Корпоративный секретарь и его функции. Эффективный корпоративный секретарь: мировая практика. Порядок назначения секретаря на должность

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции корпоративного секретаря акционерного общества, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей. Не забывайте, каждая инструкция корпоративного секретаря акционерного общества выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать корпоративный секретарь акционерного общества. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Корпоративный секретарь акционерного общества относится к категории руководителей.

2. Корпоративным секретарем акционерного общества принимается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

3. Корпоративный секретарь акционерного общества принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению _________ (должность)

4. Корпоративный секретарь акционерного общества должен знать:

— Гражданский кодекс Российской Федерации,

— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях,

— Федеральный закон «Об акционерных обществах»,

— Федеральный закон «О рынке ценных бумаг»,

— иные нормативные правовые акты, определяющие права акционеров и регламентирующие деятельность органов корпоративного управления, порядок эмиссии и обращения ценных бумаг;

— устав и другие документы, регулирующие корпоративные отношения в обществе;

— функции совета директоров и его органов;

— порядок подготовки и правила проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также реализации процедур корпоративного управления;

— правила раскрытия информации об обществе, порядок работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистраторов общества, бирж и др.);

— основы трудового, антимонопольного и налогового законодательства, законодательства о приватизации;

— арбитражную практику;

— Кодекс корпоративного поведения;

— основы международного корпоративного законодательства;

— нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;

— порядок урегулирования корпоративных конфликтов;

— методы и средства получения, обработки и передачи информации;

— методические и нормативные документы по вопросам технической защиты информации;

— информационные технологии, порядок и правила пользования информационными системами;

— организацию и порядок ведения переговоров;

— этические нормы и правила, морально-этические стандарты корпоративного поведения.

5. В своей деятельности корпоративный секретарь акционерного общества руководствуется:

— законодательством Российской Федерации,

— Уставом (положением) организации,

— приказами и распоряжениями __________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Корпоративный секретарь акционерного общества подчиняется непосредственно: _________ (должность)

7. На время отсутствия корпоративного секретаря акционерного общества (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное _________ организации (должность) в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности корпоративного секретаря акционерного общества

Корпоративный секретарь акционерного общества:

1. Обеспечивает соблюдение подразделениями и должностными лицами акционерного общества (далее — общество) требований норм действующего законодательства, устава общества, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.

2. Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение.

3. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее — акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.

4. Руководит подготовкой и организацией проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества.

5. Обеспечивает подготовку ежегодного отчета акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования.

6. Контролирует работу счетной комиссии, избираемой общим собранием акционеров, получение от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участвует в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров, решает другие задачи, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров.

7. Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня.

8. Участвует в заседаниях совета директоров.

9. Организует ведение протоколов заседания совета директоров, обеспечивает их хранение и выдачу, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность.

10. Контролирует соблюдение процедуры раскрытия информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации.

11. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания акционеров общества и доступ акционеров к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, удостоверяет их подлинность.

12. Осуществляет учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров.

13. Информирует совет директоров обо всех фактах несоблюдения в управлении обществом требований норм действующего законодательства и внутренних документов.

14. Запрашивает и получает информацию из системы ведения реестра акционеров общества, содействует расширению прав акционеров и их участию в корпоративном управлении.

15. Осуществляет взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг.

16. Руководит подготовкой установленной отчетности по вопросам корпоративного управления.

17. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров.

18. Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров.

19. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам.

20. Способствует обеспечению высокого уровня деловой активности, соблюдению этики в отношениях между участниками рынка, морально-этических стандартов корпоративного поведения.

