Пути повышения эффективности работы склада. Шамис В.А. Некоторые аспекты повышения эффективности складской деятельности Повышение эффективности работы склада применением логистических методов

Повышение эффективности операционной деятельности предприятия

Черташ Виктория Андреевна,

студентка Керченского государственного морского технологического университета .

В настоящее время предприятия осуществляют свою деятельность в рамках жесткой конкуренции. Те из них, которые ее не выдерживают, становятся банкротами. Для предотвращения банкротства предприятия должны постоянно отслеживать ситуацию, происходящую на рынке, и уметь своевременно подстроиться под ее изменения. Одним из факторов, имеющих большое значение в способности конкуренции предприятия, является эффективность его операционной деятельности.

Операционная деятельность предприятия подразумевает собой основную деятельность (от поступления сырья на входе до получения готовой продукции на выходе), которая приносит значительную прибыль предприятию, удовлетворяя потребности населения, и прочую деятельность, кроме финансовой и инвестиционной. Характер операционной деятельности предприятия определяется, прежде всего, спецификой отрасли экономики, к которой он принадлежит. Основой деятельности большинства предприятий является производство, коммерческая и торговая деятельность, которая дополняется текущими инвестиционной и финансовой деятельностями .

Схематически операционная деятельность имеет такой вид (рис.1).

Рис. 1. Схема преобразования «входа» в «выход» путем операционной деятельности.

Ко «Входу» относятся: объекты операционной деятельности, являющиеся основой получаемого в дальнейшем продукта. Это материальные ресурсы - сырье и материалы.

К «Обеспечивающим ресурсам» относят: средства операционной деятельности, человеческий ресурс.

На «Выходе» получается, то ради чего совершается операционная деятельность – готовый продукт.

В течение всей операционной деятельности сырье и материалы изменяются, превращаясь в продукт, необходимый потребителю. Сами процессы осуществляются благодаря одному или нескольким группам работников и технологическим оборудованием, связанными между собой в единый поток технологических операций, целью которых является получение конечного продукта.

Высокий уровень оперативной работы определяется следующими группами количественных и качественных показателей:

- уровень реализации продукции и продаж, и плана ассортимента ритма производства;

- использование трудовых ресурсов и фонда заработной платы;

- производственные затраты;

- финансовое состояние компании.

Отрицательное отклонение этих показателей в течение определенного периода является необходимым условием для повышения эффективности операций .

Улучшение операций возможно через:

- увеличение финансирования научных исследований и разработок;

- переоценку и переоснащение производственных объектов;

- достижение гибкости организации труда посредством подготовки работников для выполнения нескольких различных операций.

Все эти меры могут быть реализованы путем формирования сбалансированной оперативной стратегии, которая заключается в разработке общей политики и планов использования ресурсов фирмы, нацеленных на максимально эффективную поддержку ее долговременной конкурентной стратегии .

Для проведения успешной экономической деятельности, любому предприятию необходимо сформировать планы будущей деятельности. Это необходимо для формирования долгосрочных перспектив и приоритетов, на которых формируется определенный план действий, в котором утверждаются время и стоимость, оценивается его реализация. То есть, каждая компания создает свой собственный бизнес-план. Принимая во внимание многоаспектный характер предприятия, следует отметить, необходимость определенного списка соответствующей политики, то есть "стратегический набор».

Стратегический набор - это система стратегий разного типа, которые разрабатывает предприятие на определенный отрезок времени, которая отражает специфику функционирования и развития предприятия, а также уровень его претендования на место и роль во внешней среде.

Требования к стратегическому набору:

Ориентация на достижение реальных взаимосвязанных целей;

Иерархический характер, поскольку можно выделить общую стратегию, стратегии отдельных подразделений, основные и обеспечивающие стратегии (ресурсные и функциональные) для каждой из структур;

Надежность, что предполагает его всестороннюю обоснованность, взвешенность;

Отражения хозяйственных процессов в их совокупности и взаимосвязи;

Гибкость и динамичность стратегического набора, т.е. учет изменений во внешней и внутренней среде.

Существенную роль в выборе стратегического набора играет стадия жизненного цикла предприятия, на которой производится его выбор .

Использование операционной стратегии как сложной системы управления предприятием, в которой технические и экономические процессы отражаются в виде движения и преобразования информации является наиболее перспективной для достижения эффективных результатов в подходе к решениям, связанным с управлением операционной системой предприятия.

Управление операционной системой предприятия является централизованным управлением, относится к производству товаров и услуг, необходимых для обработки ресурсов всех видов (вход системы) и производства товаров и услуг (выход).

Цель и стратегические направления операционной стратегии обосновываются, с одной стороны, необходимостью соблюдения общих требований стратегических целей и стратегических направлений. С другой стороны, они обязаны адекватно раскрывать основную специфичность операционной стратегии.

Формирование операционной стратегии требует принятия ряда решений:

1. Решение о производственной мощности. Размер предприятия и его местонахождение и текущего спроса. Как определить местонахождение предприятия - в окрестности рынков и источников сырья, рабочей силы?

2. Вертикальная интеграция. Купить или выпускать самые основные полуфабрикаты, и если выпускать, то какие?

3. Технологические процессы. В решении этой проблемы, доминирующим мотивом является вопрос выбора производственного процесса.

4. Качество продукции. Чаще всего это главный критерий для восприимчивости продукта в конкретных рынках.

5. Инфраструктура. Предоставление конечной эффективности производства.

6. Использование производственного персонала. Состав персонала и характер взаимоотношений на рабочем месте. Комплексные решения включают оценку организационного потенциала, менеджеров и сотрудников, профессиональные навыки производственного персонала, уровень их культуры и компетентности, которая определяется путем сопоставления состава и структуры коллективной стратегической цели производства. Определение организации использования своей рабочей силы.

7. Отношения с поставщиками и другими партнерами. Стабильные долгосрочные отношения с ограниченным числом партнеров в сотрудничестве, на основе взаимной зависимости и доверия.

8. Распределение конечного продукта. Определение объемов производства на склад или по конкретным заказам.

