Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров. Курсовая работа: Служба документационного обеспечения управления. Отдел документационного обеспечения

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК).

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по-следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:

Задания последующих лет не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис-полнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ.

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
задержки исполнения в рабочих днях;
причины задержек исполнения документов.

К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:

Слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
нерациональная система документооборота;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

Организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

Приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии;
протокольное бюро.

2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

Экспедицию;
бюро переписки;
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.

6. Инспекция.

Организация документационного обеспечения

Существует три формы организации делопроизводства:

Централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

Характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.

Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

1. Общие положения.
3. Функции службы ДОУ.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Система документационного обеспечения

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер.

К ним относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
– взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.);
– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения).

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Отдел документационного обеспечения

Задачи и функции отдела документационного обеспечения

Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.

Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.

Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.

Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).

Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.

Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.

Регламентирующие документы

Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.

Внутренние документы:

Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями

С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для:

Регистрации, учета и хранения;
- сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
- заявок на подбор технической литературы;
- актов о списании документационного обеспечения;
- заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
- копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
- технической литературы;
- указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.

С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания:

Положения о премировании работников отдела;
- консультаций по вопросам трудового права;
- предложений по формированию штатного расписания отдела.

С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы (канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).

Права отдела документационного обеспечения

Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.

Представлять руководству предприятия:

Предложения о поощрениях работников отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.

Ответственность отдела документационного обеспечения

Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.

Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Служба документационного обеспечения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

Структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

В министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

Подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
секретариат;
экспедиция;
копировально-множительное бюро;
архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

Совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Документационное обеспечение государственного управления

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

Основные цели ГСДОУ:

1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.

ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.

Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы. Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте (картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.

В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).

В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.

В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
Перечень типовых сроков исполнения документов;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
Формы номенклатур дел;
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.

Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

Документационного обеспечения организационного управления

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:

– централизованная;
– децентрализованная;
– смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает в себя:

– инспекцию при министре или руководители ведомства;
– отдел писем;
– канцелярию;
– протокольное бюро;
– секретаря коллегии;
– бюро учета и регистрации;
– экспедицию;
– компьютерный центр обработки текстовых документов;
– бюро правительственной переписки;
– отдел писем;
– отдел совершенствования работы с документами;
– центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления могут включать:

– группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;
– группу по учету и регистрации документов;
– группу по работе с обращениями граждан;
– архив;
– секретарей руководителей и структурных подразделений;
– группу по контролю;
– копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает следующие подразделения:

– канцелярия;
– группа контроля;
– протокольный отдел;
– группа совершенствования работы с документами;
– группа обращений граждан;
– копировально-множительное бюро;
– архив.

Информационно документационное обеспечение

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годов XX века в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России.

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».

Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции - от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.

С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:

Унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

Комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение - весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

Процесс документационного обеспечения

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность.

Выделяется два вида информации:

Техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;
деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

Информационную - являются источником и носителем информации;
- управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;
- правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;
- коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;
- учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
- социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
- культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;
- историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

Своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

Сбор и обработку документной информации;
- подготовка решения;
- принятие и документирование решения;
- доведение решения до исполнителей;
- исполнение решения;
- контроль исполнения;
- сбор информации об исполнении;
- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает:

Распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

Определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный университет культуры и искусств

Факультет информационно-документных коммуникаций

Кафедра документоведения

Курсовая работа

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЛУЖБЫ КАДРОВ

Исполнитель работы:

студентка 0-103-с группы Е. Станкевич

Научный руководитель: к.п.н., доц. Матвеева Г.В.

Казань, 2012

• • Введение
  • 1.2 Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства
  • 2. Методология и методика исследования
  • 2.2 Методический блок исследования
  • 3. Документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»: состояние вопроса и перспективы развития
  • 3.1 Анализ деятельности отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»
  • 3.2 Законодательное, нормативно-методическое и организационные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности отдела кадров
  • 3.3 Анализ кадровой документации отдела кадров ЦБС: особенности составления и оформления
  • Заключение
  • Список использованной литературы

Введение

документация кадровый отдел обеспечение

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение деятельности кадровой службы - важная часть управленческой деятельности учреждения любой организационно-правовой формы собственности, так как кадровая документация является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера заработной платы и др. вопросов персонального характера. Сложность документационного обеспечения кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов, регламентирующих деятельность кадровых служб, и автоматизацией их деятельности. Все сказанное выше определило актуальность изучения документационного обеспечения деятельности кадровой службы.

Объект исследования

Предмет исследования

Цель исследования - изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Задачи исследования :

Изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;

Проанализировать деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Охарактеризовать нормативно-методическую базу, регламентирующую документационное обеспечение отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Проанализировать особенности документирования и организации работы с документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

Поставленные задачи решались поэтапно с привлечением следующих методов: аналитико-синтетического, сравнительно-описательного и системного методов.

Выбор названных методов обусловлен необходимостью рассмотрения документационного обеспечения деятельности кадровой службы как системы, в рамках которой функционируют подсистемы и отдельные элементы. Изучение данных подсистем и элементов (методы, способы и средства документирования, документные массивы и потоки, и т. д.) позволит выявить состояние документационного обеспечения кадровой деятельности учреждения и наметить пути его совершенствования. Таким образом, системный метод лежит в основе данного исследования.

Методы анализа и синтеза использованы при изучении а) литературы по теме исследования, б) документов, регламентирующих деятельность учреждения и службы кадров в составе данного учреждения, в) документов, как продукта документирования, а также постановки делопроизводства в кадровой службе учреждения.

Сравнительно-описательный метод привлекался в ходе изложения материала публикаций и результатов исследования.

Что касается литературы по теме, ее круг достаточно разнообразен. Это учебники, учебные, справочные и практические и методические пособия. Среди них следует отметить издания последних лет: Т.В. Кузнецовой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, А.В. Пшенко, и др.

Книги Л.М. Вяловой «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы», В.А. Кудряевой «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов», Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство», Л.В. Санкиной «Справочник по кадровому делопроизводству: С учётом нового трудового кодекса РФ» - наиболее полно раскрывают вопросы ведения кадрового делопроизводства.

Должностные обязанности специалистов по кадрам;

Положение об оплате труда;

Положение об охране труда;

Правила внутреннего трудового распорядка; и пр.

Исходя из поставленных задач, данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Документационное обеспечение кадровой деятельности: общая характеристика

1.1 Кадровая деятельность и её документационное обеспечение в современных условиях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

По мнению В.И. Андреевой, кадровая деятельность - это деятельность государственных органов, органов управления отдельных организаций, кадровых служб и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики .

Направлениями кадровой деятельности являются:

Формирование системы управления персоналом и её стратегии;

Планирование кадровой работы, найм, отбор и приём кадров;

Деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;

Обучение, управление карьерой и продвижением кадров;

Мотивация, организация труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;

Создание нормальной психологической обстановки в коллективе.

Согласно публикациям Ш.А. Янковича, кадровая деятельность призвана содействовать осуществлению целей конкретной организации, для чего должна решать ряд важных задач, в числе которых:

Обеспечение организации опытными, квалифицированными кадрами;

Эффективное использование потенциальных возможностей каждого работника;

Создание комфортных условий труда и системы материальной заинтересованности, обеспечивающих высокую степень удовлетворенности персонала своей работой;

Стимулирование стремлений работников поддерживать достойный морально-психологический климат в организации;

Пробуждать интерес работников к инновации и получению наибольшей выгоды от деятельности своей организации .

Как видим, в определении кадровой деятельности указывается, что ключевым её направлением является кадровая политика, определяемое совокупностью важных, принципиальных положений, выраженных в решениях руководства на длительную перспективу либо в отдельный период.

Важным направлением деятельности кадровой службы является кадровое делопроизводство, то есть документирование всех направлений кадровой деятельности и организация работы с данными документами.

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы является неотъемлемой частью жизнедеятельности каждой организации. В любой организации принимают и увольняют сотрудников, отправляют их в отпуска, командировки и награждают премиями. Решение этих текущих вопросов должно сопровождаться соответствующими документами, должны издаваться приказы, вноситься записи в трудовые книжки, а также необходимо отслеживать изменения законодательства. Ежедневная рутина требует внимания, времени и крайне мешает сосредоточиться на решении стратегических задач, которые стоят перед руководством и отделом по работе с персоналом.

