Заявка на разработку проекта. Заявка на проект Элементы проектного предложения

Где взять средства на открытие бизнеса, если у вас есть только идея? Получите финансовую помощь от государства или специальных фондов. Для этого подайте заявку на грант. Рассмотрим, как увеличить шансы ее одобрения, какие документы подготовить и нюансы, сокращающие срок принятия решения.

Возможность безвозмездно получить средства на реализацию дела привлекает начинающих бизнесменов. Однако не все виды запускаемых стартапов подходят под получение грантов - для этого они должны отвечать определенным критериям:

  • Новизна . Речь не о запуске еще одного бизнеса, а о новаторском характере идеи.

Однако есть и различия:

  1. В заявках на получение гранта не всегда уделяют внимание коммерческой части. Как правило, цель проекта - достижение нематериальных выгод, а финансовой отдачи может не быть вовсе.
  2. Гранты - это «спонсорская» помощь, которая оказывается безвозмездно , и при подаче заявки не приходится обосновывать возможности по возврату заимствованных средств.
  3. Огромное значение имеют «нематериальные» разделы - цель проекта, его значимость . Соответствие этой информации сути грантовой программы - залог получения субсидии.

У специалистов должно возникнуть правильное (и положительное) представление о проекте, его реалистичности и пользе. Корректное оформление разделов немаловажно.

Образец заполнения основных пунктов

Вне зависимости от фонда, который предлагает спонсорскую помощь и формы документации, любая заявка содержит ряд ключевых разделов . Мы приводим краткие рекомендации по их заполнению.

  • Рабочий план реализации - конкретика. Расписываете все шаги и операции, которые будут произведены на пути к целям. Отнеситесь к нему серьезно, ведь ошибки или нелогичность расчетов и выводов создадут о вас негативное впечатление.
  • Конкретные результаты - фиксированные показатели (качественные или количественные), по достижении которых вы заявите об успехе проекта.
  • Механизм оценки результатов также важен. Покажите, как грантодатель проконтролирует успех реализации идеи, в которую вложены средства.
  • Дальнейшее финансирование и перспективы. Многие некоммерческие грантовые проекты «закрываются» по достижении поставленных целей и расходовании бюджета.
  • Финансовый план - как истратите полученные грантовые средства. Этот раздел должен быть максимально обоснованным, прозрачным и учитывать все нюансы налогообложения предприятия, юридические и бухгалтерские тонкости.

Как подать и какие документы еще могут потребоваться

Претендующая на грант организация обязана передать в фонд пакет документов. В зависимости от идеи комплект может разниться, но основные бумаги остаются неизменными.

  • Учредительные документы ИП или ООО - свидетельства о регистрации, устав, приказы о назначениях, коды статистики и подобное.
  • Копии финансовой отчетности за последний период (баланс, ).
  • Аудиторские заключения .
  • Данные основных должностных лиц организации с краткими сведениями .

Большим плюсом в биографии директора или учредителя будет подтвержденная информация о его достижениях в выбранной области.

  • Рекомендации, письма поддержки . Если проект реализуется в социальной сфере, заручитесь одобрением соответствующих фондов и органов. Их компетентные заключения с контактами доверителей прикладывайте к заявке.
  • Документы на право пользования имуществом , транспортом, которые будут задействованы - свидетельства о собственности, договоры аренды.

Заявку подать не сложно: достаточно правильно оформить идею и собрать необходимые документы.

При составлении заявки претенденты сталкиваются с трудностями. Мы собрали практические советы, которые упростят задачу:

  • Прежде чем начинать трудоемкую работу по написанию документа, убедитесь, что цели выбранного фонда соответствуют вашим .
  • На стадии разработки и заполненияконсультируйтесь с грантодателем . В большинстве фондов и госслужб действуют центры по работе с заявителями, где бесплатно предоставляют серьезную информационную поддержку и обучение.

Так, даже в рамках одной системы сильно отличается, и если не знать нюансов, можно внести в финансовый план некорректные данные.

  • Общая стоимость реализации не может быть меньше суммы запрашиваемых средств. Для коммерческих организаций оптимально, если бюджет проекта по превышает размер субсидии - так вы покажете, что готовы вкладывать свои средства. Для некоммерческих проектов можно производить реализацию в рамках размера гранта.
  • Главное при получении субсидии - вызвать доверие специалистов фонда к идее . Заявка должна быть логичной, лаконичной и идеально структурированной, а обоснования - убедительными и без двояких толкований.
  • Опыт в выбранной области - первое, на что смотрит грантодатель. Имея об объекте приложения сил поверхностные знания, почерпнутые из литературы, не рассчитывайте на субсидию.