9. Управление производством. Развитие промышленного управления в отдельную подсистему общей системы управления организацией.

Операционная стратегия – это такая функциональная стратегия, которая достигает определенного уровня производства (по объему, номенклатуре качества, эффективности, технологии) в соответствии с корпоративной стратегией, конкурентных и функциональных стратегий, особенно маркетинга.

В качестве заключения, можно сказать, что современные предприятия работают в районах, где есть достаточное количество конкурентов. Таким образом, для их работы необходимо постоянно совершенствовать свои операции, потому что это основная деятельность предприятия, с целью которой оно было создано. Улучшение возможно в формировании сбалансированной оперативной стратегии, которая связанна с развитием производства и инфраструктуры, необходимой для его поддержки. Цель и стратегические направления операционной стратегии, с одной стороны, необходимость соблюдения общих требований стратегических целей и стратегических направлений. С другой стороны, они обязаны адекватно раскрывать основную специфичность операционной стратегии.

Литература

1. Бланк И. А. Управление использованием капитала. – Киев: Ника-Центр: Ельга, 2000.-651с.

2. Федоренко В. Г. Основы менеджмента. – Киев: ТОВ «Алерта», 2007.-420с.

3. Чейз Р.Б., Якобе Р.Ф., Эквилайн Н. Дж. Производственный и операционный менеджмент, 8-е издание: Пер. с англ. – М: Издательский дом «Вильяме», 2004.-704с.

4. Шершнева З. Е. Стратегическое управление. Учебник. – К: КНЕУ, 2004.-699с.

В условиях возрастающей конкуренции вопросы оптимизации затрат и повышения качества обслуживания клиентов входят в перечень ключевых в деятельности современных дистрибьюторских компаний и розничных сетей. Одним из важных звеньев логистической цепочки для данного направления бизнеса является склад распределения, эффективность функционирования которого, в конечном итоге, в значительной степени оказывает влияние на эффективность бизнеса в целом.

Для операторов складских услуг вопрос повышения эффективности склада стоит более остро, так как склад для них является, фактически, основным производственным подразделением. Эффективная, с точки зрения производительности и стоимости, грузопереработка на современном складе невозможна без качественной информационной и технической поддержки складских процессов. Рост объемов грузопереработки, а также непрерывно возрастающий уровень требований к качеству складского сервиса вынуждают руководство компаний задумываться об инструментах повышения эффективности функционирования склада. Одним из таких инструментов является система автоматизированного управления складом (Warehouse Management System – WMS).

Многие компании на данный момент уже используют те или иные WMS. Причем, надо отметить, не всегда достигая желаемого результата – повышения производительности и снижения затрат на складскую грузопереработку. Попробуем разобраться, почему.

Для определения причин необходимо рассмотреть вопрос – за счет чего возможна экономия в результате использования WMS? Выделим несколько ключевых факторов.

Снижение трудовых затрат на грузопереработку и затрат на использование специальной техники для организации грузопереработки (прежде всего, речь идет о затратах на персонал, осуществляющий складскую грузопереработку, а также о затратах на складскую технику). Главным отличием WMS от систем складского учета является именно управление складскими операциями, а не констатация факта их совершения. В процессе управления WMS решают задачи управления приемкой и размещением запасов на складских местах, комиссионирования и отгрузки товаров потребителям (как внешним, так и внутренним), а также целый ряд других специфичных задач внутрискладской грузопереработки. И все данные процессы осуществляются на основании автоматических рекомендаций WMS.

Таким образом, сотрудник склада перестает быть уникальным носителем знаний о процессах склада, о принципах их осуществления, о местах хранения того или иного товара и прочих знаний, что устраняет препятствие на пути оптимизации внутрискладской грузопереработки в целом. Являясь уникальным носителем знаний и не контролируемый системой, сотрудник склада при размещении товара будет ставить его туда, где ему удобнее его поставить, а не где удобно будет отобрать товар по заказу клиента, и любая попытка изменения принципов складской грузопереработки будет натыкаться на привычку сотрудников работать “по старинке”.

Являясь уникальным носителем знаний, сотрудник становится более высокооплачиваемым специалистом – и чем больше его опыт работы на конкретном складе и даже в конкретном секторе склада, тем более высокооплачиваемым специалистом он становится. Хотя бы потому, что в случае его увольнения компания потратит немало средств на поиски и обучение нового сотрудника. Процесс обучения в данном случае может затянуться на многие месяцы: чем больше ассортимент, с которым будет работать сотрудник, тем, соответственно, больше срок обучения. И, конечно, страдает точность исполнения заданий сотрудниками склада. Ведь информационная поддержка процессов склада, ограниченная использованием стандартной учетной системы (пусть даже несколько доработанной с учетом требований конкретного склада) в сочетании с бумажной технологией получения заданий и подтверждения их выполнения, не позволяет организовать эффективный контроль выполнения персоналом операций грузопереработки. Ведь даже самые квалифицированные сотрудники иногда ошибаются.

Взаимозаменяемость персонала становится проблемой: достаточно сложно перевести сотрудника с одного участка работ на другой, если его знания ограничены определенным ассортиментом или складской зоной, а информационная система не может оперативно ему помочь. Ситуация осложняется в случае использования бумажной технологии грузопереработки. Здесь информационная система может предоставить лишь информацию о том, что было на момент назначения задания. А с момента назначения до момента исполнения много что могло измениться: например, со складского места отобрали больше, чем было необходимо, что вызывает дефицит, который мог бы быть покрыт с другого места хранения. И хорошо, если исполнитель отследит это обстоятельство, а после этого не забудет в задание внести корректировку, и оператор склада вовремя и безошибочно введет информацию в информационную систему… То есть образуется цепочка действий, ошибка в каждом из которых может привести к тому, что склад не вовремя и не в полном объеме исполнит свои обязательства перед заказчиком.