Согласно существующим определениям кадровое делопроизводство (ДОУ) - это:

Это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций ;

Это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов ;

Документальное сопровождение управления персоналом Компании в соответствии с Трудовым законодательством РФ и требованиями к кадровому делопроизводству.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач :

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления, этот удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путём чёткой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

Создать организационно-правовые основы трудовых отношений для работников и работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. Часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Кадровое делопроизводство включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению личного дела. Сюда же относится информация о расчете заработной платы сотрудников организации.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учёте кадров и кадровой документации руководители вспоминают, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести документирование трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Основная задача кадрового отдела (службы) организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководителями данного учреждения и укомплектование трудового коллектива специалистам высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственность за порученное дело.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства

Работникам кадровых служб, как и другим лицам управленческих систем, по роду своей деятельности приходится ежедневно составлять массу документов. Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и руководствоваться нормативно-методической и законодательной документацией.

Законодательная и нормативно-методическая документация по вопросам ведения кадровой документации регламентирует единообразную практику ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Так, В.В. Федин считает, что знание законодательной и нормативно-методической документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи :

Правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

В целом законодательную и нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников. Одним из значимых документов, входящих в данную группу является Конституция, которая является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу».

Затем следует Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) . Трудовой кодекс внёс некоторые дополнения и изменения в систему кадровых документов, но принципиально и по существу не поменял её. Она осталась стабильной, отражающей трудовые отношения между работником и работодателем.

Ст. 5 Трудового кодекса по-прежнему определяет систему нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) в ряде статей касается нарушений в сфере кадровой документации, персональных данных и др.

Например, ст. 13.11 КоАП РФ говорит, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) также уделяет внимание вопросам ДОУ: учредительные документы юридического лица (ст. 52), учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ (ст. 89), учредительные документы ассоциаций и союзов (ст. 122), бездокументарные ценные бумаги (ст. 149), последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару (ст. 464), техническая документация и смета (ст. 743), внесение изменений в техническую документацию (ст. 744), документы и другая информация, предоставляемые экспедитору (ст. 804), отказ в принятии документов (ст. 871), проекты официальных документов, символов и знаков (ст. 1264), внесение изменений в документы заявки на изобретение, полезную модель или промышленный образец (ст. 1378), право ознакомления с документами заявки на товарный знак (ст. 1493), экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки (ст. 1497), экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки (ст. 1523).

На документационное обеспечение кадровой деятельности и документационного обеспечения управления кадрами значительное влияние оказывают законодательные акты.

В федеральном законе РФ «О коммерческой тайне» раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными .

В федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия .

Персональным данным и их защите полностью посвящен федеральный закон «О персональных данных». Цель Закона - «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 закона, в которой говориться, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные .

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и законы Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» и федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский язык».

Ст. 16-19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст. 3 федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д.

В законе прописана технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет учёт и сроки хранения архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование.

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» устанавливает перечень лиц, имеющих право на трудовую пенсию; виды трудовых пенсий и их размеры; условия назначения трудовых пенсий; страховой стаж; назначение, перерасчёт размеров, выплату и доставку трудовых пенсий.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации» и федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также указами Президента РФ .

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» содержит кадровую информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях .

Постановление «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» содержит тарифно-квалификационные характеристики основных видов работ по профессиям, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Постановление «О трудовых книжках» определяет порядок введения трудовых книжек нового образца.

Постановление «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек, форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, форму книги учёта движения книжек и вкладышей в них.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Ко второй группе относятся нормативно-методические документы по труду, учёту, делопроизводству по кадрам, классификации и стандартизации кадровой документации и архивному делу :

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров;

Инструкция по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях;

Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

Государственные стандарты (ГОСТ Р 51142-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; и др.);

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .

К третьей группе относятся локальные нормативные акты работодателя.

По отношению к кадровому делопроизводству наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК РФ о локальных нормативных актах.

Работодатели, за исключением работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 Кодекса порядка учёта мнению представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения:

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

Положение о персональных данных работника (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

График сменности (ст. 103 ТК РФ);

График отпусков (ст. 123 ТК РФ);

Положение о системе заработной платы и премирования (ст. 135 ТК РФ);

Положение о нормах труда (ст. 162 ТК РФ).

Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, учитывается специфика организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции .

Инструкция состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Наряду с локальными нормативными актами, предусмотренными ТК РФ, работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников организации .

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учётом следующих требований :

1) локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учётом мнения представительного органа работников (ст.ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);

2) штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются единолично;

3) другие локальные нормативные акты могут приниматься с учётом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, то есть о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

К четвёртой группе относится литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности работников и др.

Специализированная литература включает общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией и отдельные участки кадровой деятельности (учёт кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).

К пятой группе относятся нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, и специфические положения, принимаемые в организациях (положение о службе кадров и должностные инструкции работников службы).

В нормативно-методических документах по труду и в литературе по кадровой деятельности подробно освещены вопросы разработки положения о службе кадров и должностных инструкций её работников, состава этих документов, приводятся перечни разделов положения и должностных инструкций, раскрывается содержание разделов.

Существенным недостатком некоторых положений и должностных инструкций являются минимальные сведения о правах службы и её работников, но подробно расписаны функции службы и обязанности работников.

Поэтому рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе вопросы работы с кадровыми документами.

1.3 Технология документационного обеспечения кадровой деятельности

Документационное обеспечение кадровой деятельности условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование кадровой деятельности и организация работы с кадровыми документами.

Документирование кадровой деятельности представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

Состав документов по кадрам;

Требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

Документирование деятельности службы кадров охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

Организацию труда работников;

Заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

Перевод на другую работу;

Предоставление отпусков работникам;

Поощрение работников;

Наложение дисциплинарных взысканий на работников;

Аттестацию работников;

Учет использования рабочего времени;

Привлечение работников к работе в выходные дни;

Оформление служебных командировок;

Прекращение трудового договора и увольнение с работы.

По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот предполагает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся документация, составляемая в кадровой службе организации, подлежит учету. Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) вторичные учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

В личных делах, в соответствии с правилами архивной службы, документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Заявление о приеме на работу, направление или представление;

Анкета (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Резюме (автобиография);

Копии документов об образовании;

Выписки из приказов о назначении, размещении, увольнений;

Справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

Лист-заверитель дела.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, Ф.И.О. работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела. Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, Ф.И.О. работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

Обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

Обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

Обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

Журнал учета совместителей;

Журнал учета поощрений и взысканий;

Журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и др.;

Журнал учета больничных листов и др.

Все документы, создаваемые в кадровой службе, формируются в дела.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел следует:

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии дел по номенклатуре;

Помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

Документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

Соблюдать нормы объема документов, которые должны помещать в данное дело, может быть подшито не более 250 листов, затем заводится новая папка с тем же индексом;

Включать в дела только по одному экземпляру каждого документа .

Листы дела нумеруются, в начале подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Затем следует составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом, утверждается руководителем предприятия. Следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми ведомственными перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включается заголовки дел, отражающие все документированные участки работы отдела кадров, заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела .

Работники отдела кадров в номенклатуре дел должны предусмотреть следующие разделы:

Прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

Установление квалификации работников;

Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников;

Награждение.

Дела отдела кадров подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. В центральный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу, их передача производится только по описям.

1.4 Автоматизация деятельности кадровой службы

История автоматизации кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был несопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей .

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т. д.

Системы автоматизации кадрового делопроизводства обладают следующими возможностями:

Ввода, подготовки и редактирования документов;

Составление документов на основе типовых шаблонов - унифицированных форм, хранящихся в памяти ПК;

Ввода и обработки сведений о документах (их регистрация);

Осуществление контроля исполнения документов;

Систематизация документов, формирования папок дел;

Хранения и поиска необходимых документов или информации из них;

Обмена документами с руководителем и сотрудниками в режиме одновременного доступа;

Пересылка документов адресату;

Разграничения доступа к информации;

Экспертизы ценности документов и их архивирования;

Составление отчетных, аналитических и других данных;

Создание единого архива электронных документов .

Кадровые информационные технологии (кадроведческие технологии) - совокупность методов и организационных процедур, направленных на оптимизацию принимаемых кадровых решений.

Лидирующие позиции по количеству внедрений информационных систем в управлении персоналом, занимают системы, базирующиеся на финансовой составляющей, и интегрированные с общей системой финансового и бухгалтерского учёта компании. Среди этих систем, можно выделить такие, как: «Босс-кадровик», «1С: Зарплата и кадры», Platinum, Ultima-S, Scala, «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Инфософт». Хорошо решая задачи, стоящие перед финансовой службой компании, такие программы, к сожалению, не учитывают потребности в области собственно управления персоналом .

