случаях и без злоупотреблений (табл. ).

НЕЛЬЗЯ!

Переносить на следующий рабочий год ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Когда возможно перенести неиспользованный отпуск на другой срок? Приведем эти случаи в таблице.

Учтите, что непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается! И уж тем более запрещается «копить» отпуск за больший период, независимо от того, кто является инициатором такого накопления.

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков. Этот документ является обязательным не только для работодателя, но и для работника .

Перенесение отпуска на другой срок

НЕЛЬЗЯ!

Не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска является обязанностью работодателя. Закон твердо стоит на охране здоровья граждан, поэтому независимо от желания работодателя или работника ограничивает случаи, в которых отпуск допустимо переносить и уж тем более заменять его денежной компенсацией.

Заменить отпуск деньгами независимо от того, является он основным или дополнительным и за какой период накоплен, без каких-либо ограничений можно только в одном случае - при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ ) .

Если же работник не увольняется, то возможность замены его оплачиваемого отпуска денежной компенсацией очень мала. Так, по письменному заявлению работника, может быть заменена денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией отпуска:
беременным женщинам;
работникам в возрасте до 18 лет. Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено заменять деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях.

Эти запреты, конечно, не распространяются на случаи выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении указанных работников. Поскольку, кроме обязанности соблюдения права работников на отдых, закон содержит строгие требования к выплатам при увольнении.

Возвращаясь к нашей истории, отметим, что, не прибегая ни к каким уловкам, можно на законном основании заменить только накопившиеся дополнительные оплачиваемые отпуска работников, предоставляемые за непрерывный стаж работы в компании на основании коллективного договора. Остальной период работники должны отдыхать, даже если этот отдых для некоторых работников будет продолжаться больше трех месяцев.

Но если такой вариант никого не устраивает, давайте искать «лазейки».

А можно и так...

Пожалуй, в рассматриваемой ситуации можно предложить даже не один способ решения проблемы.

Способ 1

Раз уж ТК РФ допускает выплату компенсации за все неиспользованные оплачиваемые отпуска при увольнении работника, почему бы этим не воспользоваться? Если работник сам заинтересован в получении денег, а не в отдыхе, думаем, не составит особого труда с ним договориться. Правда, есть вероятность, что он поинтересуется, не прервется ли его стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но разве это проблема? Объясните работнику, что право на использование отпуска возникнет у него уже через 6 месяцев, что может быть значительно быстрее, чем запланировали бы в графике отпусков.

Работника также может смутить, что прервется непрерывный стаж работы в компании, за который, как в нашем случае, установлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Это тоже легко поправить. Внесите в коллективный договор условие, в соответствии с которым непрерывный трудовой стаж сохраняется, если перерыв в работе у данного работодателя не превысил, к примеру, 10 дней.

Не исключено, что работник может попросту испугаться увольнения, опасаясь, что, даже обещая, вы потом его обратно на работу не возьмете. Но и это легко уладить. В зависимости от того, по какому основанию будет происходить расторжение трудового договора (по инициативе работника или по соглашению сторон), предложите работнику одновременно с заявлением об увольнении или соглашением о прекращении трудового договора (что, кстати, предпочтительнее) подписать новый трудовой договор, вручив его экземпляр работнику. Для работника это будет гарантией, что в итоге он не останется «за бортом».

Способ 2

Можно к увольнению работника и не прибегать. Предоставьте работнику полагающийся отпуск в том объеме, который «накопился» на данный момент. А на этот период заключите с ним гражданско-правовой договор (к примеру, договор подряда или оказания услуг).

Только имейте в виду: есть риск, что в случае возникновения спора отношения, сложившиеся на основании данного договора, будут признаны трудовыми. Чтобы такой риск свести к минимуму, при составлении договора учтите следующие моменты:

1. Сторонами такого договора являются не работник и работодатель, а заказчик и подрядчик.

2. Предметом договора должен быть результат труда, который в итоге и будет оплачен. Для гражданского правового договора процесс труда (выполнение трудовой функции по определенной профессии, специальности, квалификации; должностные обязанности) не важен.

3. В качестве оплаты по договору должна быть определена цена подлежащей выполнению работы (а не оклад, тарифная ставка, заработная плата). При этом не привязывайте ее выплату к дням выплаты заработной платы. Если в договоре не будет предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, то вы будете должны уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

А как у них?