WMS берет на себя функцию носителя знаний и “делится” этими знаниями с сотрудниками склада в процессе назначения задач на выполнение операций. Причем максимальный эффект достигается сочетанием использования WMS и радиотерминалов: в данном случае задания передаются сотруднику в режиме реального времени, и от сотрудника требуется только аккуратность их исполнения без необходимости “фантазировать” в процессе выполнения своих должностных обязанностей. Таким образом, достигается максимальная скорость обучения новых сотрудников, а взаимозаменяемость персонала становится гибким инструментом оптимизации численности персонала за счет возможности быстрого, без потери производительности, перемещения простаивающих сотрудников на наиболее загруженные участки работ. При этом требования к уровню квалификации персонала (и, следовательно, к стоимости персонала) можно значительно снизить: ведь единственное, что требуется от сотрудника – это точное исполнение заданий, передаваемых системой на радиотерминал.

Снижение затрат на грузопереработку достигается не только и не столько передачей функции базы знаний в WMS: основной эффект обусловлен передачей WMS знаний об оптимальных технологических процессах. Дело в том, что в большинстве WMS реализован так называемый механизм правил[Речь идет о настраиваемых WMS. Также на рынке представлен ряд дорабатываемых WMS, но настройка бизнес-процессов склада в данном случае более сложна и выполняется, как правило, только поставщиком системы. Настраиваемые WMS, в свою очередь, не ограничивают потребителя в реализации новых схем складской грузопереработки.]. В одних – более успешно, в других менее. Суть остается одна: консультант по WMS на стадии внедрения (а после запуска проекта в промышленную эксплуатацию, если меняются особенности ведения бизнеса, – специалист компании – пользователя WMS) настраивает бизнес-процессы в системе, то есть задает все те особенности складской грузопереработки, которые участвуют в определении схем движения товара на складе и принципов размещения, комиссионирования и реализации внутрискладских перемещений. В момент инициации той или иной операции WMS определяет оптимальные, с точки зрения повышения производительности процесса, схемы движения товара, а затем выбирает подходящего исполнителя задания. При этом учитывается зона, в которой работает назначаемый исполнитель, его квалификация (например, сотрудник, не обладающий достаточной квалификацией для проведения операций с особо хрупкими или дорогостоящими грузами, не получит такого задания) и текущая загруженность.

Оптимальные технологические процессы – это не все, что способна предложить пользователю WMS. Хотелось бы еще раз затронуть функцию WMS как носителя знаний. Данная функция имеет еще один очень интересный аспект, на который часто не обращают должного внимания: WMS способна накапливать всю статистическую информацию по осуществлению складской грузопереработки, что позволяет получить в руках опытного управляющего эффективный инструмент.

Получая с радиотерминала подтверждения о выполнении всех операций складской грузопереработки, WMS позволяет собирать всю информацию об их продолжительности, в том числе в разрезе исполнителя. Собранная статистика позволяет определить нормативы выполнения операций, что служит основой формирования оптимальной системы мотивации складского персонала. Некоторые “продвинутые” WMS даже позволяют информировать менеджера склада о сверхнормативных трудозатратах на выполнение складских заданий – то есть появляется возможность контролировать простои персонала и определять (и, следовательно, устранять) причины их возникновения. Информация о нормативах может служить не только для целей мотивации: она выступает базисом моделирования будущего состояния склада, позволяет оценить, какие ресурсы и в каком объеме понадобятся на складе в условиях меняющегося объема грузопереработки.

Наличие информации по складским нормативам позволяет детализировать стоимость складского сервиса (в том числе и на перспективу) и является основой для управления затратами склада. Ни для кого не секрет, что владельцы компаний всегда стремятся к снижению затрат на складскую логистику и склад часто подвергается критике именно в период роста сбытовой сети. Если сегодня товары продаются, к примеру, через 30 филиалов и 100 магазинов, а на следующий год предполагается рост до 60 филиалов и 200 магазинов, то обязательно возникает вопрос: как изменятся затраты на складскую логистику? Будет ли способен склад справляться с товаропотоком и выполнять свое назначение? Известны случаи, когда акционеры, ознакомившись с проектом пропорционального роста затрат на складскую логистику, соответствующего росту продаж, требовали передать функции склада на аутсорсинг. На самом деле, без детального анализа ассортимента и владения информацией о стоимости выполнения складских операций нельзя даже приблизительно оценить, действительно ли подобное решение принесет пользу бизнесу в целом.

Есть еще один, менее важный, но все-таки существенный аспект проблемы непрозрачной стоимости складской грузопереработки – это взаиморасчеты с клиентами склада. Причем не имеет значения, внутренние они или внешние. Если дистрибьюторская компания осуществляет отгрузку в розничную сеть и вместе с розничной сетью входит в единый холдинг, то необходимо также выстроить бесконфликтную систему взаимных расчетов между соответствующими подразделениями холдинга.

Следующим способом повышения производительности и снижения складских затрат с помощью WMS является повышение эффективности использования складского пространства. Не секрет, что различные складские места имеют различную стоимость использования (скорее даже следует говорить о местах хранения в рамках отдельных складских зон): различный состав персонала складских зон, различное оборудование, используемое в процессе складской грузопереработки, различное оборудование автоматизации складской грузопереработки (к примеру, конвейерные линии) дифференцируют складские зоны и места по стоимости. Кроме того, складские места также разделяются по принципу “удобства” осуществления тех или иных складских операций. Распространенной проблемой является недозагрузка дорогого и удобного пространства склада из-за ручной привязки ассортимента к местам хранения.

WMS позволяет реализовать так называемый принцип динамического размещения.