При выборе системы для внедрения компании-потребителю необходимо задаться вопросом, для каких целей ей необходима система, какие задачи она будет решать, и будет ли это просто автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота или же компания желает перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом?

По мнению Д.В. Силантьева, классифицировать программы, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимости, функциональности, объемам продаж продукта. Однако корректнее использовать некий обобщенный, сравнительно-типологический критерий, по которому программы разбиваются на три группы:

Модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием (ERP.системах);

Универсальные программные продукты, выпущенные российскими разработчиками;

Небольшие программы, не претендующие на полноценную автоматизацию кадрового делопроизводства .

Сегодня рынок программ для автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых продуктов. Нет сомнений, что в дальнейшем предложений на рынке будет все больше - автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью .

Но практика показывает, что внедрение информационных систем, автоматизация документирования кадровой деятельности предприятий не приносит результата из-за проблем, связанных с человеческим фактором. Любое предприятие, уже прошедшее через этапы внедрения или компания-провайдер таких услуг согласятся с тем, что основная трудность, подстерегающая компании, заключена в явном или скрытом сопротивлении персонала готовящимся изменениям, в нежелании сотрудников компании принимать на себя ответственность и стандартизировать (типизировать) свою повседневную работу.

Способ борьбы с подобным отношением сотрудников - проведение установочных занятий, на которых им продемонстрируют положительные изменения в их работе. Каждый человек, участвующий во внедрении, должен быть уверен в необходимости (пользе) этого процесса именно для него, и тогда руководству компании и специалистам по внедрению не придётся ломать голову над тем как «побороть инертные массы».

Как видим, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

2. Методология и методика исследование

Программой исследования называют изложение теоретико-методологических предпосылок в соответствии с основными целями работы и гипотез исследования с указанием правил процедуры, а также логической последовательности операций для проверки гипотез. Программа исследования является концептуальной схемой исследования, которая содержит общий логический план, на основе которого осуществляется переход от теоретических положений к использованию методов исследования, регистрации и анализа данных .

2.1 Методологический блок исследования

Исходным пунктом исследования любого типа является проблемная ситуация. Ее наиболее важными сторонами являются гносеологическая и предметная.

Гносеологическая сторона характеризует имеющийся объем знаний, которыми располагает исследователь для решения конкретной проблемы библиотечного дела, содержит оценку соответствия этих знаний практическим действиям, необходимым для эффективной деятельности библиотеки по удовлетворению читательских потребностей. Другими словами, гносеологическая сторона фиксирует и описывает дефицит социологической информации, касающейся любого содержания библиотечно-информационного обслуживания: ресурсов, информационных потребностей и форм предоставления ресурсов пользователям. Это - «знание о незнании».

Другая сторона проблемной ситуации называется предметной и связана с реальными отношениями, складывающимися в процессе организации библиотечного дела или деятельности конкретной библиотеки: отношения между различными группами персонала библиотеки, взаимоотношениями персонала библиотеки с читателями по поводу качества обслуживания, отношениями с конкретными на рынке библиотечно-информационных услуг, отношениями с партнерами и спонсорами библиотеки. Эти отношения могут касаться интересов различных читательских групп по поводу комплектования, приоритетного обслуживания, если оно имеет место, оказания услуг на бесплатной или коммерческой основе и т.д.

Формальные требования к определению проблемы исследования сводятся к следующему:

Необходимо как можно более строго отделить неизвестное, непонятное, «проблематичное» от уже описанного, объясненного и понятного;

Отделить существенное для изучения проблемы от несущественного, сопутствующего, второстепенного;

Следует расчленить общую проблему на составляющие ее элементы и упорядочить их по уровню общности и приоритетности .

Проблемная ситуация нашего исследования заключается в следующем.

Созданная в современной России система кадрового делопроизводства явилась прочной основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Кадровая документация играет важную роль в жизни любой организации. Важность правильного оформления и хранения кадровых документов, защиты в них персональных данных, разработки нормативного документа, который определял бы единый подход к составу и правилам составления и оформления кадровой документации и др. актуальных вопросов возрастает.

Сегодня кадровая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами занимается структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение кадровой деятельности организации любой организационно-правовой формы собственности - важная часть управленческой деятельности организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. Все сказанное выше определило актуальность темы нашего исследования.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документов, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

Формулировка проблемной ситуации исследования позволяет перейти к следующему этапу программы - определению объекта и предмета исследования.

Объект исследования - это то, на что направлено знание. Следовательно, изучению может быть подвергнут любой элемент, фрагмент, процесс, любые отношения, складывающиеся в библиотечном деле или в конкретной библиотеке, порождающие проблемную ситуацию .

Иными словами, объектом может быть все то, что явно или неявно содержит социальное противоречие и порождает проблемную ситуацию.

Объект исследования - деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Помимо объекта, выделяется также предмет изучения, или те наиболее значимые с практической или теоретической точки зрения свойства, стороны, особенности объекта, которые подлежат непосредственному изучению. Остальные стороны или особенности объекта то, что содержит социальную проблему, поскольку предмет - это те его свойства и стороны, которые наиболее выпукло выражают несходство интересов социальных субъектов, личности и организаций, образуют как бы полюса социального противоречия или конфликта.

Предмет исследования - это результат предварительной аналитической деятельности, направленной на выявление необходимых и достаточных свойств, особенностей, факторов, сторон, которые следует изучить для решения теоретической или практической проблемы. Отношения между объектом и предметом не являются отношениями целого и частей, так как определение предмета, в конечном счете, направлено на объяснение и понимание тех явлений, которые оказывают различные стороны объекта на проблемную ситуацию .

Обычно предмет исследования содержит в себе центральный вопрос проблемы, связанный с предположением о возможности обнаружить в нем закономерность или центральную тенденцию.

Предмет исследования - документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

...

Подобные документы

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы Ростовской областной филармонии. Анализ структуры отдела кадров. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Внутренняя служебная переписка. Должностной состав Ростовской филармонии.

отчет по практике , добавлен 07.04.2013


Документационное обеспечение управления персоналом. Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы. Документирование оценки деятельности персонала. Организация работы с кадровой документацией, движение документов.

реферат , добавлен 22.04.2015


Понятие и суть кадровой службы, ее роль в современных условиях. Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011


Характеристика ОАО "Санаторий-профилакторий "Энергетик"". Нормативные акты, внутренняя структура, организация деятельности структурных подразделений общества. Законодательство, регулирующее деятельность отдела кадров. Ведение кадровой документации.

отчет по практике , добавлен 11.10.2008


Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010


Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Основные должностные обязанности начальника отдела по работе с персоналом. Полномочия, структура и функции отдела. Пути к совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 25.06.2014


Изучение теоретических основ работы отдела кадров. Характеристика деятельности гостиницы "Гольфстрим". Исследование организации работы кадровой службы в гостинице, оценка ее эффективности, рекомендации для дальнейшего совершенствования деятельности.

курсовая работа , добавлен 12.05.2015


Рациональное документационное обеспечение управления (ДОУ). Анализ научной организации труда работников службы ДОУ подразделения МВД - ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Определение методов совершенствования системы делопроизводства.

дипломная работа , добавлен 24.07.2012


Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.

