На каких документах не ставится печать организации. Печать организации отменили. Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге
Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?
Об этом поговорим в этой статье.
Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.
Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.
Документы для работы с конфиденциальной информацией:
09 августа, 2019
Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?
Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.
Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.
Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:
05 июня, 2019
Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».
Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.
Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.
13 мая, 2019
Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.
День рождения
Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.
Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.
10 апреля, 2019
В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.
Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.
Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.
Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.
Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.
Заверка документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.
Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Простые (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:
1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).
2. Архивные справки.
3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)
4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)
5. Командировочные удостоверения.
6. Положение об организации.
7. Письма гарантийные.
8. Сметы расходов.
9. Удостоверения.
10. Устав организации.
11. Штатные расписания
12 Приказы по основной деятельности и выписки из них
13 Приказы по личному составу и выписки из них
14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них
Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.
35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
Реквизиты удостоверения документов: гриф утверждения,подпись, печать.
Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
1. уставы;
2. положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
3. структура, штатная численность и штатное расписание;
4. акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
6. правила внутреннего трудового распорядка;
8. расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Подпись. Подпись подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации.
На различных видах документов ставится разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Так, подписываются одним должностным лицом приказы по основной деятельности или личному составу, распоряжения, телефонограммы, доверенности (кроме доверенностей на получение материальных ценностей). Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две и более подписей (в зависимости от количества ответственных).
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).
В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Печать. Реквизит «Печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.
Большинство документов, создающихся в организациях, не требует обязательного наличия оттиска печати. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация:
О фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации и т. д.);
Удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности);
Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма).
Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.
Государственные организации имеют гербовую печать (с изображением Государственного герба Российской Федерации). В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать. Помимо гербовой (или приравненной к ней) печати, организации могут иметь ряд простых круглых печатей.
36) Отметки на документе, их значение и оформление.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Служебными считаются отметки:
· о поступлении документа в организацию;
· резолюция;
· о контроле;
· об исполнителе;
· об исполнении документа и направлении его в дело;
· о наличии приложения;
· о заверении копии;
· идентификатор электронной копии документа.
1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).
2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
3.Отметка об исполнителе с одержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.
5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
· запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.
6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.
7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов.
8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.
ЗНАЧЕНИЕ
Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.
ТРЕБОВАНИЯ
· В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя.
· Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных
· Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать
· Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок
· Р. обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль
· Дата, указанная в Р., становится сроком исполнения документов
· Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа
· Допускается оформление Р. на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)
Если проставление печати в договорах - дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.
Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).
Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых - и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД).
При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. "и" п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.
К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры "М.П.". В частности, реквизит "Место печати" присутствует в следующих унифицированных формах:
Товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
Акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);
Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);
Акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);
Актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);
Путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.
Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):
В акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);
Командировочном удостоверении (форма N Т-10).
В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.
На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит "М.П. (штампа)". Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.
То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).
Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).
При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).
Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой "М.П.". При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура "М.П." использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы - Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).
Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.
Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно"; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.
Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:
Для акционерных обществ - п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
Для обществ с ограниченной ответственностью - п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
Для унитарных предприятий - п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях";
Для некоммерческих организаций - ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";
Для жилищных накопительных кооперативов - п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах".
При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.
Примечание. Региональные законодательства продолжительное время еще сохраняли разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.1991 N 97). Этот порядок существовал в городе до 1997 г.
Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.
Подписи каких должностных лиц организации заверяются гербовой печатью?
Ответ
Должностное лицо — лицо, осуществляющее по назначению или по результатам выборов функции представителя власти или временно или постоянно занимающее в государственных учреждениях (госучреждениях), предприятиях, организациях, партиях, общественных учреждениях, организациях и формированиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющее их по специальному полномочию.
Также, особую группу должностных лиц составляют граждане, не состоящие на государственной службе, но уполномоченные совершить действия, влекущие юридические последствия. Как правило, к таким гражданам относятся руководители организаций, директора, генеральные директора и т.д.