Средний отпуск в США составляет 10-12 дней. Регламентируется он контрактом между работодателем и работником. Продолжительность отпуска зависит от того, частная это компания или государственная (частные фирмы по своему усмотрению могут устанавливать более длительные отпуска), от должности, продолжительности работы в компании, региона США.

Из результатов опроса жителей Вашингтона видно, что у большинства отдых занимает 2-3 недели. Для того чтобы служащий средней или крупной американской компании мог получить 3-недельный отпуск, ему сначала необходимо отработать 5 лет, а уже месяц «гуляет» тот, кто отработал в компании 15-20 лет. Интересно, что владельцы компаний отдыхают меньше, чем их сотрудники, - в среднем 6 рабочих дней в году. Не оплачивают отпуск своему персоналу 13% американских компаний.

Проведенные опросы показывают, что американцы, с одной стороны, хотели бы больше отдыхать, а с другой, в списке их главных приоритетов - заработная плата, медицинская страховка, качество работы и лишь потом отпуск. Большинство наемных работников готовы пожертвовать отпуском ради сохранения рабочего места.

Становится понятно, почему именно в США впервые появился специальный термин - «синдром отсутствия отпуска» (Vacation Deprivation Syndrome). Чем же опасен новый синдром?

Американское психосоматическое общество провело специальное исследование, в результате которого был сделан вывод, что ежегодный отпуск снижает риск смерти на 20%. Доктор Стивен Лэмм, автор книги «Взгляд», пишет: «Постоянно получая стресс на работе и не имея возможности полноценно отдохнуть, вы в буквальном смысле отравляете свой организм. Он находится под воздействием канцерогенов, способных вызывать сердечные приступы, инсульты, рак и другие серьезные проблемы со здоровьем». Диана Фассел, автор книги «Работаем, пока не помрем», пришла к выводу, что продолжительность жизни американского трудоголика уступает продолжительности жизни человека, злоупотребляющего алкоголем.

Одним из признаков вышеупомянутого синдрома является то, что даже в отпуске люди продолжают работать. Этому способствует наличие практически в любой точке земного шара Интернета и мобильной телефонии.

Многих сотрудников руководство просит постоянно контактировать с офисом, а кто-то чувствует себя виноватым, что отправился отдыхать. К счастью, в других странах с отпуском дела обстоят не так плохо. Так, швейцарцам полагается отдыхать 32 рабочих дня, датчанам, французам, австрийцам и испанцам -30, ирландцам - 28, португальцам - 27, голландцам - 25, бельгийцам - 24, норвежцам - 21, немцам - 18 рабочих дней.

4. Не привязывайте работу по договору подряда к каким-либо локальным актам организации (правилам внутреннего трудового распорядка, положению об оплате труда, штатному расписанию и т. д.). Ни о какой дисциплине труда, режиме работы, дисциплинарной ответственности в данном случае речи быть не может. Не будет и материальной ответственности.

5. В договоре должен быть определен срок выполнения работы. Договор подряда в отличие от трудового всегда носит срочный характер.

6. Результаты работы необходимо оформить актом.

7. Время работы по договору подряда не следует учитывать в табеле учета рабочего времени.

Если вы отдадите предпочтение такому варианту решения проблемы, очень рекомендуем переработать подход к должностным обязанностям ваших работников. Невозможно заключить такие гражданско-правовые договоры, чтобы они полностью дублировали трудовые и при этом были законными.

Используя любой из приведенных способов, важно все-таки не забывать, что отпуск работнику дается для того, чтобы он отдохнул, восстановил свои силы. Физический и умственный отдых жизненно необходим человеку. Не случайно минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Как правило, за первую неделю отпуска работник только успевает выспаться и отключиться от всех служебных дел, и лишь на второй неделе он начинает полноценно отдыхать. Отдохнувший, набравшийся сил сотрудник будет работать значительно эффективнее.

Без отдыха человек, болеющий за работу, очень быстро может превратиться в человека, болеющего из-за работы, и тогда денежной компенсации за неиспользованный отпуск едва ли хватит на то, чтобы восстановить здоровье.