Заключение

Первое, что видят специалисты государственных органов, фондов при рассмотрении проекта - это заявка. Какой бы дар убеждения ни имел предприниматель, впечатление складывается при ее изучении. Если документ не отражает реальных целей, не раскрывает процесс реализации, до «очной» защиты может и не дойти.

Уважаемые читатели! Если у вас появились вопросы или уточнения по теме статьи, пожалуйста, оставляйте комментарии! Мы постараемся в будущем раскрывать самые актуальные для вас темы. Ждем ваших оценок и мнений!

Request for proposal RFP ) является ранней стадией в процессе приобретения. Она позволяет поставщикам, часто через торги, представить предложение по определенному товару или сервису. Этот подход упорядочивает процесс принятия решения о приобретении и позволяет четко идентифицировать риски и выгоды.

Заявка на проект в некоторой степени диктует структуру и формат ответов поставщиков. Творческий потенциал и новшества, которые поставщики вкладывают в свои предложения, могут быть предпочтительнее относительно предложений других поставщиков. Однако слишком сильное различие в предложениях способно усложнить сравнение предложений претендентов и таким образом препятствовать процессу принятия решения. Эффективная заявка на проект обычно отражают стратегию и краткосрочные либо долгосрочные деловые цели, для которых поставщики будут в состоянии предложить соответствующую перспективу.

Примечания


Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Заявка на проект" в других словарях:

    заявка на внесение изменений (в проект) - — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN request for changeRFC …

    заявка на внесение изменений в проект - — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN engineering change requestECR … Справочник технического переводчика

    Проект атомной бомбы ХФТИ 1940 года разработки советских учёных Харьковского физико технического института в области ядерной физики. В результате работы была создана технология изготовления взрывчатого вещества, конструкция бомб и механизм… … Википедия

    Эта статья или раздел содержит информацию о предстоящем спортивном событии. С началом события содержание статьи, возможно, будет изменяться … Википедия

    - (англ. Request for quotation RFQ) является стандартным бизнес процессом, цель которого состоит в том, чтобы пригласить поставщиков на торги стимулировать предлагать цену на определенные продукты или службы. RFQ вообще означает то же самое… … Википедия

    - (англ. Request for information RFI) является стандартным бизнес процессом, цель которого состоит в том, чтобы собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Обычно он следует формату, который может использоваться для… … Википедия

    Известный минералог и кристаллограф; род. в 1853 г., образование получил во 2 й спб. военной гимназии. Затем Ф. два года слушал курс на химическом отделении СПб. технологического института, а отсюда в 1880 г. перешел на III курс Горного института … Большая биографическая энциклопедия

    Запрос это формулирование своей информационной необходимости пользователем некоторой базы данных, как, например, поисковой системы. Для составления запроса используется язык поисковых запросов. Содержание 1 В информатике 1.1 Запросы к… … Википедия

    Проект плавучей атомной электростанции «Академик Ломоносов». Плавучая атомная электростанция (плавучая атомная теплоэлектростанция, ПАТЭС) проект по созданию мобильных плавучих атомных электростанций малой мощности, разрабатываемый Федеральным… … Википедия

Этот раздел завершает процесс разработки проекта, представляя последовательность этапов по разработке описания проекта. Первый вид работы фокусируется на определении це­лей и задач проекта. Следующий определяет логические связи между задачами проекта и результатами мероприятий. Далее исследуется важность установления показателей сбора инфор­мации для проекта, и работа сосредоточивается на определении показателей для цели, задач и результатов проекта, чтобы можно было оценивать развитие проекта. Раздел завершается составлением рабочего плана и бюджета проекта на основании подробного списка видов деятельности и кратким описанием стратегического интегрированного плана (лог фрейма).

ВВЕДЕНИЕ

В этом разделе рассмотрен последний этап процесса разработ­ки проекта - превращение анализа проблемы и выбора ви­дов деятельности в описание проекта.

В предыдущем разделе мы составили описание проблемного поля, которое направляло нас в процессе определения комплекса возмож­ных мероприятий по устранению/смягчению причин проблем. Затем эти виды деятельности обсуждались в свете их воздействия, охвата, выполнимости и жизнеспособности. В результате этих обсуждений некоторые виды деятельности могли быть исключены из процесса разработки проекта, а другие - пересмотрены и усовершенствованы. Теперь мы готовы перейти к составлению проектного предложения.

Элементы проектного предложения

Для проектных предложений используется много различных форм. Люди и организации также используют разные слова и фразы, гово­ря об одних и тех же элементах проекта. Эти различия в формах и терминологии могут сбивать с толку. Но практически во всех описа­ниях проектов встречаются общие элементы. Они приведены ниже и связаны с терминами, которые будут использоваться в этом разделе.


