Штатная расстановка на год. Штатная расстановка, образец. Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатная расстановка или штатное замещение - документ, который работодатели придумали для собственного удобства. Штатная расстановка полно передает картину с персоналом, включая вакантные должности.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания

В штатном расписании фигурируют деньги и должности. В штатной расстановке дополнительно указывают работников, которые на них приняты.

Штатную расстановку (штатное замещение) разрабатывают на основе штатного расписания. При этом работодатель в штатной расстановке:

• указывает ФИО действующих работников;
• делает отметки о неполном или сокращенном рабочем времени;
• отмечает длительное отсутствие работника, например, из-за отпуска по уходу за ребенком;
• фиксирует договоры по совместительству и т. п.

Когда нужна штатная расстановка

Обратите внимание

Мы приложили бланк штатной расстановки в Excel к этой статье. Кроме того, можно скачать образец штатной расстановки в Word. Шаблоны для скачивания штатной расстановки внизу статьи.

Чаще всего штатная расстановка фигурирует как доказательство в спорах о сокращении.

Пример из практики . Работник считал, что его необоснованно сократили. Работодатель представил в суд штатную расстановку по состоянию на три разные даты. По ним и штатному расписанию суд сделал вывод, что работодатель фактически провел сокращение. Остальная процедура также была безупречна. Увольнение законно (апелляционное определение Московского городского суда от 18.04.2017 № 33–11457/2017).

Без штатной расстановки или иного документа, где указано, какие должности были заняты, работодатель проиграет. Это правило относится ко всем ситуациям, в которых требуется доказать, что вакансий не было. В том числе и для увольнений из-за медицинских противопоказаний (апелляционные определения Московского городского суда от 20.07.2016 № 33–28274/2016, Свердловского областного суда от 01.02.2017 по делу № 33–1646/2017).

Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база Гусятникова Дарья Ефимовна

2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России № 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Постановлением Госкомстата России № 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения – постоянно, в других организациях – 3 года.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом – административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин – для такой категории персонала, как рабочие, а второй – для служащих.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках…». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.

В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т. д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

Проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

Не увлекаться новомодными названиями, т. к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» – «специалист по поиску руководителей»).

Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т. д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «-», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:

Работникам организаций, финансируемых из бюджета, – соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

Работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) – законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

Работникам других организаций – коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т. е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты . Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

Что же касается надбавок (графы 6–8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)

В организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;

В организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, – органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

В организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т. п.).

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке «Итого» указываются итоговые суммы по графам 4–9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т. е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:

В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке – заголовке.

Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:

Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается «вилка» окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т. е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т. д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.

Замечания прилагаются

(Подпись) С.И. Иванов

20.01.2005

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:

Справки;

Заключения;

Служебные записки.

Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:

В отдел кадров;

В главную бухгалтерию;

Один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.

Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

«О внесении изменений в штатное расписание»;

«Об изменении штатного расписания»;

«О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

Совершенствование организационной структуры компании;

Проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

Реорганизация компании;

Расширение или сокращение производственной основы компании;

Изменение законодательства;

Оптимизация управленческой работы;

Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

Переименование должности;

Изменение должности;

Переименование структурного подразделения;

Возложение дополнительных обязанностей;

Изменение базовых (должностных) окладов;

Введение новых подразделений;

Введение новых (дополнительных) должностей;

Ликвидация структурного подразделения;

Сокращение должности.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.

1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.

3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо «отдел маркетинга» – «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;

Личная карточка Т-2 (раздел 3).

6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

Решение руководителя организации;

Проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

Проект положения о структурном подразделении;

Проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

Служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;

Отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

Должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

Служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

Обновленную структуру подразделения;

Проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

Должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

Должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе «О сокращении штата и численности».

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания – это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей

Управление временем и расстановка приоритетов Подобно любому профессионалу, тренеру необходимо уметь планировать свою работу и расставлять приоритеты. Часто очень сложно выкроить время для административных и маркетинговых вопросов. Выработка сбалансированного плана

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.1.1. Структура и штатная численность Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы,

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 7 Акты, определяющие структуру и состав компании: организационная структура, квалификационно-численный состав, штатное расписание В рамках этой главы рассмотрим акты, определяющие структуру и состав компании. Соответствующие документы обычно разрабатываются на

Из книги 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

УРОК 68. Штатное расписание предприятия Штатное расписание – главный элемент кадрового учета, во многом определяющий стратегию работы с персоналом. Каждое предприятие разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности, специфики

Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна

3.1.1. Штатное расписание Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

6.5. Штатное расписание (Приложение 18) Штатное расписание обобщает информацию о количестве работников и заработной плате (допускается не проставлять заработную плату в штатном расписании, а указать в приказе об утверждении штатного расписания, что заработная плата