Каждому гражданину, работающему по найму, ТК РФ гарантирует право на отдых, а реализуется оно путем предоставления оплачиваемого отпуска . Возможность уйти в основной отпуск возникает у работника по истечении полугода непрерывного стажа у одного работодателя, при этом ему предоставляется на отдых 28 календарных дней в год .

Но, кроме него существует и удлиненный (дополнительный) отпуск, на который имеют право отдельные категории граждан. Если же по какой-либо причине у сотрудника нет желания отдыхать в предложенные дни, он имеет право на выплату компенсации за неотгуленный (неиспользованный) отпуск.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Всегда ли ее можно получить?

Право на основной отпуск продолжительностью в 28 дней имеет каждый сотрудник, проработавший непрерывно на одного работодателя в течение полугода, что регламентируется статьей ТК под номером 114.

Помимо этого, статьей под номером 115 работникам может предоставляться удлиненный отпуск, который продолжается более 28 дней . Право на него имеют категории граждан, перечисленные в 116 статье ТК, например:

• имеющие ненормированный трудовой день;
• занятых на опасных или вредных работах;
• трудящихся на Крайнем Севере или территориях, приравненных к нему и прочие.

Как гласит статья 139, дополнительный и основной отпуска должны быть оплачены исходя от среднего размера заработка сотрудника, при этом учитываются и любые дополнительные выплаты (премия, надбавка и иные).

Порядок замены предоставляемого работнику времени на отдых на материальную компенсацию регулируется 126 статьей ТК . Этот же законодательный акт определяет и категории граждан, которым нельзя получить компенсацию взамен на отказ от отпуска.

Заменить оставшиеся дни отпуска на денежный эквивалент допускается далеко не всегда. В соответствии с законодательством, работник может взять материальную выплату всего в паре случаев:

• Если накопились неиспользованные дни дополнительного отпуска.
• Если сотрудник разрывает с нанимателем трудовые отношения.

Заменить компенсацией часть основного отпуска или его полностью невозможно, поскольку это будет противоречить российским законам.

Если трудовая инспекция при проверке найдет данные нарушения - руководителю предприятия грозит штраф от 1 до 5 тысяч , а на юридическое лицо обяжут выплатить сумму свыше 30 тысяч рублей, в соответствии с первой частью статьи КоАП под номером 5.

В случае неиспользования работником отпускных дней в текущем трудовом году, они переносятся на год, следующий за ним.

Про продолжительность дополнительного отпуска при ненормированном рабочем дне узнайте в нашей статье .

Компенсация при увольнении

Если сотрудник решил уволиться из организации, ему полагается предоставление денежной компенсации за все оставшиеся неотгуленными отпускные дни. В соответствии с первой частью статьи ТК под номером 127, сотрудник имеет право на получение выплаты не только за остатки удлиненного отпуска, но и за невостребованного основного.

Средства начисляются на основании заявления увольняющегося сотрудника. См. ниже.

Существуют и особые случаи, когда при разрыве трудовых отношений с работодателем работнику полагаются выплаты за определенное количество дней отпуска:

• В случае прекращения действия , кратковременного или сезонного договора, продолжительностью до 2 месяцев, полагается материальная выплата, о чем говорится в 291 статье ТК .

Расчет выплаты производится исходя из того, что в месяц работник имеет право на официальный отдых в течение 2 дней . Соответственно, за 2 месяца накопится 4 дня отдыха, которые должны быть материально компенсированы работодателем.

• Сотруднику, чья должность упраздняется в связи с сокращением штата, положена выплата за каждый из дней неиспользованного отпуска. При этом в расчет берется и основной, и дополнительный отпуск .
• Если заканчивается трудовой договор, на основании которого работник трудился в организации, то сотруднику может быть предложен отпуск с последующим увольнением.

В случае отказа от отпуска, работник должен отработать в компании положенный срок , тогда при увольнении он получит компенсацию.

• Выплата денег положена и сотрудникам, работающим совместителями или неполный день, такое право им гарантируется статьей ТК под номером 93.
• Отпуск по беременности и родам входит в срок стажа, учитываемый при расчете выплат за неиспользованный отпуск.

Соответственно, декретница имеет право на получение при увольнении материальной компенсации за отпускные дни, неиспользованные до ухода в отпуск, а также за рассчитанные во время нахождения в нем, что регламентируется статьей под номером 121 ТК.