3. Права корпоративного секретаря акционерного общества

Корпоративный секретарь акционерного общества имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность корпоративного секретаря акционерного общества

Корпоративный секретарь акционерного общества несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция корпоративного секретаря акционерного общества - образец 2019 года. Должностные обязанности корпоративного секретаря акционерного общества, права корпоративного секретаря акционерного общества, ответственность корпоративного секретаря акционерного общества.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Корпоративного секретаря акционерного общества

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность корпоративного секретаря акционерного общества [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Корпоративный секретарь акционерного общества назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Корпоративный секретарь акционерного общества подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. Корпоративный секретарь акционерного общества относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность корпоративного секретаря акционерного общества назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

1.6. Корпоративный секретарь акционерного общества отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.7. Корпоративный секретарь акционерного общества должен знать:

Гражданский кодекс Российской Федерации, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «О рынке ценных бумаг», иные нормативные правовые акты, определяющие права акционеров и регламентирующие деятельность органов корпоративного управления, порядок эмиссии и обращения ценных бумаг;
устав и другие документы, регулирующие корпоративные отношения в обществе;
функции совета директоров и его органов;
порядок подготовки и правила проведения общих собраний акционеров и заседаний совета директоров, а также реализации процедур корпоративного управления;
правила раскрытия информации об обществе, порядок работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистраторов общества, бирж и др.);
основы трудового, антимонопольного и налогового законодательства, законодательства о приватизации;
арбитражную практику;
Кодекс корпоративного поведения;
основы международного корпоративного законодательства;
нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;
порядок урегулирования корпоративных конфликтов;
методы и средства получения, обработки и передачи информации;
методические и нормативные документы по вопросам технической защиты информации;
информационные технологии, порядок и правила пользования информационными системами;
организацию и порядок ведения переговоров;
этические нормы и правила, морально-этические стандарты корпоративного поведения.

1.8. Корпоративный секретарь акционерного общества в своей деятельности руководствуется:

государственными и отраслевыми стандартами производства продукции;
локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия корпоративного секретаря акционерного общества его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Корпоративный секретарь акционерного общества осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Обеспечивает соблюдение подразделениями и должностными лицами акционерного общества (далее — общество) требований норм действующего законодательства, устава общества, а также других документов, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.

2.2. Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее — акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.

2.3. Руководит подготовкой и организацией проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества.

2.4. Обеспечивает подготовку ежегодного отчета акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организацию подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования.

2.5. Контролирует работу счетной комиссии, избираемой общим собранием акционеров, получение от счетной комиссии протокола, бюллетеней для голосования, доверенностей, участвует в подготовке проекта отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров, решает другие задачи, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров.

2.6. Обеспечивает соблюдение установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня.

2.7. Участвует в заседаниях совета директоров.

2.8. Организует ведение протоколов заседания совета директоров, обеспечивает их хранение и выдачу, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность.

2.9. Контролирует соблюдение процедуры раскрытия информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации.

2.10. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и собрания акционеров общества и доступ акционеров к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, удостоверяет их подлинность.

2.11. Осуществляет учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров.

2.12. Информирует совет директоров обо всех фактах несоблюдения в управлении обществом требований норм действующего законодательства и внутренних документов.

2.13. Запрашивает и получает информацию из системы ведения реестра акционеров общества, содействует расширению прав акционеров и их участию в корпоративном управлении.

2.14. Осуществляет взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг.

2.15. Руководит подготовкой установленной отчетности по вопросам корпоративного управления.

2.16. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров.

2.17. Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров.

2.18. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам.

2.19. Способствует обеспечению высокого уровня деловой активности, соблюдению этики в отношениях между участниками рынка, морально-этических стандартов корпоративного поведения.

В случае служебной необходимости корпоративный секретарь акционерного общества может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Корпоративный секретарь акционерного общества имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение руководителя Компании представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Корпоративный секретарь акционерного общества несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы корпоративного секретаря акционерного общества осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы корпоративного секретаря акционерного общества является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы корпоративного секретаря акционерного общества определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Общества.

5.2. В связи с производственной необходимостью корпоративный секретарь акционерного общества обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью корпоративному секретарю акционерного общества для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Корпоративному секретарю акционерного общества для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

Каждая компания в Гонконге с ограниченной ответственностью обязана иметь в своей структуре секретаря. Естественно, Вам, наверное, интересно, что входит в обязанности секретаря гонконгской компании. Это мы и рассмотрим в данной статье.