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

5.2.3. Штатное расписание организаций Штатное расписание представляет собой совокупность информации о штатных единицах организации. Штатная единица – это некоторая должность в конкретном подразделении организации. Состав штатного расписания (в том числе количество

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

4.2. Штатное расписание сотрудников, занятых в проекте ПЕРИОД ПРОЕКТА С ОКТЯБРЯ 2010 г. ПО НОЯБРЬ 2011 г. (14 месяцев реализации

Из книги Большая книга директора магазина 2.0. Новые технологии автора Крок Гульфира

Расстановка бойцов на поле боя Мы пока не говорили о двух таких важных моментах в работе торгового персонала как графики сменности и распределение продавцов в торговом зале.Для эффективной работы торговый персонал должен иметь удобный график работы – чтобы

Из книги Быстрее, лучше, дешевле [Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов] автора Хаммер Майкл

Расстановка приоритетов Вы сами выбираете, с чего начать преобразования на основе бизнес?процессов. Существует три типа процессов: основной – в этом процессе производится товар или услуга, за которые покупатель согласиться заплатить; вспомогательный – этот процесс

Из книги Google AdWords. Исчерпывающее руководство автора Геддс Брэд

Из книги Геймшторминг. Игры, в которые играет бизнес автора Браун Санни

Принудительная расстановка приоритетов ЦЕЛЬ ИГРЫВ процессе расстановки приоритетов группа должна прийти к единому списку элементов. Принудительная расстановка приоритетов (Forced Ranking) заставляет участников принимать сложные решения, когда каждый элемент оценивается

Из книги Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица автора Вольхин Николай

2.3.3. Нормирование ресурсов и штатное расписание Управление ресурсами в залоговом процессе сводится к поиску баланса разумно достаточного времени на выполнение операций и минимально обоснованного количества сотрудников, требуемых для их выполнения. Решение этой задачи

Из книги Надежная база: лидерство для руководителей высшего звена автора Колризер Джордж

Расстановка ваших приоритетов развития Как бы долго вы ни играли роль надежной базы, навыки всегда можно улучшить, а эффективность – повысить, создавая свою персональную форму доверия и дерзаний. Не каждый лидер – надежная база сочетает бытие и действия так же,

Из книги Больше, чем вы знаете. Необычный взгляд на мир финансов автора Мобуссин Майкл

Расстановка приоритетов процесса Под воздействием стимулов и систем оценки результативности инвестиционное сообщество переоценивает важность результатов и недооценивает важность процесса. Как заметил Роберт Рубин: Речь не о том, что результаты не имеют значения. Как

Из книги Совершенная машина продаж. 12 проверенных стратегий эффективности бизнеса автора Холмс Чет

Шаг 5: расстановка приоритетов Если вы сделали упражнение, то просмотрите план на завтра и определите, на каком месте у вас стоят самые трудные дела. На семинарах я часто встречаю людей, которые ставят их в конец списка, потому что, как правило, они наиболее трудоемкие и

Кадровым документом, позволяющим оперативно отследить многие процессы, происходящие со штатом сотрудников, является штатная расстановка. Несмотря на это, законодательство не регулирует ни ее формы, ни содержания. Далее будет рассмотрено, как чаще всего выглядит образец штатной расстановки, каким образом он должен вестись и в каких целях использоваться.

Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация

• составляется по стандартизированной форме Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1, содержащей утвержденные законом графы (в количестве 10 штук);

С 2013 г. управленцам дано право разрабатывать свою форму расписания. Впрочем, вносить в нее дополнения можно только при соблюдении определенных процессуальных мероприятий и издании приказа.

• обязательно для ведения;
• содержит наименование должностей и их количество.

Расстановка же:

• ведется по желанию управленца компании;
• составляется в произвольной форме, может содержать любые данные, которые руководитель посчитает уместными;
• отражает привязку должности к конкретному субъекту.

Кроме того, бумаги имеют разное назначение. Первый документ служит для:

• определения требуемого количества подчиненных с учетом имеющегося объема работ;
• распределения штатных единиц согласно структурной иерархии.

Характер расстановки – информационный. Она позволяет упростить составление плановой отчетности и принять грамотное управленское решение на основании синтеза данных о кадрах.

Таким образом, в большинстве случаев покадровая расстановка оформляется на основании штатного расписания, но в расширенном формате, заключающемся во внесении дополнительных сведений.

Кем визируется и утверждается документ, сколько он хранится

Как и любой другой кадровый документ, расстановку должен подписывать сотрудник, ответственный за ее составление. Чаще всего, это – работник отдела кадров либо его начальник, располагающий требуемыми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов хозсубъекта. Но соответствующим приказом руководителя обязанности по ее ведению могут вменяться и другим подчиненным.

Помимо этого, документ должен содержать подпись главного бухгалтера. Обретает юридическую силу он после утверждения приказом управленца по предприятию.

