Деловые поездки руководителя и сотрудников. Подготовка деловых поездок руководителя. Пример служебной записки

ПОВЕДЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ В СЛУЧАЕ ВОЗНИКНОВЕНИЯ КОНФЛИКТНОЙ СИТУАЦИИ

Нередко деловая беседа приобретает конфликтный характер, Происходит это, как правило, из-за неумения быстро оценить состояние собеседника и снять излишнее напряжение. Поведение возбуждённого человека в конфликтной ситуации имеет свои особенности: он пытается одновременно подсчитать причинённый ему моральный ущерб, отыскать каверзный вопрос и задать его, находя удовлетворение в том, что собеседник теряется, не может ему ответить.

Сохраняя спокойствие и вежливость, секретарь должен терпеливо выслушать возражения, даже если они ошибочны, постараться убедить, доказать свою правоту. Если необходимо, то проявить самокритичность, обязательно поблагодарить за веские убедительные аргументы.

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя, так как успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет чувствовать себя руководитель во время переездов, деловых встреч, переговоров. Для этого у него в полном объёме должны быть подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

При подготовке командировки руководителя секретарь должен:

1. Узнать цель поездки, предполагаемые для решения вопросы, встречи и места посещения.

2. Составить предварительную программу пребывания в двух экземплярах (по указанию руководителя). Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой (если поездка местная или на один день), или довольно обширной (если поездка ориентирована на несколько дней, или, если это заграничная поездка). Предварительная программа может содержать следующую информацию:

Время (даты отправления и прибытия, длительность поездки и т.д.);

Способ передвижения (на машине, самолётом, поездом);

Расписание деловых встреч;

Места посещения и проезд к ним;

Компании или отдельные лица, с которыми нужно предварительно установить связь (эта информация должна быть очень подробной, с названиями, адресами, телефонными номерами и с любой дополнительной информацией о тех лицах, которые могут быть полезными).

3. Согласовать программу пребывания с принимающей стороной, уточнить сроки пребывания руководителя, внести коррективы.

4. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов (например, паспорт, виза, билет, страховой полис, документы, необходимые для переговоров (проекты контрактов, лицензии, сертификаты и т.п.), образцы продукции, фотографии и т.п.).

5. Заказать билеты.

6. Оформить все выездные документы (если поездка заграницу).

7. Забронировать номер в гостинице.

8. Подготовить служебные документы и материалы, которые могут потребоваться руководителю при проведении переговоров, проанализировать эти документы и, если есть замечания, доработать их.

9. Выписать на имя руководителя командировочное удостоверение.

10. Подготовить бланки документов, визитные каточки руководителя, блокноты, ручки, дискеты, компакт-диски и другие необходимые принадлежности.

11. Продумать список подарков и сувениров.

12. Получить указания от руководителя о неотложных делах, которые необходимо сделать в его отсутствие.

13. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его командировки.

Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передаёт заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же возникли такие проблемы или срочные вопросы, которые может решить только руководитель, секретарь должен связаться с ним по мобильному телефону и на основе полученных указаний организовать их исполнение.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передаёт их для подготовки отчёта.

Как правило, отчёт содержит следующие разделы: цель командировки, вопросы и их решения, выводы и предложения.

ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ

I. Для успешного хода деловой поездки руководителя секретарь:

1. Подбирает всю необходимую для командировки руководителя информацию.

2. Готовит и подбирает материалы и документы, которые могут понадобиться руководителю в поездке.

3. Обеспечивает руководителя канцпринадлежностями (блокнотом для записей, авторучками, карандашами, бланками учреждения, пластиковыми конвертами разного цвета или папками-скоросшивателями и др.)

4. Печатает программу командировки в двух экземплярах (один – руководителю, второй – себе), в которой указывается:

1) название организаций и структурных подразделений;

3) место и время их проведения;

4) удобный маршрут проезда к гостинице и организации.

II. Во время отсутствия руководителя секретарь:

1. Выполняет свои обычные обязанности.

2. Больше уделяет внимания вопросам формирования дел.

3. Передает поступающую корреспонденцию заместителю руководителя.

4. Переадресовывает телефонные вызовы зам.руководителя.

5. Если командировка внеплановая, оповещает записавшихся на прием о его отмене

III. По возвращении руководителя из командировки секретарь:

1. Информирует руководителя о выполнении порученных заданий.

2. Информирует о вопросах, возникших в период отсутствия руководителя и о ходе их решения.

3. Обрабатывает материалы командировки – печатает, размножает, передает в структурные подразделения исполнителям.

4. Оформляет отчет о командировке.

Командировка

Служебные командировки

Это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков - до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней.

Каков максимальный срок загранкомандировки?

Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).

Кого нельзя направлять в командировку

Сотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности - сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).

За нарушение правил направления сотрудников в командировку фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (от 300 до 500 МРОТ). А руководителя фирмы - на сумму от 500 до 5000 рублей (от 5 до 50 МРОТ). Данное нарушение может повлечь за собой и иное наказание-административное приостановление деятельности фирмы на срок до 90 суток. Основание -статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Гарантии отдельным сотрудникам при направлении в служебные командировки

Пример

Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.