Суть динамического размещения товаров – в размещении товара на местах, наиболее подходящих для данного товара в данный момент времени в зависимости от изменения ряда показателей, в том числе интенсивности отгрузок, удобства расположения, сроков хранения, весогабаритных характеристик товара и других признаков. Это означает, что в случае изменения перечисленных признаков товара его новое поступление размещается на новом месте, а занятые ранее места освобождаются в первую очередь, с помощью различных методов. Отпадает необходимость в ручной привязке товара к определенным складским местам, вместо этого правилами размещения управляют бизнес-технологи склада. Необходимо отметить, что данный принцип не одинаково удачно реализуется в различных WMS, что налагает повышенные требования на специалистов, отвечающих за выбор WMS. На тему выбора WMS написано множество статей. В данной же статье авторы лишь пытаются обратить дополнительное внимание на важность процесса выбора WMS: ведь этот этап является ключевым в определении фактической стоимости внедрения системы автоматизации управления складом (возможно, что при недостаточно продуманном выборе заказчику придется дополнительно потратить некоторые средства на доработку функциональных возможностей системы) и, соответственно, в определении сроков реализации и окупаемости проекта. Не исключено, что не до конца продуманный выбор WMS может привести к ситуации, когда по результатам проекта внедрения системы автоматизированного управления складом вернуть затраченные средства не удастся.

Реализация динамического размещения особенно актуальна для складов, использующих в процессе грузопереработки специализированное оборудование, такое, как конвейерные линии, вертикальные карусельные места хранения и роботизированная техника. Высокая стоимость таких инструментов складской грузопереработки вызывает необходимость наиболее полного использования их возможностей, а без эффективно работающего механизма динамического размещения это вряд ли удастся сделать (товар, конечно, будет храниться на этих высокопроизводительных складских местах, но не тот, который действительно имеет максимальную оборачиваемость).

Таким образом, динамическое размещение запасов позволяет не только оптимизировать использование складского пространства, оборудования и персонала. Данный принцип позволяет в целом повысить пропускную способность склада, что особенно актуально, когда имеющийся склад перестает справляться с возложенной на него нагрузкой и все чаще в воздухе витает вопрос “А не построить ли новый склад?”. К сожалению, не во всех проектах внедрения данному принципу уделяют должное внимание, а ведь именно он позволяет получить максимальный экономический эффект от внедрения за счет оптимизации трудовых затрат и затрат на использование специальной техники.

В чем же причина недостаточной отдачи от внедренной WMS? Ответ на данный вопрос кроется в организации и подходе к процессу внедрения и в постановке целей, ради которых затевается изменение информационной поддержки склада. Любые ошибки реализации процессов склада могут привести если и не к катастрофическим последствиям, то уж точно к очень серьезным. И дело не только в ошибках: необходимо правильно определиться с организацией и информационной поддержкой не только ключевых с точки зрения бизнеса процессов компании, но и второстепенных процессов. Ведь экономический эффект от внедрения – это, в том числе, результирующая эффекта синергии, и неоптимальность в одном, казалось бы незначительном, процессе может значительно снизить пропускную способность склада и, соответственно, повысить затраты на складскую логистику. Следует также учитывать, что в результате внедрения WMS процессы склада, вероятнее всего, существенно изменятся (особенно в случае перехода с полуавтоматизированной складской системы на современную WMS в сочетании с использованием радиотерминалов).

Возможна, конечно, реализация и исторически устоявшихся процессов, но это может не привести к оптимизации использования персонала и оборудования в силу неоптимальности таких процессов (не так уж и много на данный момент складов, процессы которых были тщательно, с учетом тенденций развития бизнеса, спроектированы и промоделированы). Да и реализация оптимальных, на первый взгляд, устоявшихся процессов не всегда целесообразна в рамках проекта внедрения WMS: системы подобного класса реализуют идеологию и принципы работы, проверенные временем, то есть могут быть более целесообразны с точки зрения рациональной организации складской грузопереработки. Также следует учитывать, что любая, даже, на первый взгляд, самая совершенная система все-таки имеет определенные ограничения, которые могут стать препятствием на пути реализации требований к организации складской логистики.

Таким образом, вопрос оптимизации технологических процессов склада в ходе внедрения встает на первое место, ведь именно за счет такой оптимизации и достигается максимальный эффект. WMS в данном случае выступает лишь инструментом реализации оптимальных схем складской грузопереработки. Мощным, гибким инструментом, однако мало что решающим из поставленных задач в случае, если он поддерживает не вполне удачно реализованные процессы (да и окупаемость проекта внедрения в данном случае под большим вопросом).

Одним из интересных способов эффективной организации процессов склада является формирование смешанной команды внедрения. В проект приглашается (по крайней мере, на этапы, связанные с проектированием бизнес-процессов склада) не одна, а две команды: одна – специализирующаяся непосредственно на WMS, а другая – на технологических процессах склада и, в то же время, имеющая опыт работы с несколькими WMS. Знание функциональных возможностей нескольких систем автоматизированного управления складом расширяет “горизонты” видения различных вариантов реализации складских процессов. Кроме того, при подобном подходе к реализации проекта внедрения возникает здоровый конфликт интересов двух команд – одна команда заинтересована в максимально близкой к текущим процессам складской грузопереработки реализации бизнес-процессов склада в WMS, а другая – именно в оптимальности проектируемых процессов. Возможно, это и более сложный с точки зрения организации работы вариант, но результат себя оправдает: на стыке двух источников знаний, двух подходов сформируются действительно те бизнес-процессы складской грузопереработки, которые в максимальной степени удовлетворят потребности заказчика, в том числе и в перспективе. Прецеденты подобного подхода есть, и, как правило, заказчик от этого только выигрывает.

В заключение хотелось бы сказать, что применение функциональных возможностей WMS позволяет ощутимо увеличить пропускную способность склада за счет повышения производительности труда персонала, эффективного использования специализированного складского оборудования и экономичного использования складского пространства. Однако для этого необходимо, во-первых, правильно понимать цели внедрения WMS и трезво оценивать пользу от внедрения. Во-вторых, требуется приложить определенные усилия для выбора проектной команды и правильно организовать проект.

С точки зрения целей необходимо понимать, что не вполне корректно требовать снижения затрат на складскую логистику за счет внедрения WMS. Правильнее говорить о том, что с учетом периода окупаемости ожидается повышение производительности склада и качества складского сервиса без увеличения численности персонала и без расширения складских площадей. Отсюда следует, что принимать решение о внедрении WMS необходимо на определенном этапе развития сбытовой сети (роста продаж) компании, и одна из возможных причин отсутствия эффекта от внедрения кроется в том, что поставленные цели внедрения не соответствуют текущему уровню развития бизнеса компании.