Что касается срока хранения документа, он составляет 75 лет, поскольку бумага содержит персональные сведения работников. Штатное расписание же хранится не больше 36 месяцев (п.71 Приказа Минкультуры № 558).

Штатная расстановка – образец заполнения

Для того, чтобы разобраться в тонкостях заполнения расстановки, следует ознакомиться с ее образцом. Чаще всего, он выглядит следующим образом:

	Код
ОКУД	0301017

ООО «УСЛОВНОЕ»

(наименование организации)

Номер документа: 11 Дата составления: 01.12.2018 г.

Утвержден

Приказом организации от 01.01.2018 г. № 75

Штат в количестве 14 единиц

По состоянию на 01 декабря 2018 г.

Структурное подразделение		Должность, разряд, класс, квалификации	Кол-во штатных единиц	Ф.И.О.	Дата приема на работу	Тарифная ставка (оклад) и пр., росс. руб.	Надбавки, росс. руб	Итого в месяц, росс. руб.	Примечания
наименование	код
Администрация	01	Ген. директор	1	Волошин П.В.	01.01.2015 г.	35000	3500	38500	Участник боевых действий
	01	Заместитель ген. директора	1	Игнатенко Т.А.	06.01.2015 г.	30000	3000	33000	х
	01	Секретарь	1	Петрова Е.О.	10.06.2016 г.	12000	1200	13200	Мать троих детей
Бухгалтерская служба	02	Главный бухгалтер	1	Трапезник И.Т.	10.05.2017 г.	25000	2500	27500	х
	02	Бухгалтер	1	Шемякина И.О.	09.08.2016 г.	15000	1500	16500	х
	02	Бухгалтер	0,5	Мухина Т.П.	05.03.2016 г.	15000	1500	16500	Совместитель
	02	Бухгалтер	0,5	Ревякина А.Ф.	04.02.2017 г.	15000	1500	16500	Совместитель
	02	Экономист	1	Конюх И.Д.	05.09.2017 г.	16000	1600	17600	Инв., 3 гр.
Отдел сбыта	03	Топ-менеджер	1	Сыпрыкин И.П.	10.04.2014 г.	20000	2000	22000	х
	03	Менеджер	1	Баталов Е.Г.	12.02.2016 г.	17000	1700	18700	х
	03	Менеджер	1	Иванко Т.С.	20.05.2015 г.	17000	1700	18700	х
	03	Менеджер	1	ВАКАНТНА		17000	1700	18700	х
Кадровая служба	04	Начальник	1	Кулиш Е.В.	10.04.2014 г.	20000	х	20000
	04	Инспектор	1	Власова И.А.	09.12.2014 г.	14000	х	14000	Мать двоих детей
	04	Инспектор	1	Беро Н.П.	20.03.2017 г.	14000	х	14000

Начальник кадровой службы Подпись Кулиш Е.В.

Список локальных документов, которые заполняют сотрудники кадровых служб, является достаточно широким. В любой серьезной компании составляется штатной расписание. Ведение основных показателей осуществляется при помощи этого вида документации. В ней отражается структура подразделений, список должностей, нужное число сотрудников и размер окладов. Расстановка имеет не так много отличия от ранее упомянутого термина, просто она считается расширенным документом. Здесь находится место еще и для информации в отношении занятых сотрудниками и свободных должностей.

Что такое штатное расписание?

Расписанием называют нормативный официальный документ организации, который в себе содержит данные о:

• составе штата;
• структуре;
• размере окладов по должностям.

Цели составления штатного расписания

Эффективное использование каждого отдельного работника – это основная цель создания этого локального акта. Благодаря существующей форме, руководители смогут законно и удобно доукомплектовывать штат предприятия.

Именно при помощи этого документа кадровые сотрудники осуществляют прием новых работников на свободные должности и организовывают учебный процесс для уже набранного штата. Считается, что при наличии расписания работники получают наглядное подтверждение возможности карьерного роста.

Образец штатного расписания

Приведенная ниже ссылка позволит скачать образец этого документа. В нем применяется специальная таблица. Указывается, какие должности входят в структурные подразделения, размеры соответствующих тарифных ставок. Перечисляются возможные надбавки по должностям и подсчитывается общий заработок. Также в тексте должны содержать реквизиты – номер, ссылка на приказ, срок действия, дата составления, подписи должностных лиц.

Что такое штатная расстановка?

Расстановку нередко называются другими терминами: список, книга, замещение должностей. Однако чаще практикуется применение названия – штатная расстановка.

По сути, данный документ является расширенной версией предыдущего и содержит больше конкретики. Так, в него добавляются фамилии и другие данные сотрудников, которые соответствуют существующим на предприятии должностям.