Если Вы решили, что для эффективного функционирования Вашего международного бизнеса необходима регистрация компании в Гонконге, то стоит узнать, какие к ней есть требования и что потребуется для ее обслуживания.

Что такое «секретарь гонконгской компании»?

Согласно гонконгскому законодательству, каждая компания в Гонконге обязана иметь в своей структуре, помимо директора и акционера, секретаря. Секретарь компании в Гонконге – это юридическое или физическое лицо, которое обязано быть резидентом Гонконга. Стоит отметить, что директор гонконгской компании не может быть секретарем.

Раньше требовалось, чтобы обязательным соучредителем гонконгской компании был резидент Гонконга – физическое или юридическое лицо. Но в 2004 году это ограничение отменили, и иностранным гражданам разрешили быть единственным учредителем. Но вместо обязательного «гонконгского соучредителя» возникло требование о назначении «гонконгского секретаря».

Само понятие «секретаря» как уполномоченного представителя сформировалось в английском праве на поле оффшорной деятельности. Его присутствие в гонконгской компании немного намекает на оффшорные свободы – минимальное вмешательство в регулирование внутреннего корпоративного распорядка, анонимность владельца, упрощенное ведении бухгалтерии и т.д. Сегодня, когда большинство оффшорный фирм стараются быть похожими на обычные компании с присущими им атрибутами, компании в Гонконге не боятся демонстрировать оффшорные черты. Сейчас в Гонконге, который официально не является оффшором, секретарь в компании – это, в первую очередь, «око администрации», следящее за соблюдением всех норм и законов корпоративного законодательства и своевременного их применения в работе гонконгской компании.

Назначение секретаря компании в Гонконге осуществляется посредством фиксирования его в Уставе компании. Зачастую директор назначает секретаря с фиксированным вознаграждением. Данные о секретаре, совместно с информацией об акционерах и директорах, должны быть представлены в гонконгский Реестр компаний и являются публично открытыми. Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Чтобы точнее понять обязанности секретаря, сначала ознакомимся с некоторыми требованиями к гонконгским компаниям после их регистрации. В согласии с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance) каждая компания в Гонконге обязана выполнять определенные формальности в установленные сроки и подавать соответствующие отчеты в Реестр компаний Гонконга (Companies Registry), а также регистрировать происходящие в структуре компании изменения:

Отчет о состоянии компании (Annual Return) подается ежегодно на протяжении 42-х дней со дня годовщины регистрации компании.
Регистрация изменений, связанных со сменой директоров или секретаря компании, изменением их данных или назначением новых директоров осуществляется на протяжении 2-х недель с даты появления этих изменений.
Ежегодное общее собрание (annual general meeting) первый раз проводится не позднее 18-ти месяцев с даты регистрации компании, далее – каждый год. Временной промежуток между двумя ежегодными собраниями не должен быть более 15-ти месяцев.
Уведомление об увеличении суммы акционерного капитала необходимо подавать на протяжении 15-ти дней с даты возникновения изменений.
Регистрировать изменения, связанные с выпуском или перераспределением акций гонконгской компании необходимо на протяжении 1 месяца с даты из распределения.

Кроме этого, в согласии с Ордонансом о сборе за регистрацию деятельности (Business Registration Ordinance) компании в Гонконге должны каждый год уплачивать сбор за регистрацию деятельности (business registration fee) не позже 2-х недель после даты истечения срока действия предыдущего Сертификата о регистрации бизнеса, в зависимости от даты, которая установлена в платежном требовании на оплату сбора. Это требование высылается на адрес гонконгской компании за месяц до даты истечения срока действующего Сертификата.

В согласии с вышесказанным, в обязанности секретаря гонконгской компании обычно входит:

Получение и пересылка писем из гонконгских государственных органов: Налогового Департамента, Департамента Регистрации Компаний, Департамента Статистики, Таможенного Департамента, Суда и так далее.
Подготовка и подача разных отчетов по Вашему поручению (Annual Return, IRD Employer’s Return и другие).
Представление интересов Вашей компании в гонконгских государственных органах по Вашему поручению.
Организация изменений в корпоративной структуре гонконгской компании в согласии с Вашими поручениями.
Получение и пересылка коммерческой корреспонденции, в том числе запросов от клиентов, писем из банковских учреждений и предложений от поставщиков.
Оплата за клиента сбора за регистрацию деятельности.