контрольная работа , добавлен 30.12.2012


Назначение и деятельность основных подразделений завода ООО "Мечел-Кокс", выполняемые функции. Описание деятельности Отдела внутреннего контроля предприятия. Документационное обеспечение предприятия, используемые программы для автоматизации управления.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ)

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения и технотронных архивов

Кафедра документоведения

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества «Информационные спутниковые системы»

Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Дипломная работа

студент 5-го курса заочной формы обучения

Максимов Алексей Александрович

Москва 2015

• ВВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА
• 1.1 Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации
• 1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева
• 1.3 Кадровая служба АО «ИСС»
• ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»
• 2.1 Основные регламенты документооборота АО «ИСС»
• 2.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»
• 2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• Список использованных источников и литературы
• ПРИЛОЖЕНИЕ 1
• ПРИЛОЖЕНИЕ 2
• ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ВВЕДЕНИЕ

• документационный кадры распорядительный регламент
• Повышение роли персонала и изменение отношения к нему связано, прежде всего, с глубокими преобразованиями в производстве. Стабилизация производственных процессов давала возможность широко применять труд низкой квалификации, что позволяло экономить на издержках, связанных с наймом, обучением и оплатой рабочей силы. Научные концепции организации труда и управления исходили из этих требований.
• Научно-технический процесс в последние десятилетия стал причиной крупных изменений в трудовой деятельности. Современное производство все более требует от рабочих качеств, которые не только не формировались в условиях поточно-массового производства, но и преднамеренно сводились к минимуму, что позволяло упростить труд и удешевить стоимость рабочей силы. Одной из отличительных черт современного производства выступает его сильная зависимость от качества рабочей силы, форм ее использования, степени вовлеченности в дела организации. Управление персоналом приобретает все более важное значение, как фактор повышения конкурентоспособности, долгосрочного развития. Характерная черта в организации работы с персоналом в нынешних условиях - стремление кадровых служб к интеграции всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента найма до выплаты пенсионного вознаграждения.
• До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.
• Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является служба кадров, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.
• Службы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010.
• Кадровым службам при осуществлении деятельности в организациях приходится сталкиваться с такими вопросами как организация труда, управление трудовыми отношениями между работником и работодателем и регулированию этих вопросов. Примером регулирования является комплекс документов - кадровая документация.
• В настоящее время важное значение имеет решение проблемы ДОУ, с помощью которого процессы организации документов, документооборота на предприятии приобретают нормативный и упорядоченный характер. Систематизация документов позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности и обеспечить отчетность организациям и обществу.
• Актуальность данной темы заключается в том, что значение кадровых служб в структуре управления предприятием возросло, правильная организация ее деятельности ведет к улучшению отбора кадров и как следствие повышению общего потенциала предприятия.
• Объект исследования - кадровая служба акционерного общества «Информационных спутниковых систем » (АО «ИСС»).
• Предмет исследования - комплекс документов и процесс организации ДОУ отдела кадров АО «ИСС».
• Цель дипломной работы: провести комплексный анализ организации документационного обеспечения деятельности службы кадров АО «ИСС» и разработать предложения по его совершенствованию.
• Задачи дипломной работы:
• 1. Изучить законодательные, нормативные акты, организационно-распорядительные документы, регламентирующие организацию кадровой службы, научно-методическую и специальную литературу;
• 2. Рассмотреть организационную структуру АО «ИСС» и кадровую службу в качестве компонента данной структуры;
• 3. Проанализировать организацию документационного обеспечения и деятельность кадровой службы АО «ИСС»;
• 4. Разработать предложения по направлениям совершенствования деятельности организации ДОУ кадровой службы АО «ИСС».
• Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно_правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.
• Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Вопросы реализации кадровой политики и осуществления кадровой работы в организациях различных организационно-правовых форм собственности рассматриваются в книге «Кадровая служба и управление персоналом организации» В.М. Анисимова. В издании содержится набор конкретных документов, инструкций, рекомендаций, форм, справок, образцов приказов (распоряжений) по личному составу и других сведений, относящихся к кадровому делопроизводству и работе с персоналом. Анисимов В.М. - Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика - М: Экономика, 2009.

В издании Г.Ю. Касьяновой «Настольная книга кадровика» приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Книга содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Вопросы нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления кадрами, процессы документирования трудовой деятельности работников и классификации документов по кадрам подробно изложены в книге А.С. Красавина «Документационное обеспечение управления кадрами. Практическое пособие». Красавин А.С. - Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие - М: ИНФРА-М, 2009.

Для проведения анализа работы кадровой службы АО «ИСС» были изучены внутренние документы предприятия: устав, положения, приказы по личному составу и другие документы, на основании которых были сделаны соответствующие выводы.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

Структура работы: введение, 2 основные главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Во введении обусловлена актуальность темы, представлен ряд основных источников литературы, обозначены цель и задачи работы.

В первой главе данной работы рассмотрены понятие и функции кадровой службы, теоретические основы деятельности, нормативно_правовое обеспечение.

Во второй главе изложены основные понятия, виды документов кадровой службы (документы при принятии на работу, увольнении, поощрение работника и т.п.) предприятия АО «ИСС».

В заключении подведены основные итоги дипломной работы.

В приложениях представлены структуры предприятия и кадровой службы АО «ИСС», а также проект Инструкции по кадровому делопроизводству, которую предлагается ввести на предприятие.

При написании дипломной работы нами были использованы следующие методы: метод изучения документов организации, метод наблюдения метод результатов обследования; метод сравнения; статистические методы.

Практическая значимость заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева - одно из ведущих предприятий российской космической отрасли. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также уставом Общества. В дальнейшем, АО «ИСС», является юридическим лицом.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется генеральным директором Общества (единоличным исполнительным органом), который подотчетен совету директоров и общему собранию акционеров Общества.

На предприятии работают более 8000 человек. Структура АО «ИСС» представлена в приложении 1.

АО «ИСС» имеет свою кадровую политику, целью которой является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции фирмы на рынке космической техники.

Основные задачи кадровой политики предприятия:

Определение стратегии, целей управления персоналом, формирование идеологии кадровой работы;

Планирование потребностей организации в персонале;

Поиск и привлечение персонала, отбор и обучение, руководство коллективом;

Оценка потенциала работников предприятия;

Переподготовка и повышение квалификации персонала;

Определение рабочих мест, условий труда, построение рабочего процесса в целом.

Принципы кадровой политики:

Привлечение лучших специалистов с помощью целевого набора в вузы страны из числа наиболее одаренных выпускников школ города по востребованным для предприятия специальностям с предоставлением возможности прохождения всех видов практик и дипломирования непосредственно на предприятии;

Поощрение высоких результатов, совершенствование системы мотивации персонала;

Развитие навыков и обучение сотрудников за счет налаженной и выстроенной системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;

Объективная оценка работы всего персонала предприятия;

Планирование карьеры сотрудников путем формирования кадрового резерва на руководящие должности;

Забота о здоровье и благополучии персонала путем соблюдения принципа социально-ответственного бизнеса.

Всеми этими вопросами занимается управление по работе с персоналом, в котором на данный момент насчитывается 56 человек. Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС» представлена в приложении 2.

Документационным обеспечением управления занимается отдел по работе с персоналом, а именно, входящее в его состав бюро организационного проектирования. Рассмотрим основные функции отдела по работе с персоналом и входящего в его состав бюро организационного проектирования.

Согласно положению «Об управлении по работе с персоналом АО «ИСС», основной задачей отдела является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции АО ИСС» на рынке спутниковых услуг.

Отдел по работе с персоналом для осуществления поставленных задач и решения возникающих проблем выполняет следующие функции (виды деятельности):

Реализация кадровой политики Общества и формирование идеологии кадровой работы;

Формирование планов потребностей в персонале на кратко-, средне- и долгосрочный период совместно со структурными подразделениями Общества;

Поиск, привлечение и отбор персонала;

Формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

Оценка потенциала работников Общества;

Совершенствование программ и методов морального и материального стимулирования персонала и политики в области социального развития;

Совместно с первичной профсоюзной организацией Общества и советом молодых специалистов АО «ИСС»: организация и проведение корпоративных мероприятий, сопровождение деятельности самодеятельных коллективов Общества, взаимодействие с учреждениями культуры города и края;

Оформление документов работникам Общества для выезда в загранкомандировки и оформление документов иностранным гражданам, посещающим АО «ИСС»;

Участие в проведении Обществом политики в области качества.

Структурное подразделение отдела по работе с персоналом - бюро организационного проектирования:

Осуществление деятельности по организационному проектированию с целью повышения эффективности деятельности в области управления персоналом;

Проведение мониторинга эффективности существующих организационных структур и кадрового обеспечения. Разработка предложений по их совершенствованию;

Разработка и совершенствование системы мотивации в Обществе;

Прием, переводы и увольнение руководителей, специалистов, рабочих и служащих, ведение табельного учета руководителей;

Оформление анкет на лиц, принимаемых на работу;

Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

Оформление приемных, переводных и обходных листов, выдача справок;

Разноска сведений в личные дела, оформление дополнений к анкетам;

Оформление отпусков и учет их использования;

Оформление единовременных разовых пособий при рождении ребенка;

Ведение карточек формы Т-2;

Оформление представлений к наградам, почетным званиям в соответствии с трудовым кодексом РФ;

Постановка и снятие с воинского учета работников Общества, бронирование, взаимодействие с городским военкоматом;

Оформление и ведение учета научных кадров;

Организация проведения аттестации специалистов и руководителей в структурных подразделениях Общества;

Формирование планов потребностей в персонале;

Сопровождение электронной базы данных человеческих ресурсов;

Учет и контроль наличия положений о структурных подразделениях, должностных и производственных инструкций работников Общества;

Актуализация структурной схемы управления Общества.