Кому запрещена замена отпуска деньгами?

Отдельным категориям работающих граждан, которым полагается удлиненный отпуск ввиду особых обстоятельств, получить вместо дней отдыха материальные выплаты не получится, поскольку это запрещено законодательно. Перечень лиц, которым придется использовать отпускные дни полностью, указан в 126 статье ТК . К ним относятся:

1. женщины во время беременности;
2. трудоустроенные работники;
3. лица, осуществляющие трудовую деятельность на тяжелых или вредных работах.

Сколько дней отпуска можно заменить деньгами?


Стоит отметить, что удлиненный отпуск за вредные или тяжелые трудовые условия может быть компенсирован частично, только за тот срок, что будет превышать 7 дней . То есть, работник ежегодно будет отдыхать 28 дней основного отпуска, 7 дней - удлиненного, а остальные дни, если они остались, можно заменить на денежные выплаты.

Порядок оформления и начисления

Чтобы оформить компенсацию за неотгуленный отпуск, сотруднику необходимо составить заявление на имя руководителя . Документ составляется в свободной форме, но в нем следует указать некоторые обязательные данные:

• от кого и кому предназначается документ - эта информация указывается в верхнем правом углу листа;
• слово «Заявление» пишется посередине страницы, а под ним указывается цель написания - замена отпускных дней компенсацией;
• в тексте документа следует указать статью, подтверждающую право на получение выплаты (126 ТК), срок, за который может полагаться компенсация (как правило, указывается последний трудовой год), точное количество оставшихся неотгуленными дней;
• внизу листа ставится подпись заявителя, ее расшифровка и указывается текущая дата.

После подачи , руководитель должен его рассмотреть. Руководство может принять как положительное решение, так и отрицательное - такое право отражено в письме Минтруда России под номером 966-1 от апреля 2002 года.

Если сотрудник не согласен с отказом в начислении выплаты, он может обратиться в Трудовую инспекцию, которая проведет проверку на предприятии.

При положительном решении руководитель выпускает приказ , где обязательно указывается количество дней, за которые сотрудник получит выплаты.

Данный приказ направляется в бухгалтерию, где производится расчет компенсации по определенному алгоритму:

1. высчитывается общая сумма заработанного сотрудником за трудовой год, при этом не учитывается оплата больничных бюллетеней и дней отдыха;
2. высчитывается количество дней расчетного периода - если он отработан полностью, то усредненным числом будет 29,6, а если во время него сотрудник отсутствовал на рабочем месте - эти дни исключаются из расчета;
3. высчитывается среднедневная заработная плата - подсчитанная сумма заработка делится на количество дней расчетного периода;
4. полученное значение умножают на неотгуленные отпускные дни;
5. итоговое число и будет денежным эквивалентом компенсации, положенной сотруднику за неиспользованный отпуск.

Компенсация, как правило, начисляется в десятидневный срок с момента рассмотрения заявления. Если же в Уставе предприятия имеются отдельные условия, касающиеся перечисления выплат сотрудникам, возможно придется ждать компенсацию до дня выдачи заработной платы.

Иные условия касаются выплат при увольнении. Так, компенсация и прочие расчеты с сотрудником проводятся в его последний рабочий день . Если в этот день сотрудник отсутствовал на рабочем месте, то данную процедуру переносят на следующий рабочий день.

Удерживается ли налог с компенсации?

Налоговым кодексом, статьей под номером 210, определяется, что все полученные доходы налогоплательщика учитываются при расчете налоговой базы.

Соответственно, выплаченная на основании заявления работника компенсация за основной отпуск также облагается НДФЛ в установленном порядке.

Налог удерживается в момент фактической выдачи выплаты в соответствии с текстом 226 статьи НК. Ввиду того, что компенсационные выплаты за неотгуленные отпускные дни облагаются НДФЛ, поэтому предприятие, выступающее налоговым агентом, обязано отразить удержанную сумму налога в отчетной документации - справке по форме 2-НДФЛ.

Для обозначения компенсационных выплат за неиспользованные отпускные дни используется определенный код - 4800 «Иные доходы» .

Удержание выплат при увольнении

Право на отпуск в первый год с момента трудоустройства возникает у сотрудника, который проработал в организации непрерывно половину года.