Также секретарь может оказывать такие услуги, как:

участие в собраниях акционеров или кредиторов;
поддержка при ликвидации компании и ведение документации по добровольной выплате долгов при ликвидации;
подготовка протоколов собраний;
подготовка и регистрация офиса;
изменение наименования компании;
предоставление зарегистрированного юридического адреса;
консультирование.

Секретарская компания также может предоставить бухгалтерские услуги и аудитора (за отдельную плату) для подготовки бухгалтерской отчетности и предоставления ее в налоговый орган. Обязанность владельца компании – собирать, хранить и своевременно предоставлять секретарю любые первичные документы по деятельности компании.

Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что не входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Что секретарь компании в Гонконге не обязан делать, так это выполнять личные поручения директора или других должностных лиц компании, ведь он не является их личным помощником. Секретарская компания является посредником между государственными контролирующими органами власти и Вашей гонконгской компанией. В случае с документами, к примеру, она может заверять лишь официальные документы для подачи в государственные органы, в которых предусмотрена подпись секретарской компании.

Поэтому полномочия секретарской компании в Гонконге отличаются от привычных полномочий секретаря, скажем, в России. Для выполнения личных поручений необходимо нанимать отдельного сотрудника.

Благодаря тому, что секретарь компании в Гонконге обеспечивает выполнение всех требований законодательства, можно избежать штрафов и фактов неправильного составления внешней и внутренней документации, что может нарушить финансовые интересы третьей стороны.

Например, за несвоевременную подачу годового отчета в Реестр компаний налагается штраф в размере 4 000 гонконгских долларов, а за запоздалое обновление регистрационного сертификата – 300 гонконгских долларов. А те, кто постоянно нарушают эти требования, облагаются еще большими штрафами и рискуют быть вызванными в суд.

Поэтому крайне важно внимательно выбирать секретарскую компанию, которая будет обслуживать Вашу компанию в Гонконге. Лучше всего подойдет компания, непосредственно находящаяся в Гонконге и имеющая в своем штате русскоговорящих сотрудников, которая при этом может своими силами предоставить услуги подготовки бухгалтерской отчетности и проведения аудита . Offshore Pro Group – именно такая компания.

Мы не являемся агентами-посредниками, а самостоятельно оказываем секретарские услуги и имеем в штате квалифицированных специалистов с многолетним успешным опытом работы. Зарегистрированный юридический адрес Вашей компании будет находиться по адресу нашего офиса. Мы окажем все необходимые дополнительные услуги, в том числе подготовим нотариально заверенные документы с Апостилем, зарегистрируем торговую марку в Гонконге , поможем в получении рабочих виз в Гонконг и многое другое.

(КС), актуален, поскольку этот институт имеет западную традицию существования - в основном это США, страны ЕС. Это понятие наиболее полно раскрыто в англосаксонской правовой системе, где КС играет важную роль в корпоративном управлении компаниями, выполняя ряд функциональных обязанностей.

Корпоративный секретарь - это главный администратор компании, обеспечивающий осуществление консультативных, исполнительных функций на высшем уровне, статус КС во многом приближен к должности директора компании, хотя и находится ниже по своему иерархическому положению в штате фирмы.

Российское законодательство не дает трактовки правового положения КС, ограничиваясь только общими упоминаниями (например, в одобренном Правительством РФ Кодексе корпоративного управления). До 2002 года термин «корпоративный секретарь» вообще не упоминался в каких бы то ни было нормативно-правовых актах Российской Федерации, поэтому этот институт считают относительно новым и не до конца разработанным.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

Особенности правового статуса КС раскрываются, прежде всего, через анализ возложенных на него обязанностей. функции корпоративного секретаря связаны с организацией работы совета директоров, общего собрания акционеров (участников), всей компании.