Как оформить командировку

Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.

На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.

После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия - размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.

По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.

В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы , понесенные за период поездки (включая суточные) , и указывает реквизиты оправдательных документов.

Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?

Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.

Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).

Размеры командировочных расходов

Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии - сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.

служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

решения производственных вопросов,
переговоров о возможном сотрудничестве,
установления деловых контактов,
исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

почему не удалось выполнить служебное задание,
каков результат поездки,
чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

проведения ключевых переговоров с партнерами,
участия в официальных мероприятиях,
установления контактов с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

проведение переговоров с ООО «Комплект»;
демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
повышение профессионального уровня;
ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры.

Служебные командировки были и будут неотъемлемой частью рабочего процесса любой компании. Без них не обходится деятельность ни одной организации, однако на современном этапе необходима систематизация трэвел-политики.

Раньше подход к этой проблеме был бессистемным, даже стихийным: что-то произошло, где-то подвели поставщики - и уполномоченный сотрудник экстренно вылетал или выезжал «к месту бедствия». Даже приказ о его командировании зачастую оформлялся «задним числом». Учитывая существовавший в то время дефицит мест в гостиницах, у командированного в другой город сотрудника велики были шансы вообще остаться «на улице». А сервис «в советских отелях» был совершенно ненавязчив. Даже, скорее, незаметен.

Сейчас, с наступлением новых времен, подход к организации деловых поездок принципиально изменился. Руководители ведущих российских компаний обратили свои взоры на Запад, где системный подход к организации делового туризма практикуется уже давно.

Крупные западные корпорации ежегодно тратят миллиарды долларов на командировочные кампании, значительны эти расходы и у относительно небольших фирм. Но уже давно подсчитано, что при системном подходе к этому вопросу достигается существенная экономия средств.

Организация деловых поездок и командировок на современном этапе

Современный деловой туризм включает в себя два базовых понятия: бизнес-командировки и выездные корпоративные мероприятия (MICE). Между ними пролегает достаточно тонкая грань: ведь деловая командировка может включать в себя и культурную программу, а корпоративное MICE-мероприятие – деловую (например обучающую) составляющую. Поэтому такое подразделение весьма условно.

Рациональнее ввести другую классификацию, на которую и опираются специалисты агентства Happy Travel, организуя деловые поездки:

Подготовка каждой из этих поездок требует особого подхода, так как могут возникнуть совершенно разные нюансы. Организация деловых поездок и командировок должна вестись системно. Разумно составить трэвел-план на сколь-нибудь значительный период (например на год), чтобы заранее заложить все расходы в бюджет компании и рационально распределить средства. Оптимальным решением будет составление отдельных перспективных планов по всем четырем вышеуказанным направлениям.

Агентство делового туризма Happy Travel предлагает вам помощь в планировании трэвел-политики и организации каждой отдельной деловой поездки за рубеж или по России. Несмотря на то, что вам необходимо будет оплатить наши услуги, вы сможете сэкономить на расходной части командировочного бюджета значительные суммы (по подсчетам экономистов – до 31 %).

Командировки за рубеж: какими они должны быть?

Рядовой обыватель зачастую не видит разницы между организацией обычного тура с целью отдыха и подготовкой служебной командировки за границу. А между тем она огромна! Если при поездке в отпуск человека направляют принципы «хочу – не хочу», «нравится – не нравится», то командированный едет в поездку с лозунгом «Надо!», и основным критерием для него является «удобно – неудобно». Второе различие заключается в том, что если в этом году человек проводил свой отпуск, к примеру, на Мальте, то на следующий год он, скорее всего, поедет в другую страну, в ту же Австралию, допустим.

Организация деловых поездок и командировок чаще всего предусматривает неоднократные посещения одной и той же страны, так как налаживаются связи с определенными партнерами. На одном этом можно хорошо сэкономить, поскольку все солидные отели предлагают своим постоянным клиентам ощутимые скидки.

Если в своде корпоративных правил вашей компании нет пока устоявшихся норм, регламентирующих деловые поездки за рубеж (то есть вы не летаете самолетами определенной авиакомпании, не бронируете номера в строго конкретном отеле, не питаетесь в одном и том же ресторане, находясь за границей), то мы разработаем для вас такой трэвел-кодекс

При этом мы будем опираться на ваши предпочтения и финансовые возможности, поэтому наше предложение вам обязательно подойдет. Разумная трэвел-политика, диктующая определенные правила, свидетельствует о солидном статусе компании, к тому же влечет за собой экономию расходуемых на командировки средств.

Командировки по России: новый формат

Эффективная организация командировок по территории России – также дело непростое, особенно если в какой-то регион вы едете впервые. Наша Родина необъятна, поэтому невозможно предугадать, что вас ждет в том или ином городе. Хотя времена «гостиничного» дефицита давно миновали, тем не менее при посещении периферийных «отелей» возможно всякое. Пресловутых клопов, быть может, там уже и не увидишь, однако несвежее белье или грубых администраторов – сколько угодно. Обратившись к нам, вы гарантированно никогда не увидите этих печальных реалий.