В последующие года работник уходит в отпуск в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком . В день увольнения сотрудника работодатель обязан полностью выплатить ему заработанные денежные средства, в том числе пособия, премии и прочие надбавки. Кроме этого, наниматель имеет право удержать с заработка работника:

• суммы, на невыплату которых он дал согласие;
• денежные средства, на удержание которых согласия не требуется.

Так, если трудовые отношения прекращаются до окончания трудового года, но сотрудник отгулял отпуск полностью, наниматель может удержать часть денег, оплаченных за неотработанные отпускные дни.

Работодатель при этом не ограничивается каким-либо лимитом - в соответствии с 5 абзацем второй части статьи ТК под номером 137, соответственно, может удержать с заработка работника полную сумму за дни отпуска, которые не были отработаны.

Излишки выплаченных отпускных запрещается взыскивать с уволенных в ряде законодательно установленных случаев:

• при увольнении вследствие сокращения штата, при ликвидации компании и в иных случаях, предусмотренных 81 статьей ТК;
• при признании медицинской комиссией нетрудоспособности сотрудника, при призыве на воинскую службу и в прочих случаях, указанных в статье ТК под номером 83;
• если сотрудник увольняется по причинам, указанным первой части 77 статьи ТК.

Какие компенсации выплачивает работодатель при увольнении узнайте из видео:

Проект в разгаре, сроки горят, команда работает на пределе своих возможностей, успех уже близок, и тут… наступает время очередного оплачиваемого отпуска для сотрудника, которого не получится заменить в рамках проекта… Знакомая ситуация? Многие работодатели сталкиваются с тем, что отпуска наступают неожиданно и не вовремя. И готовы на многое, чтобы отсрочить отдых нужных сотрудников. Первое, что кажется очевидным, – замена отпуска денежной компенсацией. И вроде все довольны. Работа продолжается, работник может себе позволить отпуск в следующий раз, а сейчас получает хорошую прибавку к окладу. Но законно ли это? И есть ли другие выходы? Смотрим Трудовой кодекс.

Может ли сотрудник работать без отпуска

Есть также профессии и категории граждан, имеющие право на удлиненный отпуск:

• Учителя (преподаватели).
• Медицинские работники.
• Спортсмены и тренерский состав.
• Работники Крайнего Севера.

Например, если работодатель предоставляет ежегодно отпуск 30 календарных дней, за 2 из них можно предложить сотруднику компенсацию.

Или, если на производстве работнику положен стандартный основной отпуск и дополнительных 14 дней, из которых 7 являются обязательными законодательно для данной отрасли, 7 дней можно компенсировать деньгами. Обратите внимание, если у сотрудника в текущем году получается отпуск свыше минимально установленного законодательством за счет переноса прошлогоднего отпуска, разницу заменять компенсацией нельзя.

Если компенсация является инициативой сотрудника, работодатель вправе отказать и отправить работника в отпуск. Если замену инициирует работодатель, сотрудник вправе не соглашаться.

Как документально провести компенсацию отпуска деньгами

Чтобы корректно произвести компенсацию части отпуска, требуется произвести по порядку следующие действия.

• Если замену инициирует работодатель, нужно составить в свободной форме докладную записку с указанием причин, по которым возникла производственная необходимость замены части отпуска. Составляет ее начальник производства, руководитель отдела или непосредственный руководитель работника.
• Далее необходимо уведомить письменно сотрудника под подпись и получить его согласие в письменной форме.
• Если компенсацию просит работник, он должен составить письменное заявление в свободной форме (образец).
• Далее необходимо составить приказ о выплате компенсации и ознакомить с ним работника под подпись (образец).
• Кадровый специалист должен сделать отметку в личную карточку сотрудника, а также внести уточнения в . В этих документах нужно ссылаться на номер соответствующего приказа.
• Выплатить сотруднику компенсацию через кассу или перевести на банковскую карту.

При верном оформлении процесса замечаний у трудовой инспекции в случае проверки возникнуть не должно.

В силу разных причин работник иногда предпочтительнее получить отпускные и продолжить без отпуска, увеличив, таким образом, свой доход. Сегодня по общему правилу замена отпуска денежной компенсацией запрещена, но есть два исключения.

Частичная замена отпуска деньгами.