Приняв решение об автоматизации управления складом, следует помнить, что в проекте внедрения WMS нет мелочей: необходимо внимательно подойти к каждому из этапов. На этапе выбора закладывается не только стоимость проекта, но и срок его окупаемости, причем зависимость между данными факторами может быть как прямой, так и обратной. Требования бизнеса со временем меняются, и очень важно, чтобы выбранная система и принципы организации технологических процессов склада, заложенные на этапе внедрения, были ориентированы не только на текущее состояние склада, но и на перспективу. Сам проект внедрения не должен превращаться в процесс замены текущей информационной поддержки на новую работающую систему. Изначально правильно расставив акценты в проекте внедрения и ориентируясь на реализацию бизнес-требований организации складской грузопереработки, а не на функциональные возможности WMS, можно получить действительно эффективный инструмент бизнеса, не только самоокупаемый, но и, в перспективе, приносящий ощутимую экономию на издержках.

Введение

До недавнего времени складам не уделяли должного внимания, они представляли собой здания, больше похожие на заброшенные сооружения, чем на составную часть логистической цепи. Склады были необорудованы, под хранение товара отводились постройки, которые, как правило, были непригодны для производства или офиса. Для повышения экономической эффективности деятельности любой компании необходима минимизация издержек, что осуществляется за счет снижения складских издержек. Для оптимизации таких издержек и применяется современные решения в организации склада и в управлении логистическими процессами на нем. Таким образом, для повышения конкурентоспособности бизнеса необходима организация рациональной работы склада на предприятии.

В настоящее время современный крупный склад представляет собой сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накапливанию, переработке и распределению грузов между потребителями. Большая часть складов проектируется для хранения сырья до выполнения операций и готовой продукции до её дистрибьюции. В меньшей степени здесь хранят незавершенное производство, расходуемые материалы и запасные части.

Склад является элементом логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза. Поэтому склад должен рассматриваться не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Только такой подход позволит обеспечить успешное выполнение основных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности.

Теоретические основы организации складского хозяйства на предприятии. Повышение эффективности складских операций

Продвижение товаров с точки зрения логистики

В настоящее время рынок не в состоянии поглощать все более увеличивающийся выпуск продукции и услуг, и их сбыт становится острой проблемой для большинства компаний. В этой связи многие компании приходят к пониманию необходимости использования концепции логистики - управление эффективным, экономичным и интегративным способом различными функциями компании, что является одним из существенных условий выживания во все более конкурентной окружающей среде. Поскольку такие компании достигли определенных успехов в производстве, маркетинге и финансах, большое значение придается своевременному и эффективному с точки зрения уровня затрат способу, которым продукция компании производится, перевозится, запасается и продается.

Концепции маркетинга и логистики базируются на исторической общности, прежде всего операции планирования.

Маркетинг - планирование, ориентированное на спрос, на нужды потребителя (покупателя) продукции.

Логистика - планирование материального спроса потребителя (покупателя) по наличию, доступности и времени реализации товара. В обоих случаях упор делается на первенствующую роль в планировании потребителя (покупателя), а не производителя (поставщика) товара.

Доставка товара представляет собой вид деятельности, производный от двух элементов: поставщика (совокупность продавцов) и рынков (совокупность покупателей). Сбыт товара может считаться свершившимся лишь тогда, когда конечный потребитель получил товар. Поэтому с точки зрения факторов наличия и доступности маркетинг и логистика неотделимы друг от друга, ибо в сумме они составляют услуги по снабжению, обеспечению и реализации.

Концепции маркетинга и логистического обслуживания основаны на следующих пяти постулатах:

· ориентир на потребителя, а не на производителя товара;

· построение всей организационной структуры с учетом первого постулата;

· цель хозяйственной деятельности - получение прибыли, а не наращивание объемов услуг;

· основой успеха является долгосрочное планирование, т.е. умение видеть "завтрашний день", а не сиюминутные достижения;

· развитие "культуры изменений" возможно только как результат собственных исследований, самоанализа и постоянных инноваций.

Одного и того же уровня сбыта можно добиться с помощью множества различных сочетаний элементов комплекса продвижения. Комплекс продвижения многогранен и у каждого из его элементов есть масса своих преимуществ, однако формирование комплекса продвижения осложняется национальными особенностями украинского характера и неразвитостью многих форм маркетинговых коммуникаций.

А что же такое логистика? Логистика - это управление интегрированной совместной деятельностью функциональных подразделений компании, а также различных компаний и организаций по эффективному продвижению товаров и услуг вдоль всей цепи

· закупки сырья

· производство

· распределение

· продажи

· потребление

на основе координации всех функций, процедур и операций, выполняемых в рамках данного процесса.

Потребитель покупает товар, если его устраивает его качество (способность удовлетворять его потребности), которое определяется потребительскими свойствами (вкус, цвет, масса, упаковка, стоимость и т.д.). В условиях всевозрастающей конкуренции актуальной становится покупка товара по минимальной стоимости при неизменных других потребительских свойствах. Т.е. - во главу угла ставится минимизация затрат, приводящая к ограничению себестоимости товара по мере его продвижения по вышеуказанной цепочке.

Как правило, значительную долю стоимости (в среднем 15 - 20%) составляет "цена перехода" (наценки каждого звена цепи "производитель - конечный покупатель"), что зависит от уровня взаимодействия между поставщиками, дистрибьюторами, перевозчиками и т.д.

Снижение "цены перехода" достигается путем комплексного подхода к обеспечению взаимосвязи различных функций и процессов бизнеса (закупка сырья, производство, транспортировка и сбыт продукции, управление складскими запасами, качеством и т.п.) на основе принципов логистики. Внедрение логистики позволяет сократить уровень складских запасов и затрат на распределение товаров, ускорить оборот капитала, снизить себестоимость производства. Например, высокий уровень качества и низкая себестоимость японских товаров обеспечены успешным применением хорошо известного метода "точно в срок".