В своей деятельности бюро организационного проектирования руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно_правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятельности учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

1.1 Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.

В то же время различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Для корректного функционирования организации необходим контроль документации в независимости от организационно-правовой формы и формы собственности.

Специалисты кадровой службы ведут кадровая документацию напрямую связанную с деятельностью учреждения и несут персональную ответственность за ведение, сохранность и первичное оформление документов.

Оформление документов проходит согласно порядка, предусматривающего корректное составление, доведение их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства регламентированным рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации

Основополагающими являются:

Конституция Российской Федерации, статья 37 провозглашает право на свободный труд, выбор деятельности; право на условия труда, соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям; право на решение трудовых споров законными способами, включая право на забастовку;

Трудовой Кодекс Российской Федерации, регламентирующий регулирование трудовых правоотношений учреждения с работником Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ в (ред. от 31.12.2014). // Справочно-правовая система Консультант плюс. . Единый порядок документирования трудовых отношений в учреждении устанавливается на основании статей Трудового кодекса, где перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5).

К ним отнесены:

Трудовое законодательство (включая законодательство об охране труда), Трудовой кодекс, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

Иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

Указы Президента Российской Федерации;

Постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

Нормативные правовые акты органов местного самоуправления и регламентированный внутренний Устав организации.

Отдельно обособлен раздел Трудового кодекса (10) посвящен основам охраны труда в Российской Федерации в организациях.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Работника кадровой службы должен руководствоваться положением ст.1 Закона, в которм регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств - то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Статья 7 Закона подчеркивает конфиденциальность персональных данных, на основании которой служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Согласно изложенным принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

К законодательным актам, регулирующими процесс документирования, относится Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Он определяет использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Согласно ст.68 Конституции РФ: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".

Хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения, экспертиза ценности и сдача документов на архивное хранение так же входит в понятие кадрового делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила регулируют организацию правил ведения их архива.

Важно выделить для деятельности коммерческих организаций значение следующих законов:

Федеральный закон "Об акционерных обществах" определяет порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 22.12.2014) "Об акционерных обществах"// Справочно-правовая система Консультант плюс. .

Федеральным законом «О коммерческой тайне» Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне"// Справочно-правовая система Консультант плюс. регулируются отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности и предупреждением недобросовестной конкуренции. Действие Закона распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014)"О бухгалтерском учете".// Справочно-правовая система Консультант плюс. установлено, любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ. URL:http://www.glavbukh.ru/art/20689.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» закрепляют основные правила работы с трудовыми книжками работников кадровых служб.

Требования к оформлению документов организационно-распорядительной документации, закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003. Область распространения данного стандарта включают организационно-распорядительные документы такие как: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). // Справочно-правовая система Консультант плюс. Со всеми этими документами работают сотрудники службы кадров.

В деятельности службы кадров также используются: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД). Классификаторы предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, а также служат основаниями для разработки должностных инструкций.

В законодательных и правовых нормативных документах описаны различные стороны документирования, регламентированы виды документов и требования к их оформлению, даются определения понятий, сроки и порядок их хранения, обработки и уничтожения.

Оформление документов идет строго в соответствии с комплексом законодательных правовых актов, особенно руководством трудовых отношений в организации.

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС » им. М.Ф. Решетнева

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой предприятия (организации), подразделяются на:

Организационные документы по кадрам (персоналу);

Распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);

Учетные документы по кадрам (персоналу);

Информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке организационные документы по персоналу. Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

К основным организационным документам ОА «ИСС» относятся:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение об оплате труда и премировании работников;

Положение о персональных данных работников;

Должностные инструкции работников;

Инструкции по охране труда.

Устав - один из основных учредительных документов юридического лица (организации), определяющий правовое положение компании, ее наименование, местонахождение, порядок управления деятельностью компании, предмет и цели ее деятельности, а также иные существенные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Устав АО «ИСС» содержит следующие разделы:

Общие положения;

Наименование и место нахождения Общества;

Правовое положение Общества. Права и обязанности Общества;

Цели и предмет деятельности Общества;

Ответственность Общества;

Филиалы и представительства Общества. Дочерние и зависимые общества;

Уставный капитал;

Акции Общества. Права акционеров;

Облигации и иные эмиссионные ценные бумаги Общества;

Отчуждение акций акционерам;

Дивиденды Общества. Фонды и чистые активы Общества;

Реестр акционеров Общества;

Органы управления и контроля Общества. Научно-технический совет;

Общее собрание акционеров;

Совет директоров Общества; исполнительный орган Общества;

Ответственность членов совета директоров и генерального директора Общества;

Учет и отчетность Общества. Документы Общества;

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества;

Реорганизация и ликвидация Общества.

Устав в новой редакции был утвержден распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом 18 апреля 2013 года.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, разработанный и действующий в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режимы работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрений и дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка АО «ИСС» содержат следующие разделы:

Общие положения;

Порядок приема и увольнения работников;

Основные права и обязанности работников и работодателя;

Рабочее время и время отдыха;

Дисциплина труда;

Поощрения работников за успехи в работе;

Отстранение от работы.

Каждый трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Штатное расписание - документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименования должностей, должностные оклады и надбавки к ним. Кибанов А.Я. - Управление персоналом организации. Учебник. - 4-е изд. - М: ИНФРА-М, 2010.

Штатное расписание АО «ИСС» содержит перечень структурных подразделений, наиме-нования должностей и квалификации, количество штатных единиц, размер должностного оклада и надбавок.

В соответствии с уставом Общества, генеральный директор определяет организационную структуру АО «ИСС» и утверждает штатное расписание.

Положение «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

Общие положения;

Аттестация работников;

Должностные оклады работников;

Дополнительные виды оплаты труда;

Компенсационные выплаты;

Стимулирующие выплаты. Вознаграждения;

Ответственность работодателя.

Кроме основного Положения «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» в организации действуют и другие положения о премировании:

Положение о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности;

Положение о премировании за основные результаты финансово-хозяйственной деятельности;

Положение о стимулировании за поиск дополнительных (инициативных) работ;

Положение о премировании за выполнение особо важных работ;

Положение о выплате вознаграждений за содействие созданию и использованию изобретений и рационализаторских предложений.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» является внутренним локальным нормативным актом Общества, обязательным для выполнения работодателем и всеми работниками Общества.

Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.

Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006, распоряжением Федерального космического агентства №ВД-19 от 13.02.2007, другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

Общие положения;

Термины, определения, используемые в положении;

Понятие и состав персональных данных;

Сбор, обработка и хранение персональных данных работника;

Доступ к персональным данным работника;

Защита персональных данных работника;

Права и обязанности работника в области защиты персональных данных;

Согласие работника на обработку персональных данных;

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение доводится до сведения всех работников Общества под роспись. В случае отказа или уклонения работника от ознакомления с Положением под роспись составляется соответствующий акт.

Должностная инструкция - локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) - руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании. Демин Ю.М. - Делопроизводство. Подготовка служебных документов - СПб.: Питер, 2009.

Должностная инструкция содержит:

Общие положения;

Квалификационные требования;

Должностные обязанности;

Ответственность.

Каждого работника при устройстве на работу знакомит с должностной инструкцией под роспись начальник подразделения.

Инструкция по охране труда устанавливает требования безопасности для работников.

В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в АО «ИСС» возлагаются на работодателя - генерального директора.

В АО «ИСС» существует общая инструкция по охране труда, а также отдельные инструкции по профессиям и видам работ.

Основные разделы, которые включает в себя общая инструкция по охране труда:

Общие правила охраны труда при следовании на работу и с работы;

Общие правила охраны труда при движении на территории Общества;

Общие правила охраны труда при движении внутри производственных и административных зданий;

Требования охраны труда по окончании работы;

Расследование несчастных случаев на производстве;

Расследование профессиональных заболеваний (отравлений);

Возмещение вреда причиненного жизни и здоровью работнику;

Расследование иных несчастных случаев;

Заключение.

Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ включают в себя лишь некоторые разделы, предназначенные только для конкретных категорий работников:

Общие требования охраны труда;

Требования охраны труда перед началом работы;

Требования охраны труда при выполнении работ;

Требования охраны труда в аварийных ситуациях;

Требования охраны труда по окончании работы.