Ежегодно работник имеет право на оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 114 и ст. 122 ТК РФ. Его продолжительность не может быть менее 28 календарных дней. Хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Если вы имеете право на дополнительный отпуск в связи с особым характером или режимом работы или по другим основаниям, предусмотренным ст. 116 ТК РФ, то дополнительный отпуск можно заменить деньгами.
Рассказывает Илья Рейзер, адвокат, руководитель проекта «Народный адвокат» по ЮВАО: «Закон запрещает не предоставление отпуска в течение двух лет подряд. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда».

Полная замена отпуска деньгами.

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работник получает компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Выплата компенсации производиться в день увольнения, он же последний рабочий день. Не зависит от причины увольнения. Для получения компенсации необходимо отработать в компании более двух недель и иметь неиспользованные дни отпуска за текущий или предыдущий годы. Основанием для выплаты являются приказ об увольнении и записка-расчет.
Используя норму ст. 127 ТК РФ получить отпуск деньгами может и работник, не собирающийся увольняться. Этот способ не совсем честный, хотя формально законный. Рассказывает Илья Рейзер: «Есть в практике такой вариант. Перед вторым ежегодным оплачиваемым отпуском работник увольняется по собственному желанию, получает денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. После чего на следующий день трудоустраивается к этому же работодателю вновь. По законодательству нарушений нет. Однако, работодатель в этом случае идет на риск. Так как при проверке государственной инспекцией труда данный факт может выявиться. Если компания будет практиковать это массово, то это с большим шансом может привести к штрафу. Поэтому компании занимаются этим нечасто. Но занимаются, так как работодателю выгодно то, что вы работаете».

Компенсация за задержку отпускных.

Задержка выплаты отпускных оплачивается нанимателем.
Илья Рейзер: «Отпускные должны выплачиваться не позднее, чем за три дня до ухода работника в отпуск (ст. 136 ТК РФ). Если дата выплаты отпускных выпадает на выходной или праздничный день, то выплата отпускных производится строго накануне. Если организация не придерживается данных норм при выплате отпускных, то при проверке инспекцией по труду, организация будет привлечена к ответственности».
На основании ст. 236 ТК РФ работодатель должен выплатить работнику денежную компенсацию за задержку отпускных. Компенсация начисляется в виде процентов годовых на сумму отпускных. Процент устанавливается в размере не менее 1/300 ставки рефинансирования (с 1 января 2016 года ключевой ставки ЦБ РФ) на день фактической выплаты отпускных за каждый день просрочки. Первым днем, за который положена выплата компенсации, считается следующий день после положенного дня выплаты отпускных, а последним - день ее фактической выплаты. На 01.01.2016 года ключевая ставка ЦБ РФ составляет 11%. Для назначения компенсации необходимо подать работодателю соответствующее заявление.
Екатерина Китаева

То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.

Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией - это право работодателя, а не его обязанность.

Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией

Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:

Беременные женщины;

Работники в возрасте до 18 лет;

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность - 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Сколько дней отпуска можно заменить

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.

Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.

Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО "АвтоЛомбард" с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) - 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:

Получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

Издать приказ;

Внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

Внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа - реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII "Отпуск".

Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 "Примечание". Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: "Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс".

Как рассчитать компенсацию

Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:

КДМП = КМП х 29,3,

где КДМП - количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП - количество полностью отработанных месяцев;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

КДМН = 29,3: ККДМН х КОД,

где КДМН - количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

ККДМН - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.

Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:

ККД = КДМП + КДМН,

где ККД - количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.

И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:

СЗ = СВ: ККД,

где СЗ - средний дневной заработок;

СВ - сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.

Пример 2. Сотруднице ООО "АвтоЛомбард" О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период - с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные - 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.), за апрель 2014 года - 1,95 дн. (29,3 дн. : 30 дн. х 2 дн.). Общее количество дней в месяцах, отработанных не полностью, составило 21,8 дн. (19,85 дн. + 1,95 дн.).

Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. - 29 800 руб. - 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.). Сумма компенсации, подлежащая выплате О.В. Симоновой, составит 5965,6 руб. (1264,04 руб. х 4 дн.).

Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Примечание. Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?

Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).

Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?

В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя - от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.

Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию

По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом - письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.

Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).