Мы будем рады взять на себя все хлопоты по организации внутрироссийских командировок. Мы обеспечим документационное сопровождение, бронирование отелей, проездные документы и все другие необходимые «мелочи», которые, на самом деле, очень важны. Мы профессионально проведем анализ командировки, подведем итоги. Пусть ваши деловые поездки по России не омрачатся ни одной досадной случайностью. Мы тщательно составим план и точный хронометраж, чтобы ни одна минута вашего драгоценного времени не была потрачена зря!

Подготовка командировок руководителя: эффективно и профессионально!

Эффективная подготовка деловых поездок руководителя – наука особая. Вследствие тотального дефицита времени делового человека она должна исключить все непредвиденные моменты. Командировка должна проходить строго по заранее продуманному подробному плану.

Личный секретарь руководителя, будь он хоть трижды профессионалом, не в состоянии учесть все моменты, которые могут возникнуть в ходе деловой поездки: он просто не знает всех реалий, которые известны специалистам агентства Happy Travel. Поэтому целесообразно доверить подготовку и сопровождение командировки руководителя специалистам трэвел-агентства. С нами деловая поездка пройдет точно по намеченному плану!

Предварительно мы изучаем специфику деятельности компании-заказчика, ее корпоративный устав, в том числе и неписаные правила. Подвергается всестороннему рассмотрению и принимающая сторона. Мы продумываем все до мелочей: от необходимого делового и личного гардероба до сувениров, которые следует взять с собой в качестве презентов.

Но основополагающим моментом, разумеется, является цель поездки:

Мы тщательно просчитываем хронометраж командировки руководителя, продумываем оптимальный маршрут, бронируем билеты и номера в отелях, организуем трансфер, подсчитываем бюджет поездки. С нами ни одна минута и ни одна копейка не будут потрачены зря!

Организация командировок для сотрудников

Наше агентство окажет квалифицированную помощь в организации служебных командировок сотрудников вашей компании любого уровня. Мы организуем выезды как по территории России, так и за рубеж. Подготовка командировок сотрудников в нашем агентстве не ограничивается лишь документационным обеспечением и разработкой маршрута. Наши трэвел-агенты забронируют для вас отели, арендуют конференц-залы, закупят билеты, организуют трансфер. Кроме того, мы подготовим для вас и досуговую часть программы. К вашим услугам – наши опытные и креативные специалисты.

После командировки мы подведем ее итоги, а также составим отчет о целевом расходовании средств. Ничто не ускользнет от нашего внимания!

Трэвел-агентство Happy Travel: деловые поездки нового формата

Наше агентство готово взять на себя абсолютно все заботы, связанные с вашей командировочной кампанией. С нами любая деловая поездка будет необременительной, ведь вы сможете не думать о бытовых мелочах, полностью сосредоточившись на собственных делах.

Наш бизнес – заботиться о процветании вашего бизнеса!

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя. По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

в пределах России;
в ближнее зарубежье (бывшие республики СССР, где сохранилось многое от советского менталитета);
международные.

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

сроки командировки;
ее задачи (ознакомительная, итоговая и др.)%
сложность решаемых вопросов.

Схема подготовки командировки
Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.
Руководитель сообщает секретарю:

цель поездки;
вопросы, которые необходимо решить;
встречи (лица);
места посещения.

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию , которая может понадобиться руководителю в командировке:

доклад или реферат для планируемых в командировке конференции, совещания;
договоры (действующие и проекты);
справки, сводки, диаграммы и т. д.

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки , основные пункты которой, как правило, следующие:

организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель;
время, на которое назначены встречи или мероприятия.

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

время (длительность поездки, дата отправления и прибытия);
способ передвижения (самолетом, поездом, на машине);
расписание деловых мероприятий;
места посещения и проезда к ним;
лица или компании, с которыми необходимо установить предварительную связь.

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов , необходимых для поездки:

паспорт;
виза;
авиабилеты;
страховой полис;
ваучер на услуги;
документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.);
образцы продукции.

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

фамилию, имя, отчество гостя;
№ брони;
время проживания;
тип забронированного номера.

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы .
Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9);
командировочное удостоверение работника (форма № Т-10);
служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а);
авансовый отчет (форма № АО-1).

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание , оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

заполняется работником кадровой службы;
визируется главным бухгалтером;
подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

В приказе указываются:

фамилия, имя, отчество;
структурное подразделение;
профессия (должность) командируемого;
цель;
сроки;
место командировки.

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона
Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя. Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д. Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

составлению номенклатуры дел;

формированию дел;
оформлению дел;
проверке наличия документов и дел.

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

обоснование необходимости командировки;
вопросы и последовательность их решения;
выводы, рекомендации и предложения.

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.

С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова. Толковый словарь русского языка. Изд-е 2-е испр. и дополненное. Москва «АЗЪ», 1995, с.280.