Описание проекта: базовые элементы Термины, используемые в этом пособии
Описание долговременных измене­ний, которым будет способствовать проект Цель
Описание изменений в проблемах, которые будут способствовать дости­жению цели проекта Задачи
Описание видов деятельности в про­екте и их ожидаемых результатов, ко­торые помогут в выполнении задач проекта Виды деятельности (мероприятия, методы, шаги в других источниках) и их результаты
Описание системы и плана оценки развития проекта Индикаторы Базовая информация План мониторинга и оценки эффек­тивности
Описание деятельности по проекту с распределением обязанностей и сро­ков выполнения Рабочий план проекта
Описание затрат проекта Бюджет проекта

Структура этого раздела



Последовательно процесс разработки проекта к этому моменту передвинулся от анализа проблем к выбору видов деятельности. В этом разделе соблюдается следующая последовательность:

Описание изменений, которых проект призван достичь путем указания цели и задач проекта
Описание конкретных мероприятий, которые будут осуществляться в рамках проекта путем указания видов деятельности в проекте
Связывание ожидаемых изменений с видами деятельности проекта путем указания результатов видов деятельности
Определение способов мониторин­га и оценки эффективности при помощи индикаторов для целей, задач и результатов проекта, а также обсуждения исходной ин­формации, с которой сверяется вы­полнение проекта, и описания плана мониторинга и оценки эффективности проекта
Перечисление этапов выполнения видов деятельности по проекту с распределенными обязанностями и сроками исполнения в виде рабочего плана проекта
Оценка затрат проекта в виде бюджета проекта

СТРУКТУРА ПРОЕКТНОЙ ЗАЯВКИ

Проект - это своего рода мостик между идеей и ее окончатель­ным воплощением.

Очень важно видеть разницу между проектом и заявкой для фи­нансирования.

Проект в первую очередь нужен самому исполнителю для того, чтобы точно сформулировать требующую незамедлительного реше­ния общественную проблему, осознать стоящие перед ним трудно­сти и распланировать последующую деятельность.

Заявка же создается для того, чтобы убедить доноров в том, что отмеченные вами проблемы действительно имеют место и именно вы способны их решить.

Заявка имеет очень четкую вертикальную структуру, компонен­тами которой являются титульный лист, резюме, введение и поста­новка проблемы.



На титульном листе размещается вся необходимая для внимания донора информация. Как правило, это:

1. Название проекта.

2.Название организации-заявителя.

3. Юридический статус организации-заявителя.

4.Контактная информация, включающая:

Юридический адрес организации;

Физический адрес организации;

Номера телефона, факса; e-mail.

5.Фамилия, имя, отчество и контактная информация (тел./факс, e-mail):

Директора проекта;

Бухгалтера проекта;

Директора организации-заявителя (в том случае, если он не руководит предлагаемым проектом).

6. Территория, на которой осуществляется проект.

7.Срок выполнения проекта (продолжительность, начало и окон­чание).

8. Запрашиваемые ресурсы, полная стоимость проекта, имеющиеся в организации ресурсы, предназначенные для данного проекта. Последовательность изложения этой информации чаще всего предлагается самим донором.

Резюме (аннотацию) часто называют «кратким содержанием» проекта (не более 1 страницы). Это очень важная составляющая. Эксперты будут читать резюме в первую очередь, и должно быть понятно, кто вы, каковы объем и стоимость вашего проекта. Резю­ме повторяет все части полной заявки (по 1-2 предложения на каждую часть) и отвечает на вопросы: кто будет выполнять про­ект; почему и для чего нужен этот проект; цель и задачи проекта; планируемые виды деятельности в проекте; результат проекта; как проект будет реализован; продолжительность проекта; средства, необходимый для его выполнения.

Введение (1-2 страницы). Этот раздел - презентация. В нем должна содержаться информация об организации-соискателе гранта:

История;

Осуществленные проекты и достижения;

Наличие компетентного персонала и сотрудничество с волонтерами;

Наличие партнеров;

Уровень связи с государственными и муниципальными органами;

Соответствие предшествующего опыта решаемой в данном проек­те проблеме;

И вся та информация, которая может вызвать у донора доверие к вашей организации.

Постановка проблемы - это чрезвычайно важная точка как проекта, так и проектной заявки, поскольку от точного ее опреде­ления и формулировки зависит последующее планирование, а ча­сто и воплощение.

Психологически проблема воспринимается как что-то раздража­ющее, тревожащее, требующее срочного разрешения. Это что-то, что должно было бы быть, но по каким-то причинам отсутствует в обществе. Поэтому мы объективно говорим о ней как о чем-то со знаком минус.