Ключевая концепция логистики - концепция общих затрат. Ее смысл: можно так перегруппировать затраты в цепи "закупка сырья - производство - распределение - продажа - потребление", что их общий уровень на продвижение товаров от производителя к потребителю снизится. Так, используя систему поставок "точно в срок", можно исключить затраты на складирование, хранение и управление запасами. И хотя затраты на транспортировку возрастут, сокращение других непроизводственных расходов с лихвой их перекроет.

В сфере физического распределения, как и в производственной сфере, существует эффект масштаба, воздействующий на цену товара, которая определяется в конце логистической цепи. Но хотя в фактических оценках передача в собственность меняется по всей линии логистики, в расчетах это практически не учитывается. Учет стоимостей в сфере логистики - дело очень тонкое, требует тщательного контроля и проверки (аудита). Специфичность аудита логистики заключается в следующем:

во-первых, она должна исследовать всю линию логистики до конца вне зависимости от того, имела ли место передача собственности;

во-вторых, стоимости логистики не вычисляются, а выражаются в виде перевезенного товара, но с учетом затрат конечной точки доставки.

При этом для каждого звена цепи логистики добавленная стоимость будет важна только в момент достижения точки доставки, то есть когда конечный потребитель или пользователь практически получает права на продукцию, которую он приобрел. В связи с этим контроль за потоками имеет абсолютный приоритет и решающими являются колебания цен за передачу собственности, что определяется скоростью движения по всей линии логистики, потоком финансовой информации и самим товаропотоком (замедлением или ускорением).

Результатом такого подхода является появление понятия "качество - цена" на уровне обслуживания. Это дает возможность определить прибыль по каждому виду товара и доход для каждой точки доставки.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о появлении нового элемента подсчета расходов: взаимодействие между функцией логистики и функцией маркетинга и продажи позволяет получить более точную цену продажи и информацию об условиях торговли для каждой передачи собственности над продукцией. При этом нет необходимости выделять в общей логистической цепи точки, где такие передачи имеют место, но следует заранее выполнять следующие условия:

n себестоимость производства, подсчитываемая в конце производственного цикла, должна дать информацию о границе дохода для каждого вида товара;

n расчет стоимости логистики, выполненный в точке доставки и точке пользователя, должен быть обеспечен информацией о границе дохода для каждой снабжаемой точки логистической цепи.

Практика выполнения консалтинговых проектов показала, что основными бизнес-процессами Службы логистики являются следующие:

· планирование передвижения товара (процесс планирования и управления);

· доставка товара от поставщиков (ресурсный процесс);

· складской учет полученного товара (ресурсный процесс);

· доставка товара в секции, магазины, мелкооптовые магазины и представительства (процесс сбыта продукции);

· контроль за передвижением товара (процесс планирования и управления).

В рамках бизнес-процессов Службы логистики осуществляется выполнение следующих основных функций:

· согласование сроков получения и отправки партий товара;

· анализ информации по транспортным агентствам;

· заключение договоров с транспортными агентствами;

· определение оптимального маршрута доставки товара;

· расчет показателей транспортных расходов;

· подготовка карты маршрута следования автотранспорта;

· планирование системы доставки партий товара;

· осуществление приема и хранения товара на складе компании;

· осуществление отгрузки товара со склада компании;

· сообщение торговым организациям и представительствам информации о предполагаемом времени прибытия автотранспорта;

· фиксация заявок секций и мелкооптовых магазинов;

· перевод отпущенного товара из резерва в экспедицию;

· отметка накладных, по которым товар был доставлен;

· учет товаров, возвращаемых торговыми организациями и представительствами;

· контроль маршрута движения товара;

· контроль процесса оприходования товара, поступившего на склад компании;

· контроль процесса отправки товара в торговые организации и представительства;

· контроль процесса возврата товара на склад компании.

Итак - компания закупает сырье и создает его запасы, которые хранятся на складе, из этого сырья производятся полуфабрикаты, которые до поры до времени могут содержаться на складе, полуфабрикаты со временем превращаются в готовую продукцию, которая до отправки потребителю, - находится на складе.

В итоге мы видим, что во всей логистической цепочке предприятия эффективное управление работой складского хозяйства приобретает исключительно важное значение. От того, как организована работа склада, зависит подача сырья и полуфабрикатов в производство, отгрузка готовой продукции - в конечном итоге, зависит своевременность доведения до потребителя товара необходимого качества, в нужное время, с меньшей себестоимостью.

Логистика- наука управления материальными потоками, потоками услуг и связанными с ними информационными, финансовыми и другими потоками. С понятием логистики тесно связано понятие логистическойсистемы илогистического процесса.

Логистический процесс-последовательная смена состояний, стадий развития, совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (например, производственный процесс - последовательная смена операций и т.п.). Это определенным образом организованная во времени последовательность выполнения логистических операций/функций, реализующая заданные на плановом периоде цели логистической системы или ее сетевых (функциональных) подразделений .

Сложностью и разносторонним влиянием на всю деятельность субъекта характеризуются логистические процессы на предприятии. На предприятиях разных типов сферы материальных и информационных логистических процессов различны. В связи с чем, помимо шаблонных функций и сфер деятельности, таких как закупка, транспортировка, хранение, продажа и т. п., на них выполняются характерные или уникальные функции, что способствует необходимости вырабатывать определенные организационные решения и формировать нужную инфраструктуру. Промышленные и торговые предприятия могут иметь выработанную структуру распределения, а строительные предприятия ее вообще не имеют. Управление логистическими процессами должно учитывать конкретные условия работы определенного предприятия.

Логистические процессы тесно связаны с функционированием предприятия, они не формируют самостоятельную сферу деятельности, но должны подчиняться основным целям предприятия и обеспечивать их достижение.

В идеальных условиях единый логистический процесс компанииестественным образом разбит на отдельные, смежные подпроцессы (закупок и поставок сырья для собственного производства, поставок готовой продукции с производства на накопительные склады, внутрискладские перемещения и предпродажная обработка, комплектация заказов и отгрузка продукции потребителям).Но несмотря на обилие задач и подходов ученые считают, что основным объектом исследования, управления и оптимизации в логистических процессах является материальный поток, а информационные, финансовые, сервисные и другие потоки рассматриваются в подчиненном плане.

