Работа зав канцелярией. Должностная инструкция заведующего канцелярией. Требования к квалификации заведующего канцелярией
Средняя зарплата для профессии заведующий канцелярией в Москве: 51 000 рублей
Вакансии 1—15 из 2 620
- Москва ,
Обязанности:
3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Требования:
- 7 июня 2019 — hh.ru
- Москва , ГБУЗ ПКБ №4 им. П. Б. Ганнушкина ДЗМ
Обязанности: 1. Организация работы канцелярии; 2. Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции по МОСЭДО; сроками исполнения документов и их правильным оформлением; 3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Требования: 1. Высшее образование; 2....
- 7 июня 2019 — www.adzuna.ru
- Москва ,
Должностные обязанности: Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в Архив судебного участка дел (гражданских, уголовных, административных); ведение журналов различных форм отчетности, подготовка и сдача отчетов (квартальные, годовые, месячные). Осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, контроль за исполнением судебных...
- 7 июня 2019 — www.adzuna.ru
- Москва , Правительство Москвы
Должностные обязанности: прием, регистрация и отправка корреспонденции; ведение делопроизводства на судебном участке; ведение архива судебного участка; составление статистической отчетности; оформление исполнительных листов; учет движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях; подготовка и оформление дел для направления их в апелляционную инстанцию. Требования: наличие среднего профессионального образования, неполного высшего образования,...
- 7 июня 2019 — www.adzuna.ru
- Москва ,
Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.Социальный пакет
- 7 июня 2019 — trudvsem.ru
- Москва ,
Ведение учета движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, ведение нарядов и журналов, ведение архива судебного участка.Социальный пакетДополнительное медицинское страхованиеДополнительные выплаты к отпуску, материальная помощь, компенсация за неиспользованную санаторно-курортную путевку.
- 7 июня 2019 — trudvsem.ru
- Москва ,
В Управлении по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы открыта вакансия "заведующий канцелярией в судебном участке"
Обязанности:
- Прием, регистрация и отправка корреспонденции
- Ведение делопроизводства на судебном участке
- Ведение архива судебного участка
- Составление статистической отчетности
- Оформление исполнительных листов
- Учет движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об
- Москва , ГБУЗ ПКБ №4 им. П. Б. Ганнушкина ДЗМ
Не пишите в JobCareer.Ru по поводу этой вакансии. Вакансия размещена на сайте www.Employment-Services.ru.
Обязанности:
1. Организация работы канцелярии;
2. Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции по МОСЭДО; сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства,
- 7 июня 2019 — employment-services.ru
- Москва ,
Социальный пакет
- 7 июня 2019 — trudvsem.ru
- Москва ,
Чем предстоит заниматься:
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
Требования:
- 7 июня 2019 — alljob.org
- Москва ,
Чем предстоит заниматься:
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
Требования:
Знать единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
ОбучаемостьОтветственностьДисциплинированностьУмение работать в командеЗнание делопроизводстваРабота с компьютером
- 7 июня 2019 — vakansia.net
- Москва ,
Ваши задачи:
Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Наши требования:
Знать постановления,...
- 7 июня 2019 — alljob.org
- Москва , GarantJob
Обязанности: Упаковка канцелярии и детских товаров. Сбор товара по накладной,маркировка. Требования: Готовность переезда в общежитие компании. Возможно без опыта работы, обучение в процессе работы. Условия: Минимальный срок вахты 35 смен. - Бесплатное проживание в комфортабельном и благоустроенном общежитии (кухня - микроволновая печь, электроплита, холодильник, электрочайник; душевые, стиральные машины, сушилки, утюг и др.).Общежитие в 10 минутах ходьбы от места работы. Семейные...
- 5 июня 2019 — www.adzuna.ru
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности заведующего канцелярией
1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Заведующий канцелярией должен знать
2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации заведующего канцелярией
3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1. Общие положения
1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями директора организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .
7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией:
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
10. Руководит работниками канцелярии.
11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4.Ответственность заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующего канцелярией - образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
Скачать должностную инструкциюзаведующего канцелярией (.doc, 92КБ)
I. Общие положения
- Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
- На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
- Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
- Заведующий канцелярией должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
- 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.4. Структуру организации.
- 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
- 4.6. Схемы документооборота.
- 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
- 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
- 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
- 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
- 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
- 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
- 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением о канцелярии организации.
- 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
- 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
- Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
- На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией:
- Организует работу канцелярии.
- Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
- Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
- Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
- Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
- Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
- Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
- Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
- Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
- Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
III. Права
Заведующий канцелярией вправе:
- Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
- Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
- Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
- Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
- Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
- Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
- Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
- Взаимодействовать:
- 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
- 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
- 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
- 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
(руководитель предприятия, организации, учреждения) |
||||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|||||||
00.00.0000 |
№ 00 |
(подпись) |
(Ф.И.О.) |
||||
Структурное подразделение: |
Канцелярия |
||||||
Должность: |
Заведующий канцелярией |
||||||
00.00.0000 |
|||||||
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией.
Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
Взаимоотношения по должности:
1.4.1 |
Прямое подчинение |
директору предприятия |
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
работникам канцелярии |
1.4.4 |
Работника замещает |
заместитель |
1.4.5 |
Работник замещает |
- Квалификационные требования заведующего канцелярией:
2.1. |
Образование * |
среднее профессиональное образование |
2.2. |
опыт работы |
без предъявления требований к стажу работы |
2.3. |
знания |
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства. Единую государственную систему делопроизводства. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Структуру организации. Организацию делопроизводства в организации Схемы документооборота. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. Сроки и порядок сдачи дел в архив. Системы организации контроля за исполнением документов. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. Основы экономики, организации производства, труда и управления. Законодательство о труде и охране труда Украины. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. |
навыки |
||
дополнительные требования |
* начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
- Документы регламентирующие деятельность заведующего канцелярией
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия , Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией:
4.1. Организует работу канцелярии.
4.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
4.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
4.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
4.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
4.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
4.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
4.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
4.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
- Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией вправе:
5.1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
5.2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащ
«Электрон»
29.08.2009 № 7-01
заведующего канцелярией
1. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно генеральному директору , принимается на работу и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, получившее высшее профессиональное образование без предъявлений к стажу работы или имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется действующим законодательством РФ, закрытых акционерных обществ " href="/text/category/ustavi_zakritih_aktcionernih_obshestv/" rel="bookmark">уставом ЗАО “Электрон”, распорядительными документами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о канцелярии, настоящей должностной инструкцией .
1.4. Заведующий канцелярией должен знать:
Действующие законодательные, правовые акты , нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства;
1.5. Заведующий канцелярией должен уметь:
Готовить проекты организационно - распорядительных документов;
Вести делопроизводство с использованием компьютерных программ MS Word, MS Excel.
1.6. В случае отсутствия заведующего канцелярией в связи с отпуском, болезнью, увольнением, его обязанности возлагаются на одного из сотрудников канцелярии, в соответствии с приказом генерального директора.
2. Функции
Основной функцией заведующего канцелярией является организация работы канцелярии ЗАО “Электрон”, в соответствии с которой заведующий канцелярией осуществляет следующие направления деятельности:
2.1. Организует ведение делопроизводства в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.
2.2. Осуществляет руководство штатным составом канцелярии.
3. Должностные обязанности
3.1. Разрабатывает положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудников канцелярии, инструкцию по делопроизводству ЗАО “Электрон”, сводную номенклатуру дел и другие нормативные документы, относящиеся к компетенции канцелярии.
3.2. Планирует работу канцелярии и предоставляет проекты планов на утверждение руководству.
3.3. Осуществляет предварительное рассмотрение входящих документов.
3.4. Обеспечивает организацию своевременного рассмотрения и качество оформления проектов организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству.
3.5. Визирует документы в пределах своей компетенции.
3.6. Организует регистрацию, учетно-справочную работу, текущее хранение документов, формирование дел.
3.14. Контролирует использование материальных ресурсов, находящихся в ведении канцелярии.
3.15. Принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми нормативными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.16. Обеспечивает организацию рабочих мест и условия труда сотрудников канцелярии.
3.17. Обеспечивает хранение и использование печати ЗАО “Электрон”.
4. Права
Заведующий канцелярией имеет право:
4.1. Контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.
4.2. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях.
4.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил.
4.4. Докладывать руководству о состоянии работы с документами, о нарушении порядка ведения делопроизводства работниками ЗАО “Электрон”.
4.5. Вносить руководству предложения по улучшению деятельности канцелярии.
4.6. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов в работе с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.7. Разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства и организовывать их внедрение.
5. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
5.1. Утрату или порчу документов.
5.2. Несоблюдение установленного режима секретности и конфиденциальности в работе с документами.
5.3. Обеспечение установленного порядка работы с документами организации.
5.4. Своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников канцелярии.
6. Взаимоотношения (связи по должности)
6.1. Со структурными подразделениями ЗАО “Электрон” – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников канцелярии.
6.3. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
7. Оценка работы
Деятельность заведующего канцелярией оценивается:
7.1. Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.
7.2. Уровнем профессиональной подготовки.
7.3. Степенью инициативности и творческого подхода к выполнению возложенных функций и должностных обязанностей.