Таким образом, можно сказать, что к должностным лицам по общему правилу относятся, лица осуществляют организационно-распорядительные функции по реализации компетенции соответствующих органов (т.е. руководители, директора и т.д.). При этом, директор имеет право выдавать доверенность на право представительства от имени организации, в том числе доверенности с правом передоверия.
Следовательно, заверять гербовой печатью можно подписи лица уполномоченного действовать от имени организации.
При этом, для упорядочения использования печатей в организации целесообразно разработать инструкцию по применению печатей. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью, а также перечень лиц имеющих право пользования гербовой печатью.
Примечание:
В органах федеральной государственной власти, например, утверждены и применяются следующие положения о гербовой печати:
1.Приказ Росимущества от 16.09.2008 N 274
"О введении в действие и порядке применения печати Федерального агентства по управлению государственным имуществом с изображением Государственного герба Российской Федерации"
2. Приказ Росграницы от 26.05.2008 N 48
"О совершенствовании порядка использования и хранения печати Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации"
3. Приказ МПР РФ от 27.12.2001 N 904
"О порядке использования и хранения гербовой печати МПР России"
ПОЛОЖЕНИЕ О ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Подробности в материалах Системы:
Нормативно-правовая база: "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название - "оттиск печати", которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
Перечень печатей, используемых в организации;
Места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
Порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать".
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
Название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
Должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:
Штатное расписание;
Образцы подписей на открытие счетов и др.
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.
Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.
Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.
Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.
Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ
Статья 185. Доверенность
1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
Обязано ли ООО подтверждать документы печатью, если она имеется.Обязательна она будет, только если это прямо предусмотрено законом. В остальных случаях организации будут сами определять, использовать им печать или нет. Например, печать будет не обязательна в журнале учета проверок. На акте о несчастном случае на производстве. На судебной доверенности и доверенности на представительство в ходе исполнительного производства. На документах для участия в госзакупках и др.
Примечание : Источник: Федеральный закон № 82-ФЗ
Печать организации когда нужно ставить (документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д.)
Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.
Представление документов в ИФНС: когда не надо ставить печать
Если в уставе общества не содержатся сведения о наличии у него печати. То документы, представляемые в ИФНС, могут не содержать оттиск печати.
Примечание : Письмо Минфина РФ в письме от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575 .
Чиновники ссылаются на законы об акционерных обществах. И об обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Из которых следует, что использование компанией печати является правом. А не обязанностью. А сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
к меню
Печать организации в договорах с контрагентами нужна или не нужна
В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны заверить печать организации договор. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 .
К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве. И договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Потому что об этом сказано в и .
Если же специальных требований к договору в законе или тексте договора нет. Печать можно не проставлять. Потому что суды, например, делают вывод. В общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный. А не обязательный реквизит договора. А потому, и без оттиска договор считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной. Поэтому, если в тексте договора о печати нет ни слова. То договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.
Кто хочет подстраховаться. И желает обязательные печати обеих сторон. То можно прописать в них такую формулировку. «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме. Подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.
к меню
Когда печать обязательна
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Примечание : Смотрите полный Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации
С 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати , ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.
А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.
к меню
Печать отменили. Как теперь работать?
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.
Обязательно ли отказываться от печати?
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Чем можно заменить печать?
Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.
Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.
А еще многие компании сейчас используют в работе . Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).
Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.
Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?
Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
к меню
Как отказаться от печати организации?
Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.
Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?
Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.
Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?
Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?
Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.
к меню
Не будут ли банки требовать печати на документах?
Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.
Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию
Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ . Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.
Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.
Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.
Печать на форме 4-ФСС нужна?
Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.
к меню
Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?
Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).
Печать в трудовых книжках больше не обязательна!
Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.
Примечание : Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н и Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н.
По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.
Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.
Примечание : Новый порядок вступает в силу с 27.11.2016 года .
к меню