За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда работники Общества могут быть привлечены к дисциплинарной, а в соответствующих случаях к материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном Законодательством РФ.

К распорядительным документам по кадрам (персоналу) относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

Приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников;

Предоставлении отпуска работнику (работникам);

Поощрениях и взысканиях;

Внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.). Касьянова Г.Ю. - Настольная книга кадровика - 2-е изд., перераб. и доп. - М: АБАК, 2009.

Приказ - это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности. Демин Ю.М. - Делопроизводство. Подготовка служебных документов - СПб.: Питер, 2009.

Отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует следующие формы приказов:

1) о приеме на работу:

- № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

- № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

2) приказы о переводе:

- № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

- № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».

3) приказы об увольнении:

- № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

- № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

4) приказы о награждении:

- № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

- № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

5) приказы о предоставлении отпуска:

- № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

- № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Проекты приказов по кадровым вопросам АО «ИСС» готовит Управление по работе с персоналом на основании соответствующих представлений, визирует начальник управления по работе с персоналом (начальник отдела по работе с персоналом).

Генеральный директор АО «ИСС» подписывает приказы:

О приеме на работу всех категорий руководителей;

О переводе на другую работу и перемещении (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

О прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренных ст.77 Трудового Кодекса (ТК) РФ, с руководителями (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

О предоставлении (отзыве, продлении, переносе) ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы руководителям прямого подчинения ГД и др.

Заместитель генерального директора по управлению персоналом АО «ИСС» подписывает приказы:

О приеме на работу рабочих и специалистов, а также студентов и учащихся на период прохождения всех видов практик и дипломирования;

О переводе (перемещении) на другую работу, в том числе временном переводе (перемещении) руководителей, специалистов и рабочих, а также студентов и учащихся в период прохождения всех видов практик и дипломирования;

О переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением;

О прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ с рабочими, специалистами и руководителями, а также со студентами и учащимися по окончании периода прохождения всех видов практик и дипломирования и др.

До начала согласования проекты приказов должны быть представлены в канцелярию Общества для проверки на соответствие требованиям инструкции по делопроизводству. После проведения вышеуказанной проверки, на проекте приказа специалистами канцелярии Общества делается отметка или проставляется соответствующий штамп.

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика/ Н. А. Алимова. - М.: Дашков и К, 2010. - 534 с.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ - основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Подобные документы

Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления. Характеристика и хранение кадровых организационных, распорядительных, учетных документов на предприятии. Документирование трудовых отношений. Структура и функции кадровой службы.

дипломная работа , добавлен 23.09.2016


Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Структура управления ООО "АТЛ". Система документации, анализ организационных документов. Распорядительная и информационно-справочная документация. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства. Принципы разработки должностных инструкций.

дипломная работа , добавлен 03.01.2013


История, организационная структура и функции Финансового Управления Администрации города Кирова. Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения. Номенклатура дел, организация документооборота. Подготовка дел к передаче в архив.

дипломная работа , добавлен 18.05.2015


Служба документационного обеспечения управления в структуре организации. Правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы. Анализ локальной нормативной базы. Штатное расписание: форма, главные особенности внесения изменений.

курсовая работа , добавлен 27.03.2013


Причины создания, структура и основные функции службы управления персонала. Оценка эффективности деятельности HR-службы методом экспертной оценки и по методике Филипса. Анализ деятельности службы отделов кадров предприятия ЗАО "Петелинская птицефабрика".

курсовая работа , добавлен 05.12.2011


Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Документирование кадровой деятельности. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу. Оформление трудовой книжки.

курсовая работа , добавлен 24.09.2010


Организационная структура предприятия, кадровый состав. Основные функции подразделений. Процесс работы с персоналом, подбора кадров. Направления деятельности охранного предприятия на примере ООО "АН-Секьюрити С-З". Формирование принципов кадровой работы.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ)

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения и технотронных архивов

Кафедра документоведения

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества «Информационные спутниковые системы»

Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Дипломная работа

студент 5-го курса заочной формы обучения

Максимов Алексей Александрович

Москва 2015

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»

2.1 Основные регламенты документооборота АО «ИСС»

2.2 Документирование трудовых отношений в АО «ИСС»

2.3 Пути совершенствования ДОУ службы кадров АО «ИСС»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованных источников и литературы

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ВВЕДЕНИЕ

документационный кадры распорядительный регламент

Повышение роли персонала и изменение отношения к нему связано, прежде всего, с глубокими преобразованиями в производстве. Стабилизация производственных процессов давала возможность широко применять труд низкой квалификации, что позволяло экономить на издержках, связанных с наймом, обучением и оплатой рабочей силы. Научные концепции организации труда и управления исходили из этих требований.

Научно-технический процесс в последние десятилетия стал причиной крупных изменений в трудовой деятельности. Современное производство все более требует от рабочих качеств, которые не только не формировались в условиях поточно-массового производства, но и преднамеренно сводились к минимуму, что позволяло упростить труд и удешевить стоимость рабочей силы. Одной из отличительных черт современного производства выступает его сильная зависимость от качества рабочей силы, форм ее использования, степени вовлеченности в дела организации. Управление персоналом приобретает все более важное значение, как фактор повышения конкурентоспособности, долгосрочного развития. Характерная черта в организации работы с персоналом в нынешних условиях - стремление кадровых служб к интеграции всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента найма до выплаты пенсионного вознаграждения.

До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является служба кадров, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Службы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами.

Кадровым службам при осуществлении деятельности в организациях приходится сталкиваться с такими вопросами как организация труда, управление трудовыми отношениями между работником и работодателем и регулированию этих вопросов. Примером регулирования является комплекс документов - кадровая документация.

В настоящее время важное значение имеет решение проблемы ДОУ, с помощью которого процессы организации документов, документооборота на предприятии приобретают нормативный и упорядоченный характер. Систематизация документов позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности и обеспечить отчетность организациям и обществу.

Актуальность данной темы заключается в том, что значение кадровых служб в структуре управления предприятием возросло, правильная организация ее деятельности ведет к улучшению отбора кадров и как следствие повышению общего потенциала предприятия.

Объект исследования - кадровая служба акционерного общества «Информационных спутниковых систем » (АО «ИСС»).

Предмет исследования - комплекс документов и процесс организации ДОУ отдела кадров АО «ИСС».

Цель дипломной работы: провести комплексный анализ организации документационного обеспечения деятельности службы кадров АО «ИСС» и разработать предложения по его совершенствованию.

Задачи дипломной работы:

1. Изучить законодательные, нормативные акты, организационно-распорядительные документы, регламентирующие организацию кадровой службы, научно-методическую и специальную литературу;

Рассмотреть организационную структуру АО «ИСС» и кадровую службу в качестве компонента данной структуры;

Проанализировать организацию документационного обеспечения и деятельность кадровой службы АО «ИСС»;

Разработать предложения по направлениям совершенствования деятельности организации ДОУ кадровой службы АО «ИСС».

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Вопросы реализации кадровой политики и осуществления кадровой работы в организациях различных организационно-правовых форм собственности рассматриваются в книге «Кадровая служба и управление персоналом организации» В.М. Анисимова. В издании содержится набор конкретных документов, инструкций, рекомендаций, форм, справок, образцов приказов (распоряжений) по личному составу и других сведений, относящихся к кадровому делопроизводству и работе с персоналом.

В издании Г.Ю. Касьяновой «Настольная книга кадровика» приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Книга содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов.

Вопросы нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления кадрами, процессы документирования трудовой деятельности работников и классификации документов по кадрам подробно изложены в книге А.С. Красавина «Документационное обеспечение управления кадрами. Практическое пособие».

Для проведения анализа работы кадровой службы АО «ИСС» были изучены внутренние документы предприятия: устав, положения, приказы по личному составу и другие документы, на основании которых были сделаны соответствующие выводы.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

Структура работы: введение, 2 основные главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Во введении обусловлена актуальность темы, представлен ряд основных источников литературы, обозначены цель и задачи работы.

В первой главе данной работы рассмотрены понятие и функции кадровой службы, теоретические основы деятельности, нормативно-правовое обеспечение.

Во второй главе изложены основные понятия, виды документов кадровой службы (документы при принятии на работу, увольнении, поощрение работника и т.п.) предприятия АО «ИСС».

В заключении подведены основные итоги дипломной работы.

В приложениях представлены структуры предприятия и кадровой службы АО «ИСС», а также проект Инструкции по кадровому делопроизводству, которую предлагается ввести на предприятие.