Цели составления штатной расстановки

Расстановка применяется для отчетности. Кадровики используют его для собственных целей – чтобы упростить работу. Благодаря наличию такой систематизированной информации кадровики смогут следить за тем, кто именно выполняет определенные обязанности, как распределяется ставка между сотрудниками, сколько совместителей работает на предприятии.

Образец штатной расстановки

Обратить внимание следует на наличие фамилий напротив наименования позиций в компании. Также чаще здесь заполняются поля с примечаниями, ведь они имеют отношения к конкретным сотрудникам. Например, в это поле можно вписать, что работник является совместителем или временно находится в отпуске.

Отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой

Хотя у этих двух видов документаций достаточное количество общих полей, но и отличий у них предостаточно. Например, расписание является нормативным и обязательным документом, тогда как расстановку кадровики заполняют добровольно. Соответственно и для расписания существует унифицированная форма. И хотя она перестала быть обязательной для использования, но многие все равно ее используют. В расписании все данные не конкретизированы, нет упоминания фамилий работников. В нем содержатся плановые показатели, и хранятся они 3 года, а для сравнения в расстановке – лишь фактические значения, сохраняющиеся на протяжении 75 лет.

Как заполнять штатное расписание и штатную расстановку?

Для обязательного вида документа в РФ была утверждена единая форма Т-3, о которой уже писалось выше. Для расстановки также можно использовать этот образец, но его придется расширить дополнительными полями. Как минимум, нужно будет дописывать фамилии сотрудников, занимающих соответствующие должности. Для замещения считается нормально, если некоторые поля останутся пустыми. Поэтому в его конце приводится статистические данные о том, сколько свободных вакансий на данный момент в компании.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности - образец

Штатное расписание – это акт, в котором отображается все устройство штата сотрудников предприятия, начиная от…

Выписка из штатного расписания - образец

Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные…

Как составить штатное расписание - образец 2018

Одним из определяющих нормативных документов любого предприятия считается штатное расписание. На его основе осуществляется прием новых…

Внесение изменений в штатное расписание при изменении оклада

Штатное расписание, это внутриорганизационный акт, относящийся к категории нормативных. Он устанавливает структуру компании, объем коллектива…

Приказ о внесении изменений в штатное расписание - образец

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой…

Штатная расстановка помогает оперативно посчитать количество открытых вакансий, текущую списочную численность работников, проанализировать установленные оклады. Читайте о том, кто подписывает и утверждает штатную расстановку и скачайте образец ее заполнения

Читайте в нашей статье:

Обязательный ли документ штатная расстановка: что говорит закон

Завести штатную расстановку на предприятии вы можете, но не обязаны - закон этого не требует. Упоминание об этом документе есть только в п. 98 – 99 Приказа Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372 “Об утверждении и введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору”.

Кроме того, структура штатной расстановки и правила ее ведения указаны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Отличие штатного расписания от штатной расстановки

Главное отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой: в расписании есть только должности, в расстановке – пофамильно сотрудники, которые эти должности занимают. Кроме того, для штатного расписания существует единая форма - ее утвердил Госкомстат РФ (Постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1) Правда, эта форма только рекомендована, а не обязательна к использованию. У штатной расстановки нет вообще никакого единого образца: каждое предприятие может ее составить по своему усмотрению.

Читайте также:

Составление штатной расстановки

Составлять штатную расстановку надо на основе штатного расписания . Обязательно внесите в нее не только названия подразделений, должности и имена сотрудников, которые эти должности занимают, но и свободные вакансии. Не помешает и раздел “примечания”: здесь вы можете указать, основная ли у человека работа или по совместительству, занят он постоянно или временно, положены ли ему дополнительные дни к отпуску, какие у него особенности режима работы.

Составлять расстановку можно и в электронном виде, и на бумаге.

Кто подписывает?

Выше мы уже говорили, что штатная расстановка – факультативный документ. Вести его необязательно, и если он хранится только в компьютере для удобства кадровика, то и подписывать ничего не нужно.

Читайте также:

Но если принято решение завести штатную расстановку на бумаге, ее надо будет подписать у руководства – гендиректора или уполномоченного им лица.

Кто утверждает?

По той же причине (необязательность документа) утверждать штатную расстановку не требуется. Это не штатное расписание, для которого обязательно нужен приказ . Штатная расстановка – внутренний документ, который просто показывает ясную картину любой кадровой информации по компании: сколько свободных вакансий, сколько сотрудниц в отпуске по беременности и т. д.

Кто ведет?

Ведением штатной расстановки занимаются те, для чьего удобства она существует – кадровики предприятия..

Срок хранения штатной расстановки

Если вы решили вести штатную расстановку на бумаге, как официальный документ, подписанный руководителем, то хранить ее надо 75 лет. Об этом говорится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Электронный документ храните столько времени, сколько вам нужно.