Управление материальным потоком на отдельных этапах его прохождения имеет определенную специфику, в соответствии с которой выделяют пять функциональных областей логистики: закупочную, производственную, распределительную, транспортную, информационную.

Несмотря на то, что все области логистики имеют свои специфические методы, не следует забывать, что они взаимосвязаны, а общая концепция логистики осуществляет управление сквозным материальным и информационным потоком. Удачное решение логистических задач возможно только при тесном взаимодействии всех участников логистического процесса.

Решения, которые связаны с логистической деятельностью, для компаний имеют большое значение, так как влияют на эффективность всего бизнеса, а так же повышают конкурентоспособность компании.

Конфликт.

Конфликт в отношениях происходит, когда цели вовлеченных сторон противоположны или неясны. Существует внутренний конфликт интересов, когда оптимальный курс действий для отдельной фирмы в цепи поставок может отличаться от оптимального курса действий для всей цепи. Конфликт также часто возникает из-за конкуренции при распределении прибыли. И даже внутренние, межличностные конфликты между департаментами или отдельными лицами могут помешать производительности. Может происходить и ролевой конфликт, который возникает из-за разногласий по поводу целей, методов, интерпретации договоров.

Безопасность.

Проблемы безопасности связаны с утечкой информации. Потеря товаров и кража груза приводит к остановкам производственных мощностей, некомплектам, а также к излишним затратам при заказе дополнительных партий груза.

Несвоевременность.

Задержки поставок и выбор неэффективного транспортного маршрута могут иметь серьезные последствия и даже приводить к остановке производства в цепях поставок, где используется JIT. К тому же они отрицательно сказываются на удовлетворенности клиентов, так как одним из наиболее важных факторов удовлетворенности является выполнение обязательств по срокам доставки. Если информация поступает уже после того, как она была необходима, если решение уже принято, эта информация становится бесполезной. Задержки могут повлиять на снижение эффективности планирования, привести к несвоевременному контролю.

Колебания спроса.

Неожиданные колебания спроса приводят к излишним или, напротив, недостаточным запасам. На оперативном уровне проблемы возникают в том случае, когда спрос меняется слишком быстро и непредсказуемо для компании, чтобы отреагировать на него. Даже когда производство может реагировать на неожиданные колебания спроса, это может привести к побочным эффектам, таким как увеличение дефектов продукта.

Неточность.

Информационная неточность по своей природе снижает ценность информации, а также целесообразность решений, принимаемых с ее помощью.Логистическая информация должна точно отражать и текущие значения, и динамику функциональных показателей. Более высокая точность информации уменьшает неопределенность и потребность осуществлять дополнительные шаги.

Недостаток ресурсов.

Дефицит товара происходит, если спрос превышает имеющееся предложение. Недостаток информации возникает, если слишком мало данных доступно для оптимизации процесса принятия решений. Это может быть результатом измерения слишком малого количества переменных или плохого обмена данными между организациями и отделами. В этом вопросе очень важны возвратные информационные потоки. Недостаток навыков и знаний, а также низкая квалификация сотрудников приводят к чрезмерным трудозатратам и невысокой производительности труда.

Недоиспользование ресурсов.

Высокий уровень запасов связан с высокой неопределенностью, большим размером партии, колебаниями спроса, сезонностью, высоким уровнем обслуживания. В условиях неопределенности высокий уровень запасов позволяет сгладить случайную неравномерность потребления запасов, а также защищает от двух видов неопределенности: превышение спроса над ожидаемым уровнем в рамках функционального цикла (покупатель заказывает больше, чем планировалось) и колебания продолжительности функционального цикла (вследствие задержек поставок товара, сбоев) Однако высокий уровень запасов может оказывать и отрицательное влияние на деятельность организации, поскольку он включает расходы на хранение, снижает ликвидность и приводит к риску повреждения и морального износа.

Ценообразование.

Проблема ценообразования на продукцию в цепи поставок, как правило, кроется в несовершенных процессах между предприятиями, приводящих к повышению цены конечного продукта, который теряет свое ценовое преимущество по сравнению с продуктом конкурента. Еще одной проблемой является неправильное соотношение затрат и прибыли. Проблема ценообразования может также возникать из-за ценового давления со стороны партнеров. Приходится приступать к поиску новых партнеров, что предполагает новые затраты.

Основными логистическим проблемами являются: низкая логистическая производительность, неэффективное управление логистическими активами, низкое качество производимых товаров, высокие логистические издержки, недостаточно высокий логистический сервис и другие.

На данный момент существует множество моделей и методов, которые решают основные проблемы, возникающие в процессе логистической деятельности. Рассмотрим основные функции логистики, в которых возникают проблемы, а так жеметоды и алгоритмы решения данных проблем.

а) Управление закупками. Основная проблема - неэффективное удовлетворение потребности производства в сырье и материалах. Основные методы решения:

Алгоритмы выбора поставщика;

Методы прогнозирования;

Модель ABC;

Модель «сделать или купить».

б) Управление процедурами заказов. Основные проблемы - неэффективное организации получения заказов, планирования процесса реализации, организации доставки и так далее. Основные модели и методы, применяемые для решения:

Выбор логистических посредников;

Алгоритм выбора оптимального варианта распределения материального потока;

Метод определения координат склада.

в) Организация складских процессов. Основные проблемы - неправильное и неэффективное складирование и хранение, утилизация и транспортировка товаров. Методы решения:

Метод Парето;

Модель выбора оптимального варианта размещения складов;

Методика принятия решения об аренде или строительстве склада.

г) Управление запасами. Основные проблемы: неэффективность создания и поддержания уровня запасов сырья и материалов в логистических каналах снабжения и производства, а так же готовой продукции в дистрибутивных каналах. Основные алгоритмы решения:

Модель EOQ;

Модели контроля и управления запасами;

ABC-XYZ анализ;

Стахостические и нестационарные модели управления запасами.