Например, мы отмечаем, что в нашем регионе увеличилось коли­чество беспризорных детей. Является ли обнаруженная нами ситу­ация проблемой? Это, скорее, констатация очевидного факта. Про­блема лежит глубже и связана с тем, что в обществе отсутствует что-то важное, и в результате этого лежащая на поверхности ситу­ация ухудшается.

Как правило, точному выявлению проблемы предшествует пери­од исследований и накопления информации, которая затем, после соответствующей обработки, ляжет в основу ее формулировки. В приложении вы можете дать документы, подтверждающие ре­зультаты оценки. Вы должны быть сами уверены (чтобы затем убедить доноров) в том, что сформулированная вами проблема мо­жет быть полностью или частично решена в реальный срок, с до­ступными вам ресурсами и заявленным бюджетом. Как исключе­ние из правил, проблема может отражать внутренние потребности организации-заявителя, если запрашиваемые средства направлены на повышение эффективности собственной работы. Отсутствие де-

нег нельзя заявлять как проблему. Для решения какой проблемы будут направлены полученные деньги?

Обычно при постановке проблемы (в случае отсутствия специ­альных требований донора) от создателей заявки и проекта требу­ется четко и убедительно пояснить, в чем состоит необходимость осуществления проекта, описать целевую группу, регион действия, по возможности привести подтверждающую статистику. Показать, как существующая проблема соотносится с задачами организации-заявителя. В общем, этот раздел заявки должен отвечать следую­щим критериям:

Проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя;

Рассматривается объективная ситуация;

Проблема актуальна, важна и значима;

Существование проблемы подтверждается статистикой и результатами исследований;

Проблема формулируется с точки зрения целевой группы и ее потребностей, а не заявителя;

К участию в решении проблемы привлекаются представители целевой группы;

Проблема достаточно конкретна;

Проблема не подменяется методами ее решения.

Постановка целей, исходная ситуация

Проблемы, которые обуславливают появление проекта:

  • замедление роста продаж;
  • невозможность торговать круглосуточно;
  • сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
  • клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
  • сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
  • необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
  • необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
  • консервативный стиль управления и сотрудников;
  • слабая известность компании и её продуктов в интернет;
  • сложность поиска партнёров;
  • неэффективный маркетинг;
  • отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
  • высокая стоимость товара.

В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.

Вход в интернет должен:

  • Открыть новые варианты для продажи продукции;
  • Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
  • Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
  • Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
  • Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
  • Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
  • Повысить имидж компании;
  • Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
  • Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
  • Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.

Проектная заявка. Цели

Что необходимо достичь (определение целей по SMART):

Цель Срок Команда Ожидаемый результат Измерение успешности результата
Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет, то есть презентация продуктов в интернете. 1 июля –1 ноября ПфайферХакер Повышение степени известностипродуктов компании «Шульце» Не менее 5 000 посетителей сайта вмесяц через пол года, после завершения внедрения сайта в сети интернет.
Поиск партнёров по кооперации в интернете 1 августа –1 октября ХеферБетгер Продажа продуктов «Шульце» через партнёров, не менее 1% оборота компании. Через три месяца после запуска проектаЭлектронной коммерции рост оборота через партнёров (доля увеличения не менее5% в месяц).

Основные задачи (описание проекта)

Основные задачи, которые должны быть решены, чтобы достичь цели.