КС - исполнитель, организатор, который выполняет всю подготовительную работу, связанную с осуществлением корпоративных полномочий высшими органами управления компании. Круг его задач широк.

Обязанности корпоративного секретаря прописаны в должностной инструкции, контракте, уставных документах общества. Он:

· координирует деятельность управленческих институций предприятия, обеспечивает поддержание ими контакта между собой;

· организовывает подготовку, проведение общего собрания акционеров, формирование повестки дня, ведение протокола, реализацию, а также контроль выполнения принятых участниками резолюций;

· следит за соблюдением установленных процедурных правил, требований, предписаний;

· выполняет функцию планирования, составления кратко- и долгосрочных программ деятельности;

· осуществляет оперативное руководство сотрудниками аппарата и соответствующими подразделениями;

· контролирует следование формальным процедурам (оповещение, голосование, оформление письменных решений, доведение их до сведения заинтересованных лиц и так далее);

· организует хранение печати, уставных документов;

· выполняет другие функциональные обязанности, которые прямо или опосредованно связаны с задачами, возложенными на КС;

· обеспечивает взаимодействие с контролирующими субъектами, регулирующими органами.

Среди основных полномочий КС - информационное направление его деятельности, поскольку правильное и своевременное уведомление акционеров, топ-менеджмента организации непосредственно сказывается на качестве, эффективности, законности принимаемых органами управления решений и актов.

Корпоративный секретарь отвечает за:

· прием, регистрацию, отправку, отработку входящей/исходящей корреспонденции;

· осуществление контроля за соблюдением установленных требований делопроизводства, документооборота на предприятии;

· составление писем, справок, заключений;

· постоянное поддержание связи с инвесторами;

· раскрытие публичной информации об обществе, публикацию предусмотренной законодательством отчетности;

· строгое соблюдение конфиденциальности данных и коммерческой тайны;

· своевременное выявление возможных нарушений, извещение о выявленных фактах уполномоченных лиц, компетентных органов.

Следовательно, ответ на вопрос о том, кто такой корпоративный секретарь, напрямую связан с выполняемыми им функциональными обязанностями, через которые раскрываются особенности статуса этого лица в компании.

ТРЕБОВАНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На практике установлено, что корпоративный секретарь, обязанности которого очень широки, должен соответствовать определенным квалификационным требованиям, поскольку в противном случае не сможет надлежащим образом выполнять все поставленные перед ним задачи.

Законодательно перечень обязательных условий для занятия должности КС не регламентирован. Тем не менее, в деловой практике этот вопрос достаточно хорошо проработан, поэтому обычно к кандидатам на позицию корпоративного секретаря предъявляются строгие требования, которые можно условно разбить на несколько групп:

· Образовательные - наличие высшего образования по одной из профильных специальностей: право, экономика, менеджмент. Зачастую одним из обязательных условий для занятия должности КС оказывается знание одного либо нескольких иностранных языков.

· Профессиональные - знание основ корпоративного законодательства, менеджмента, бухгалтерского учета, опыт в области информационных технологий и коммуникаций, высокий уровень делового этикета.

· Личные - дисциплинированность, собранность, многозадачность, мышление на перспективу, отличные коммуникативные способности, дипломатические навыки, организованность.

Еще один важный момент - обеспечение объективности, непредвзятости, отсутствие личной заинтересованности в результатах деятельности компании. Мировая практика сложилась таким образом, что на должность КС не могут претендовать лица, являющиеся акционерами управляемой фирмы, входящие в состав каких-либо органов управления основного предприятия либо аффилированных субъектов.

Корпоративный секретарь - это управленец высокого уровня, который в любом случае должен оставаться наемным работником, а не участником АО, преследующим собственную выгоду.

КС несет двоякую ответственность за результаты работы: в случае совершения каких-либо проступков к нему могут применяться не только меры дисциплинарного взыскания как к наемному служащему, но также и специфические санкции гражданско-правового характера, связанные со спецификой правового положения. Обычно особенности привлечения КС к ответственности прописываются в контракте, должностной инструкции, других документах. При этом секретарь в равной мере ответственен как перед акционерами предприятия, так и перед членами совета директоров, иного органа управления обществом.