При написании дипломной работы нами были использованы следующие методы: метод изучения документов организации, метод наблюдения метод результатов обследования; метод сравнения; статистические методы.

Практическая значимость заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АО «ИСС» ИМЕНИ АКАДЕМИКА М.Ф. РЕШЕТНЕВА

АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева - одно из ведущих предприятий российской космической отрасли. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также уставом Общества. В дальнейшем, АО «ИСС», является юридическим лицом.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется генеральным директором Общества (единоличным исполнительным органом), который подотчетен совету директоров и общему собранию акционеров Общества.

На предприятии работают более 8000 человек. Структура АО «ИСС» представлена в приложении 1.

АО «ИСС» имеет свою кадровую политику, целью которой является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции фирмы на рынке космической техники.

Основные задачи кадровой политики предприятия:

Определение стратегии, целей управления персоналом, формирование идеологии кадровой работы;

Планирование потребностей организации в персонале;

Поиск и привлечение персонала, отбор и обучение, руководство коллективом;

Оценка потенциала работников предприятия;

Переподготовка и повышение квалификации персонала;

Определение рабочих мест, условий труда, построение рабочего процесса в целом.

Принципы кадровой политики:

Привлечение лучших специалистов с помощью целевого набора в вузы страны из числа наиболее одаренных выпускников школ города по востребованным для предприятия специальностям с предоставлением возможности прохождения всех видов практик и дипломирования непосредственно на предприятии;

Поощрение высоких результатов, совершенствование системы мотивации персонала;

Развитие навыков и обучение сотрудников за счет налаженной и выстроенной системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;

Объективная оценка работы всего персонала предприятия;

Планирование карьеры сотрудников путем формирования кадрового резерва на руководящие должности;

Забота о здоровье и благополучии персонала путем соблюдения принципа социально-ответственного бизнеса.

Всеми этими вопросами занимается управление по работе с персоналом, в котором на данный момент насчитывается 56 человек. Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС» представлена в приложении 2.

Документационным обеспечением управления занимается отдел по работе с персоналом, а именно, входящее в его состав бюро организационного проектирования. Рассмотрим основные функции отдела по работе с персоналом и входящего в его состав бюро организационного проектирования.

Согласно положению «Об управлении по работе с персоналом АО «ИСС», основной задачей отдела является: формирование высококвалифицированного и мотивированного коллектива, способного повысить конкурентоспособность и укрепить лидирующие позиции АО ИСС» на рынке спутниковых услуг.

Отдел по работе с персоналом для осуществления поставленных задач и решения возникающих проблем выполняет следующие функции (виды деятельности):

Реализация кадровой политики Общества и формирование идеологии кадровой работы;

Формирование планов потребностей в персонале на кратко-, средне- и долгосрочный период совместно со структурными подразделениями Общества;

Поиск, привлечение и отбор персонала;

Формирование и работа с кадровым резервом на руководящие должности;

Оценка потенциала работников Общества;

Совершенствование программ и методов морального и материального стимулирования персонала и политики в области социального развития;

Совместно с первичной профсоюзной организацией Общества и советом молодых специалистов АО «ИСС»: организация и проведение корпоративных мероприятий, сопровождение деятельности самодеятельных коллективов Общества, взаимодействие с учреждениями культуры города и края;

Оформление документов работникам Общества для выезда в загранкомандировки и оформление документов иностранным гражданам, посещающим АО «ИСС»;

Участие в проведении Обществом политики в области качества.

Структурное подразделение отдела по работе с персоналом - бюро организационного проектирования:

Осуществление деятельности по организационному проектированию с целью повышения эффективности деятельности в области управления персоналом;

Проведение мониторинга эффективности существующих организационных структур и кадрового обеспечения. Разработка предложений по их совершенствованию;

Разработка и совершенствование системы мотивации в Обществе;

Прием, переводы и увольнение руководителей, специалистов, рабочих и служащих, ведение табельного учета руководителей;

Оформление анкет на лиц, принимаемых на работу;

Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

Оформление приемных, переводных и обходных листов, выдача справок;

Разноска сведений в личные дела, оформление дополнений к анкетам;

Оформление отпусков и учет их использования;

Оформление единовременных разовых пособий при рождении ребенка;

Ведение карточек формы Т-2;

Оформление представлений к наградам, почетным званиям в соответствии с трудовым кодексом РФ;

Постановка и снятие с воинского учета работников Общества, бронирование, взаимодействие с городским военкоматом;

Оформление и ведение учета научных кадров;

Организация проведения аттестации специалистов и руководителей в структурных подразделениях Общества;

Формирование планов потребностей в персонале;

Сопровождение электронной базы данных человеческих ресурсов;

Учет и контроль наличия положений о структурных подразделениях, должностных и производственных инструкций работников Общества;

Актуализация структурной схемы управления Общества.

В своей деятельности бюро организационного проектирования руководствуется Трудовым кодексом РФ, законодательными актами и постановлениями, нормативно-правовыми актами, нормативными и методическими материалами, относящимися к хозяйственной деятельности учреждения, локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность АО «ИСС».

1.1 Нормативно-правовые основы деятельности службы кадров в Российской Федерации

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.

В то же время различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Для корректного функционирования организации необходим контроль документации в независимости от организационно-правовой формы и формы собственности.

Специалисты кадровой службы ведут кадровая документацию напрямую связанную с деятельностью учреждения и несут персональную ответственность за ведение, сохранность и первичное оформление документов.

Оформление документов проходит согласно порядка, предусматривающего корректное составление, доведение их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства регламентированным рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации

Основополагающими являются:

Конституция Российской Федерации, статья 37 провозглашает право на свободный труд, выбор деятельности; право на условия труда, соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям; право на решение трудовых споров законными способами, включая право на забастовку;

Трудовой Кодекс Российской Федерации, регламентирующий регулирование трудовых правоотношений учреждения с работником. Единый порядок документирования трудовых отношений в учреждении устанавливается на основании статей Трудового кодекса, где перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5).

К ним отнесены:

Трудовое законодательство (включая законодательство об охране труда), Трудовой кодекс, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

Иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

Указы Президента Российской Федерации;

Постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

Нормативные правовые акты органов местного самоуправления и регламентированный внутренний Устав организации.

Отдельно обособлен раздел Трудового кодекса (10) посвящен основам охраны труда в Российской Федерации в организациях.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Работника кадровой службы должен руководствоваться положением ст.1 Закона, в которм регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств - то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Статья 7 Закона подчеркивает конфиденциальность персональных данных, на основании которой служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Согласно изложенным принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

К законодательным актам, регулирующими процесс документирования, относится Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Он определяет использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Согласно ст.68 Конституции РФ: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".

Хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения, экспертиза ценности и сдача документов на архивное хранение так же входит в понятие кадрового делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила регулируют организацию правил ведения их архива.

Важно выделить для деятельности коммерческих организаций значение следующих законов:

Федеральный закон "Об акционерных обществах" определяет порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

Федеральным законом «О коммерческой тайне» регулируются отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности и предупреждением недобросовестной конкуренции. Действие Закона распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» закрепляют основные правила работы с трудовыми книжками работников кадровых служб.

Требования к оформлению документов организационно-распорядительной документации, закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003. Область распространения данного стандарта включают организационно-распорядительные документы такие как: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Со всеми этими документами работают сотрудники службы кадров.

В деятельности службы кадров также используются: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД). Классификаторы предназначены для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учётом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, а также служат основаниями для разработки должностных инструкций.

В законодательных и правовых нормативных документах описаны различные стороны документирования, регламентированы виды документов и требования к их оформлению, даются определения понятий, сроки и порядок их хранения, обработки и уничтожения.

Оформление документов идет строго в соответствии с комплексом законодательных правовых актов, особенно руководством трудовых отношений в организации.

1.2 Организационная структура и распорядительные нормативно-правовые документы АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнева

Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству и оформляемые кадровой службой предприятия (организации), подразделяются на:

Организационные документы по кадрам (персоналу);

Распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);

Учетные документы по кадрам (персоналу);

Информационно-справочные документы по кадрам (персоналу).

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке организационные документы по персоналу.

К основным организационным документам ОА «ИСС» относятся:

Штатное расписание;

Положение об оплате труда и премировании работников;

Положение о персональных данных работников;

Должностные инструкции работников;

Инструкции по охране труда.