  • Организационная структура компании
    • Подготовить внутреннюю инфраструктуру для внедрения системы управления проектами в компании;
    • Провести анализ внутренних бизнес-процессов. Сделать план модернизации бизнес-процессов, с учетом внедрения новой системы электронной коммерции;
    • Подготовиться к сбору статистике — звонки клиентов пришедших с сайта. Организовать фиксацию звонков в специализированной базе. Задача необходима для того, чтобы начать подсчет количества клиентов пришедших с интернет и на основе статистики принять решения о дальнейшем продвижении в сети интернет;
    • Провести анализ обрабатываемых производственных и информационно-технологических процессов и совместно с проектной командой и внешними консультантами дать рекомендации по реализации решений по проекту.
  • ТЗ
    • Написать совместно с Э-Кон ТЗ на реализацию сайта.
  • Дизайн сайта:
    • Разработать корпоративный стиль с использованием векторной графики (логотип, визитки, шаблоны документов);
    • Разработать дизайн сайта в photoshop;
    • Осуществить вёрстку сайт с использование каскадных таблиц стилей (css) на слоях (не использовать табличную верстку);
    • Обеспечить в дизайне сайта минимальное количество графических элементов для ускорения загрузки страниц.
  • Эргономика сайта:
    • Разработать и реализовать концепцию единообразного построения последовательности страниц с целью облегчения редактирования и поиска;
    • Организовать удобный интерфейс пользователя, навигацию, фильтрацию товаров;
    • Обеспечить приемлемую скорость загрузки страниц, не менее 10 мс.
  • Система управления сайтом
    • Реализовать систему управления сайтом на основе одного из самых популярных фреймворков основанной на MVC архитектуре;
    • Реализовать концепция эффективного редакционного процесса и разработка индивидуальной редакционной системы, упрощение администрирования сайта;
    • Разработать систему хранения каталога продукции с неограниченным потенциальным ростом продукции. Каталог должен иметь иерархическую структуру с неограниченной глубиной;
    • Завести каталог товаров со всеми параметрами товара (включая индивидуальные параметры);
    • Реализовать модуль управление ролями, пользователями сайта и их правами.
  • Seo продвижение
    • Оптимизировать сайт под поисковые машины.
    • Предоставить возможность настраивать каждую конкретную страницу сайта под продвижение.
  • Личный кабинет пользователя
    • Создать личный кабинет пользователя (регистрация, профиль пользователя, смена/восстановление пароля). В следующем этапе проекта личный кабинет будет разделяться модулями для физ. и юр. лиц.
  • Хостинг
    • Купить хостинг расположенный в регионе расположения офиса;
    • Купить домен с полным правом владения.
  • Внедрение системы
    • Выложить сайт в боевой режим.
  • Маркетинг проекта
    • Провести маркетинговое исследование рынка, на основе анализа предоставить маркетинговую политику проекта;
    • Оценка конкурентных преимуществ сайтов конкурентов. Выработать стратегию презентации товаров в сети интернет;
    • Найти партнёров по кооперации в интернете;
    • Обзвонить клиентов по каталогу компаний.
  • Юридические
    • Сформулировать офёрту пользования веб сайтом. Необходимо, чтобы было разрешение на обработку персональных данных. Оферта должна быть предоставлена на ознакомление в момент регистрации пользователя в системе.

Результат

Измеримые итоги по окончании проекта:

  • Предоставление потенциальным клиентам информации через интернет сайт о предоставляемых услугах компании. На сайте должен быть каталог товаров со всей необходимой информацией – название, параметры, стоимость;
  • На сайте должна быть предоставлена информация о сроках, методах доставки товаров и вариантах оплаты, как для физических лиц, так и для юридических;
  • Регистрация новых продуктов на сайте компании, а также настройка любых товаров каталога при необходимости. Возможность указать каждому товару определенную категорию или несколько категорий;
  • Удобный веб инструмент, позволяющий отображать клиентам данные о товарах на сайте компании в режиме online, 24 на 7;
  • Регистрация клиентов в веб системе;
  • Накапливание БД e-mail клиентов. Впоследствии, на собранную базу данных будем рассылать рассылки. Это подготовка к этапу 2 развития проекта;
  • Разграничение прав доступа клиентов к зарегистрированным данным на сайте. Предподготовка личного кабинета клиента на сайте. В будущем клиент сможет осуществлять электронные заказы. Подготовка к этапу 2 развития проекта;
  • Стабильная посещаемость сайта, порядка 200-300 человек в день;
  • Количество звонков клиентов пришедших с сайта не менее 5 в день;
  • Сумма оборота по клиентам пришедших с сайта порядка 5 000 евро в сутки;
  • За счёт креативного дизайн люди добавляют сайт в закладки. Следовательно, не менее 5 человек в день пришедших по прямым ссылкам на сайт;
  • По указанным ключевым словам в техническом задании на реализацию сайта, сайт находится в ТОП 10 поисковой системы google.de;
  • На сайтах немецкой прессы должны появиться наши пресс релизы. Переходы с новостных сайтов – не менее 10 в день;
  • От 5 до 10 звонков в день от партнеров;
  • Не менее 5 000 посетителей сайта в месяц через пол года;
  • Рост оборота через партнёров не менее5% в месяц.

Проектная заявка. Риски

Расшифровка уровней приоритетов:

Область риска / Определение риска Мероприятие по предотвращению Воздействие Вероятность
Организационные риски
Отсутствие общего видения модели проектного управления среди топ-менеджеров компании. Для устранения этого риска необходимо на начальном этапе разработать концепцию корпоративной системы управления проектами и согласовать ее с основными заинтересованными сторонами проекта.Заложить в бюджет покупку системы управления проектами.
Отсутствие управления изменениями Вести проект в системе управления проектами, в которой должна быть систему управления, как минимум, версионности документации.
Слабая поддержка проекта со стороны высшего руководства компании. Часто руководитель компании не понимает, что именно он должен делать в проекте. Для обеспечения должного уровня стратегического руководства рекомендуется сформировать Учёный совет проекта внедрения системы электронной коммерции. Возглавлять его должен руководитель компании или один из влиятельных топ-менеджеров, являющихся убежденным сторонником внедрения системы. Необходимо подчеркнуть, что Совет не подменяет собой команду проекта. Основной функцией Совета является стратегическая поддержка: рассмотрение результатов основных этапов, принятие решений по принципиальным вопросам в случае разногласий заинтересованных сторон, обеспечение продвижения проекта внутри компании, лоббирование интересов проекта на уровне Совета директоров и акционеров.
Непонимание руководством ответственности за проведение изменений в компании Для четкого распределения ответственности за результаты проекта внедрения рекомендуется при формировании совместной команды выделять следующие уровни управления:
  • Учёный совет управления проектом внедрения, в состав которого обязательно входят руководитель проекта и руководитель компании;
  • Команда управления проектом, которую возглавляет руководитель проекта.

При такой организации проекта ответственность за конечный результат внедрения системы в промышленную эксплуатацию лежит на топ-менеджере компании. За проектирование и разработку системы управления проектами ответственность несет руководитель проектной группы.
Отсутствие необходимых человеческих ресурсов Проблема нехватки или высокой занятости сотрудников требуемой квалификации существует практически в каждом проекте. Поэтому рекомендуется на этапе планирования четко структурировать работы, определять роли и обязанности участников, их квалификацию и численность. Это позволит яснее оценить реальную потребность в человеческих ресурсах, снизить риск затягивания сроков проекта, особенно в моменты согласования и утверждения результатов. Чтобы заблаговременно подготовить кадровый состав для обеспечения проектируемых процессов управления проектами, необходимо уже на начальной стадии проекта приступить к подбору и обучению специалистов, которые в дальнейшем будут принимать активное участие в процессе управления, контролирования исполнения регламентов.
Низкая вовлеченность сотрудников компании в проект. Отсутствие продвижения проекта внутри компании. Минимизировать этот риск можно следующими способами:
  • постоянно информировать сотрудников компании о состоянии проекта, важности его для организации и поддержке со стороны руководства;
  • создать систему мотивации сотрудников, занятых в проекте и в самом процессе бюджетного управления;
  • привлечь будущих пользователей к тестированию системы электронной коммерции.