Значение должности КС в акционерном обществе (равно как и предприятиях другой организационно-правовой формы) трудно переоценить, поскольку он выступает одновременно как высший администратор и как защитник прав участников (инвесторов), обеспечивающий в пределах своих полномочий соблюдение требований законодательства, регламента, внутренних положений. Таким образом, функции корпоративного секретаря можно обобщенно свести к обеспечению законности, эффективности, целесообразности, прозрачности деятельности АО, других видов хозяйственных обществ.

Получить более детальную информацию и прикладную помощь в вопросах, связанных с организацией работы корпоративного секретаря, можно в BDO Unicon Outsourcing, заполнив

Уже не один год эксперты говорят, что отечественный должен совершенствоваться через развитие корпоративного управления – в том числе через введение такой должности, как корпоративный секретарь. В законе об акционерных обществах данная профессия – в самом первом разделе среди руководящих должностей. Но не все так просто. Поэтому сегодня мы с вами и поговорим о формировании, а также о перспективах института корпоративных секретарей в нашем государстве. Итак, начнем. Если верить специалистам, то у нас в стране с 2006 года многие институты и университеты, причем в сотрудничестве с фондом госимущества (ФГИ), начали готовить таких профессионалов. При этом у многих возникает вопрос – есть ли отличия при подготовке специалистов для государственных и частных предприятий?

В далеком 2006 году у нас в стране было почти 500 предприятий с государственной долей акций, превышающей отметку в 50,0%. И правительство своим распоряжением для ФГИ предусмотрело в таких компаниях должность корпоративного секретаря (ныне их осталось 150). Эксперты ждали, что будет утверждено положение о государственном корпоративном секретаре, будут прописаны его основные характеристики, ведь он является ключевым звеном входа (и выхода) информации в акционерное общество, инструментов, выполняющим распоряжения и директивы государства.

Но воз и ныне там. Центр тяжести в сфере подготовки корпоративных специалистов должен плавно переходить в сторону государственной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку (ГКЦБФР), которая непосредственно следит за состоянием корпоративных отношений в стране. Если раньше ГКЦБФР пыталась дистанцироваться от вопросов корпоративного управления, благодаря чему эта сфера была, как ребенок без отца, то за последние пять лет данное ведомство приняло на себя роль главного регулятора в ней. Так что нужно более активно говорить о профессии корпоративного секретаря, выработать какой-то системный подход. Но почему-то власть не торопиться с обязательным внедрением этой должности. Поэтому остается надеяться, что со временем ГКЦБФР примет верное решение о корпоративных управленцах.

Какие же основные кадровые проблемы у корпоративных секретарей? На сегодняшний день выпуск акций зарегистрировали несколько десятков тысяч компаний. В каждой компании должен быть корпоративный секретарь, но в едином реестре на сайте ФГИ их чуть более 500. То есть спрос превышает предложение, поэтому ГКЦБФР не может выставить жесткие требования к претендентам (необходимо высшее образование или опыт работы в органах управления акционерным обществом не менее 2 лет). Другое дело, что сами компании будут выдвигать к претендентам на эту должность жесткие требования. Такую должность в первую очередь внедряют компании с иностранным капиталом, «заточенные» на внешнего инвестора. Например, в Казахстане каждая публичная компания должна иметь корпоративного секретаря. У нас это отдается на ее усмотрение. Но с выходом на внешние рынки отечественные компании и их должностные лица становятся субъектами западного права. И именно корпоративный секретарь должен согласовывать такие юридические аспекты, так что их количество будет лишь расти.

На сегодня все. Завтра мы опять поговорим о данной теме. А сейчас я хочу обратиться к тем из вас, кто пытается найти работу в финансовом секторе нашей страны. Как вы понимаете, сегодня таких вакансий не очень много, но шансы у вас, конечно же, есть. Для этого достаточно посетить тематический портал о работе для финансистов finstaff (web-сайт – finstaff.com.ua ). Здесь можно достаточно быстро найти работу в банке, в страховой компании и даже на рынке Forex. Удачи!