д) Транспортировка. Основные проблемы: неэффективность созданных транспортных систем, выбранного автопарка, маршрутов доставки, перевозчиков, экспедиторов и так далее. Основные методы решения :

Модели выбора перевозчиков;

Маршрутизация перевозок;

Модель «точно в срок»;

Модель логистических центров - производство - транспорт - потребление;

Экономико-математическая модель макрологистической системы.

е) Поддержка производственных процессов. Основные проблемы - неэффективное планирование выпуска готовой продукции, поставки сырья и материалов, производство некачественного товара, прогнозирование расходов сырья и материалов и другие. Методами решения данных проблем являются:

Концепции «точно в срок»;

Модели и методы «исследования операций»;

Методы теории прогнозирования;

Модель EOQ;

Методы объёмно-календарного и объёмно-динамического планирования хода производства;

Модели управления запасами материальных ресурсов, незавершённого производства и готовой продукции.

Анализ систем, оценка эффективности;

Синтез (проектирование).

Основными моделями являются:

Модели выбора поставщика, посредника, перевозчика и т. д.

Модели прогнозирования;

Модели выявления номенклатурных групп;

Модели управления запасами;

Адаптивные временные модели («точно в срок»).

Модели выбора.

Рассмотрим модели выбора на примере выбора поставщика. Выбор поставщика важен для компании, не только потому, что на рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковой продукции, но и тем, что поставщик должен стать для компании надежным партнёром в бизнесе.

Всех новых поставщиков компании нужно оценивать с точки зрения целесообразности, то есть позволяет ли потенциал поставщика рассматривать возможность сотрудничества. Основные методы, которые при этом используется это методы экспертных оценок и аналитический. Аналитический метод при выборе поставщика, основывается на использовании формул, которые включают в себя параметры, характеризующие логистических посредников. Метод экспертных оценок - метод, при котором между собой сравниваются противоречащие по содержанию друг другу параметры. В основу данного метода положены оценки экспертов для параметров, которые характеризуют логистических посредников.

Оценка поставщиков это непрерывный процесс, вследствие этого компании необходимо отслеживать деятельность в настоящий момент существующих поставщиков. Это поможет выявить соответствует ли их деятельность ожиданиям.

Модели прогнозирования.

Часто использование в логистике методов прогнозирования обусловлено тем, что полученные при прогнозе значения являются основой для принятия решений при тактическом, стратегическом и операционном планированиях. Методы прогнозирования базируются на двух основных подходах: математическом и эвристическом.

Эвристические методы включают в себя построение интуитивных прогнозных моделей. Данные модели формируются за счёт целевой установки, а так же опыта, интуиции, имеющейся информации и знаний эксперта. Данные экспертные оценки подразделяются на

Индивидуальные (интервью, генерация идей);

Коллективные (методы задания весовых коэффициентов, простого ранжирования, парных сравнений, последовательных сравнений);

Комбинированные (метод «Дельфи» и его модификации).

Математические методы можно подразделить на:

Простые методы экстраполяции по временным рядам (экспоненциальное сглаживание, метод наименьших квадратов и другие);

Статистические методы (факторный, корреляционный, регрессорный анализы и другие);

Комбинированные методы, представляют собой синтез различных вариантов прогнозов.

Модели выявления номенклатурных групп.

Основными моделями выявления номенклатурных групп являются модели ABC и XYZ. Модель ABC предполагает выделение групп из всей совокупности запасов, а модель XYZ исследует каждую позицию номенклатуры, вне зависимости от принадлежности к группе.

Модель ABC является модификацией «правила Парето» и представляет собой способ формирования и контроля за состоянием запасов. Данный способ представляет собой разделение номенклатуры товаров на три неравномерных множества на основании некоторого алгоритма.

Модель XYZ позволяет анализировать и прогнозировать стабильность тех или иных бизнес-процессов или бизнес объектов. Методика данной модели заключается в присвоении каждой товарной позиции коэффициента вариации.

Модели управления запасами.

Управление запасами - одна из важнейших функций в логистике. Процесс управления запасами подразумевает решение двух основных задач:

Определение размеров запаса;

Разработка системы контроля фактического размера запаса и его своевременного пополнения.

Основным методом управления запасами являются методы расчёта текущего и страхового запаса. Данные методы могут быть подразделены на:

Методы, основанные на обработке статистических данных;

Аналитические методы;

Методы имитационного моделирования и обработки результатов.

Адаптивные временные модели («точно в срок»).

Модель «точно в срок» применяется к логистическому циклу компании, который является одним из основных объектов интегрированной логистики. Основная цель модели снизить задержки, обусловленные отклонением фактического времени выполнения логистического цикла от планового.

Существуют два варианта модели точно в срок - аналитическая и имитационная. Формируется модель «точно в срок» по следующим этапам:

а) Сбор и обработка данных о временных параметрах каждого этапа логистического цикла.

б) Расчёт основных статистических параметров всего логистического цикла, таких как среднее значение времени логистического цикла и среднего квадратического отклонения.

в) Определение То (продолжительности логистического цикла), с заданной доверительной вероятностью Р.

г) Определение времени выполнения логистического цикла «точно в срок».

д) Расчет вероятности выполнения данного цикл точно в срок.

е) Предложения по минимизации задержек на этапах логистического цикла.

Каждая компания сама выбирает методы и модели, которые будет применять для оптимизации логистической деятельности, основываясь на анализе основных логистических проблем, а так же показателях логистической эффективности, существующих в компании.

Журнал «Директор информационной службы», №1, 2008 г.
// Январь, 2008

В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

Анализ деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

Симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Задача повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

Грамотный подход к описанию процессов и понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Выбирая направление оптимизации склада , в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

Последовательность действий

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

Существует множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных - схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

На рисунке 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

Рассмотрим часто встречающиеся проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости - главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами - использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения

Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада , а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.

Внедрение изменений

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация склада неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала - во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Ольга Каверина, AXELOT