Эти мероприятия позволят, во-первых, найти больше сторонников проекта и самой системы электронной коммерции, а во-вторых, учесть требования многих заинтересованных лиц и избежать серьезных доработок на этапе опытной эксплуатации.
Обеспечена ли мотивация участников проекта?
  • Внедрение новой системы мотивации персонала.
  • Вовлечение людей в процесс разработки проекта.
Сможет ли компания самостоятельно эксплуатировать систему после внедрения? Разработка/внедрение процедур и регламентов администрирования системы.
Неправильный выбор консультантовНизкая производительность
  1. Провести анализ фирм предоставляющих консультационные услуги;
  2. Заключить четкий трудовой договор с консультантами и внедрение их в команду;
  3. Контроль, закрепленная договором ответственность.
Отсутствие опыта электронной коммерции
  1. Приобрести необходимую литературу;
  2. Посетить пару конференций;
  3. Проводить внутренние мероприятия по обмену опытом.
Риски человеческих ресурсов
Хакер (IT отдел) — критически противостоит проекту.К откровенным противникам проекта относятся начальник отдела снабжения Густав Бётгер и начальник финансового отдела Георг Кёстер. Оба убеждены в том, что предприятие должно сохранить имеющуюся структуру, в которой оно хорошо разбирается и которая ему по карману.
  1. Планомерно воздействовать на людей через их руководителей, которые положительно относится к проекту.
  2. Провести ряд совещаний, в которых раскрыть суть проекта и показать положительные стороны.
  3. Включить Густава Бётгера и Георга Кёстера в Учёный совет проекта.
  4. Проработать систему мотивации.
Достаточно ли выделено человеческих ресурсов для выполнения проекта? Назначить руководителя проектов, спланировать проект, затраты, ресурсы. Контролировать деятельность руководителя. Проводить еженедельные статус совещания.
Достаточен ли уровень квалификации сотрудников участвующих в проекте? Предварительное проведение семинаров на тему электронного маркетинга.
Возможно ли выбытие ключевых персон в ходе проекта? Наладить систему мотивации, конспектировать всю деятельность проекта, вести все действия только через систему управления проектами. Накапливать знания не только по проекту, но и по системе управления проектами.
Возможны ли конфликты между заинтересованными сторонами в ходе проекта? Разъяснять важность внедрения системы электронной коммерции в компании для всех заинтересованных лиц.Изучить конфликтологию.
Могут ли возникнуть внутренние конфликты в команде проекта? Реализовать систему мотивации персонала, учитывать персональные навыки и желания каждого члена. Подумать на тему гибких методологий управления проектами.
Доступны ли эксперты компании для общения с командой проекта? Выделить экспертов в проектную группу. Пригласить внешних консультантов, коучеров для проведения консультаций и предоставление помощи в реализации проекта.
Обеспечена ли вовлеченность сотрудников компании в проект? Привлечь всех заинтересованных лиц к участию в проекте. Дать возможность участвовать в:
  • тестировании продукта;
  • развитии продукта.
Финансовые риски
Достаточен ли бюджет для выполнения проекта? Разработать бизнес план внедрения проекта. Соблюдение сроков реализации проекта.
Существует ли жесткое ограничение бюджета проекта? Соблюдение сроков реализации проекта. Необходимо контролировать выполнение проекта в рамках менеджерского треугольника.
Возможны ли задержки финансирования работ по проекту? Соблюдение сроков реализации проекта.
Риски бизнеса
Получит ли выгоды компания от внедрения системы управления проектами? Посчитать эффективности внедрения системы электронной коммерции. Оценить рынок, спрос и текущее предложение.
Возможны ли негативные последствия для бизнеса в связи с реализацией проекта? Принимать решения поэтапно, прогнозировать ситуацию ближайшего будущего.
Полезный эффект проекта электронного бизнеса не достигнут (ошибочные инвестиции) Организовать реализацию проекта поэтапно, принимать решения о дальнейшем развитии в конце каждого этапа.
Технические ИТ риски
Риски предметной области
Правильно ли выбрана технологическая база проекта? Провести анализ технологий, сделать обоснованный выбор, ориентированный на бизнес процессы компании.
Эргономические свойства сайта – не восприятие дизайн и его элементов пользователями. Разработать правильный дизайн, оценить, получить внешнюю оценку.
Технологические риски
Достаточны ли возможности программного обеспечения для реализации проектной модели? Консультации с техническими специалистами компании консультантов на этапе выбора программного комплекса.
Возможно ли возникновение неизвестных ранее проблем? Предусмотреть бизнес процесс реструктуризации и модернизации системы.
Имеющаяся база ресурсов ИТ недостаточна Запланировать пополнение базы технических средств.
Корректно ли реализована модель электронной коммерции на программной платформе? Провести консультации с компанией консультантов о реализации модели электронной коммерции на базе спроектированного программного комплекса.
Обеспечены ли условия настройки интерфейсов взаимодействия с другими системами? Предварительное исследование возможности интеграции системы электронной коммерции с корпоративной ERP и учётной системой.
Возможно ли настроить ПО под новые требования? Исследование ПО на предмет настройки под изменяющиеся условия работы бизнеса.
Риски внешнего окружения
Неготовность ИТ-инфраструктуры к внедрению автоматизированной системы Требования к техническим средствам необходимо определить на этапе выбора программного обеспечения и немедленно приступать к реализации мер по подготовке ИТ инфраструктуры. Эта работа должна быть завершена к моменту развертывания системы на серверах компании и рабочих местах пользователей.Постараться максимально возможно использовать аутсорс (хостинги) для хранения данных по сайтам.
Связаны ли результаты данного проекта с другими проектами компании? Планирование внедрения системы электронной коммерции с корреляцией с внешними активными и пассивными проектами компании.
Невнимание к смежным процессам Для того чтобы ясно понимать, какие риски связаны с процессами, окружающими проектируемую систему электронной коммерции, необходимо до начала проекта реализации внедрения системы тщательно изучить состояние всех смежных процессов и уровень их автоматизации. Нельзя исключить того, что после оценки их текущего состояния может быть принято решение о переносе сроков создания системы. В более благоприятной ситуации проект внедрения системы может начаться, но при этом будут разрабатываться требования к смежным процессам и приниматься меры по их совершенствованию и обеспечению совместимости с процессами системы.Необходимо: организовать бизнес процессы, регламенты взаимодействия подразделений в рамках новой системы электронной коммерции.
Рынок. Неправильная оценка развития рынка электронной коммерции Основательное изучение рынка получает наивысший приоритет
Рынок. Кооперирующие партнеры не реагируют Расширить деятельность по привлечению партнеров
Тип риска Ко-во Вероятность
Высокая Средняя Низкая
Организационные
Финансовые
Технические
Внешнее окружение

Итого:

Вывод: необходимо уделить особое внимание решению организационных рисков.

Проектная заявка. Бюджет

Вид расходов Ресурсы

Число /

количество

Евро на

единицу

Сумма

Расходы на персонал Мустер
Бётгер
Пфайфер
Хёфер
Поль
Хакер

Промежуточная сумма

Расходы на хостинг
Домен (за 1 год)
Хостинг (за 1 год)

Промежуточная сумма

Материальные расходы
Покупка лицензии пакета программного обеспечения по системе управления проектами.
Сервер под систему управления проектами
Бэкап сервер
Комплектующие

Промежуточная сумма

Имущество Книги
Расходы на ведение хозяйства
Расходные материалы

Промежуточная сумма

Прочие расходы
КонсультацияЭ-Кон
Вспомогательные работники
Командировочные расходы
Фотограф
Дизайнер (обработка фотографий)
Непредвиденные расходы
Издержки на обучение персонала
Расходы на канцелярские товары, книги

Промежуточная сумма

Общая сумма расходов:

Доля покрытия издержек в проекте не рассматривается.

Накидка на риск составляет 5% от полных расходов.

Общая сумма расходов / 95 х 5 = сумма наценки за риск.

49 325 / 95 х 5 = 2 596 наценка за риск

Полные расходы рассчитываются из общей суммы расходов, включая сумму наценки за риск: 49 325 + 2596 = 51 921 полные расходы.

Норма прибыли не указывается, т.к. проект внутренний.

Проектная заявка. Ограничения

Бюджет проекта

По первой части проекта общий бюджет не должен превышать 60 000 евро.

Организационные

Основные процессы компании при реализации проекта не должны быть остановлены.

Ключевые сотрудники проекта должны иметь график работы над проектом такой, чтобы основные бизнес процессы компании продолжали работать без остановки.

Правовые

Разрабатываемая система электронной коммерции должна удовлетворять законодательству, нормам – нужно уточнить каким. Согласно ограничения должна быть сформулирована правильная оферта. Задача для Юриста.

Сроки

Ресурсы

Ресурс позиция Задания, ответственность
Внутренние человеческие
Филипп Мустер руководитель проекта Управление проектом, управление документацией, контроль выполнения этап, вех проектов, отчётность перед руководством, организация совещаний, управление рисками, коммуникациями.
Регина Пфайфер руководила отделом маркетинга Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет
Карл Хакер сотрудник ИТ отдела Работа с внутренней технической инфраструктурой. Установка/настройка серверов, софта. Консультирование специалистов Э-кон по техническим вопросам.
Ганс-Дитер Поль руководитель отдела ИТ Консультирование специалистов Э-кон по техническим вопросам. Решение вопросов выбора и приобритения хостинга, домена.
Сибилла Хёфер отдел снабжения Поиск партнёров по кооперации в интернете.
Густав Бётгер начальник отдела снабжения Поиск партнёров по кооперации в интернете. Разработка программы снабжения.
Внешние человеческие
Томас Кастен Консультант Э-Кон Разработка плана реализации создания сайта компании. Создание сайта.

Учёный совет:

Ученый совет осуществляет контроль проекта и исполняет роль ультимативного органа, принимающего решения. Члены ученого совета: Кай Шульце, Густав Бётгер и Георг Кёстер.

Технические ресурсы :

  • Сервера внутренней инфраструктуры для решения задач интеграции с сайтом;
  • Новый сервер для системы управления проектами;
  • Новый backup сервер для сохранения копий БД.

Внешние ресурсы :

  • Копания Э-кон, по договору, будет содействовать развитию проекта в течение 6 месяцев;
  • Консультант Э-Кон Томас Кастен, по договору, максимально будет выделять своё время не менее 4 часов в день.

Технические ограничения

Внедрение:

  • Разработка статических и динамичных документов HTML с привязкой веб-серверу посредством php, javascript, ajax и базе данных MySQL.
  • Хостинг:
    • Сервер: Uptime работы сервера, не ниже 99,99%;
    • Время реакции службы support на заявку в административном режиме не должно быть ниже чем 1 час;
    • Дисковое пространство не меньше 100 Гб;
    • Наличие php 5 версии и выше;
    • не менее двух база данных MySQL 5.*;
    • полные права на систему управления БД;
    • управление почтовыми ящиками;
    • управление cron задачами;
    • возможность отображения логов;
    • ssh доступ к сайту;
    • безлимитный трафик;
    • Тип хостинга: виртуальный выделенный сервер;
    • управление поддоменами.

Политические

Проект сопровождается внешними консультантами. Консультационные услуги предоставляет компания E-Con, которая осуществляет консультации по вопросам стратегии и выбора соответствующих информационно-технологических систем. Затем им выдается задание на разработку программного обеспечения для обработки запросов пользователей и веб-интерфейса для него (Front-end).

Эскалация

Если возникают конфликты, то различные претензии рассматриваются в следующей приоритетной последовательности:

a) клиент;
b) проект;
c) внутренние процессы.

Если не удается быстро и однозначно решить конфликт, привлекается ученый совет.