Устав - один из основных учредительных документов юридического лица (организации), определяющий правовое положение компании, ее наименование, местонахождение, порядок управления деятельностью компании, предмет и цели ее деятельности, а также иные существенные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Устав АО «ИСС» содержит следующие разделы:

Общие положения;

Наименование и место нахождения Общества;

Правовое положение Общества. Права и обязанности Общества;

Цели и предмет деятельности Общества;

Ответственность Общества;

Филиалы и представительства Общества. Дочерние и зависимые общества;

Уставный капитал;

Акции Общества. Права акционеров;

Облигации и иные эмиссионные ценные бумаги Общества;

Отчуждение акций акционерам;

Дивиденды Общества. Фонды и чистые активы Общества;

Реестр акционеров Общества;

Органы управления и контроля Общества. Научно-технический совет;

Общее собрание акционеров;

Совет директоров Общества; исполнительный орган Общества;

Ответственность членов совета директоров и генерального директора Общества;

Учет и отчетность Общества. Документы Общества;

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества;

Реорганизация и ликвидация Общества.

Устав в новой редакции был утвержден распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом 18 апреля 2013 года.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, разработанный и действующий в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режимы работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрений и дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка АО «ИСС» содержат следующие разделы:

Общие положения;

Порядок приема и увольнения работников;

Основные права и обязанности работников и работодателя;

Рабочее время и время отдыха;

Дисциплина труда;

Поощрения работников за успехи в работе;

Отстранение от работы.

Каждый трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Штатное расписание - документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименования должностей, должностные оклады и надбавки к ним.

Штатное расписание АО «ИСС» содержит перечень структурных подразделений, наиме­нования должностей и квалификации, количество штатных единиц, размер должностного оклада и надбавок.

В соответствии с уставом Общества, генеральный директор определяет организационную структуру АО «ИСС» и утверждает штатное расписание.

Положение «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

Общие положения;

Аттестация работников;

Должностные оклады работников;

Дополнительные виды оплаты труда;

Компенсационные выплаты;

Стимулирующие выплаты. Вознаграждения;

Ответственность работодателя.

Кроме основного Положения «Об оплате труда и премировании работников АО «ИСС» в организации действуют и другие положения о премировании:

Положение о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности;

Положение о премировании за основные результаты финансово-хозяйственной деятельности;

Положение о стимулировании за поиск дополнительных (инициативных) работ;

Положение о премировании за выполнение особо важных работ;

Положение о выплате вознаграждений за содействие созданию и использованию изобретений и рационализаторских предложений.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» является внутренним локальным нормативным актом Общества, обязательным для выполнения работодателем и всеми работниками Общества.

Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников Общества в соответствии с действующим законодательством РФ.

Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006, распоряжением Федерального космического агентства №ВД-19 от 13.02.2007, другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Положение «О персональных данных работников АО «ИСС» включает в себя следующие разделы:

Общие положения;

Термины, определения, используемые в положении;

Понятие и состав персональных данных;

Сбор, обработка и хранение персональных данных работника;

Доступ к персональным данным работника;

Защита персональных данных работника;

Права и обязанности работника в области защиты персональных данных;

Согласие работника на обработку персональных данных;

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение доводится до сведения всех работников Общества под роспись. В случае отказа или уклонения работника от ознакомления с Положением под роспись составляется соответствующий акт.

Должностная инструкция - локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) - руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Должностная инструкция содержит:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Ответственность.

Каждого работника при устройстве на работу знакомит с должностной инструкцией под роспись начальник подразделения.

Инструкция по охране труда устанавливает требования безопасности для работников.

В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в АО «ИСС» возлагаются на работодателя - генерального директора.

В АО «ИСС» существует общая инструкция по охране труда, а также отдельные инструкции по профессиям и видам работ.

Основные разделы, которые включает в себя общая инструкция по охране труда:

Общие правила охраны труда при следовании на работу и с работы;

Общие правила охраны труда при движении на территории Общества;

Общие правила охраны труда при движении внутри производственных и административных зданий;

Требования охраны труда по окончании работы;

Расследование несчастных случаев на производстве;

Расследование профессиональных заболеваний (отравлений);

Возмещение вреда причиненного жизни и здоровью работнику;

Расследование иных несчастных случаев;

Заключение.

Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ включают в себя лишь некоторые разделы, предназначенные только для конкретных категорий работников:

Общие требования охраны труда;

Требования охраны труда перед началом работы;

Требования охраны труда при выполнении работ;

Требования охраны труда в аварийных ситуациях;

Требования охраны труда по окончании работы.

За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда работники Общества могут быть привлечены к дисциплинарной, а в соответствующих случаях к материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном Законодательством РФ.

К распорядительным документам по кадрам (персоналу) относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

Приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работников;

Предоставлении отпуска работнику (работникам);

Поощрениях и взысканиях;

Внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение должности и т.д.).

Приказ - это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности.

Отдел по работе с персоналом АО «ИСС» использует следующие формы приказов:

1) о приеме на работу:

- № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

- № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

2) приказы о переводе:

- № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

- № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».

) приказы об увольнении:

- № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

- № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

) приказы о награждении:

- № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

- № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

) приказы о предоставлении отпуска:

- № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

- № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Проекты приказов по кадровым вопросам АО «ИСС» готовит Управление по работе с персоналом на основании соответствующих представлений, визирует начальник управления по работе с персоналом (начальник отдела по работе с персоналом).

Генеральный директор АО «ИСС» подписывает приказы:

О приеме на работу всех категорий руководителей;

О переводе на другую работу и перемещении (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

О прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренных ст.77 Трудового Кодекса (ТК) РФ, с руководителями (от заместителя руководителя самостоятельного структурного подразделения и выше);

О предоставлении (отзыве, продлении, переносе) ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения заработной платы руководителям прямого подчинения ГД и др.

Заместитель генерального директора по управлению персоналом АО «ИСС» подписывает приказы:

О приеме на работу рабочих и специалистов, а также студентов и учащихся на период прохождения всех видов практик и дипломирования;

О переводе (перемещении) на другую работу, в том числе временном переводе (перемещении) руководителей, специалистов и рабочих, а также студентов и учащихся в период прохождения всех видов практик и дипломирования;

О переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением;

О прекращении трудовых договоров по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ с рабочими, специалистами и руководителями, а также со студентами и учащимися по окончании периода прохождения всех видов практик и дипломирования и др.

До начала согласования проекты приказов должны быть представлены в канцелярию Общества для проверки на соответствие требованиям инструкции по делопроизводству. После проведения вышеуказанной проверки, на проекте приказа специалистами канцелярии Общества делается отметка или проставляется соответствующий штамп.

1.3 Кадровая служба АО «ИСС»

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ), выполняется специальной службой, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом, и зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

) государственные стандарты на документы;

) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

) унифицированные системы документации;

) нормативно-правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ - основной законодательный акт, основанный на общепризнанных принципах и нормах международного права и Конституции РФ, он регулирует отношения в трудовой сфере.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности);

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

Разрешить трудовые споры. От качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

. Документация по приему на работу : заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

. Документация по переводу на другую работу : заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

. Документация по увольнению с работы : заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

. Документация по оформлению отпусков : график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

. Документация по оформлению поощрений : представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий : докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

Организационно-правовая документация:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение о структурном подразделении;

График отпусков;

Должностные инструкции.

Персональная документация:

Трудовая книжка;

Личное дело;

Личная карточка работника.

Договорная документация:

Коллективный договор (соглашение);

Трудовой договор.

Распорядительная документация (приказы по личному составу).

Учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

Плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

Первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

Отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

Организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

Личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

Личные карточки;

Трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления на трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

Личная карточка;

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

График отпусков;

Другие документы.

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

В ОА «ИСС» сотрудник отдела по работе с персоналом заполняет личную карточку формы Т-2. Хранятся карточки формы Т-2 в отдельной запираемой комнате отдела по работе с персоналом.

Личные карточки формы Т-2 заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка формы Т-2 является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка формы Т-2 сотрудника изготавливается в количестве 1 экземпляра. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в АО «ИСС» ведет бухгалтерия. В ней регистрируются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в АО «ИСС» ведет сотрудник отдела по работе с персоналом. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в Обществе. Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается работником.

Бланки трудовых книжек выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Все страницы книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

График отпусков - документ, определяющий очередность предоставления отпусков работникам.

В АО «ИСС» отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков самостоятельных структурных подразделений Общества. График отпусков ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа Общества не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников на календарный год.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков в самостоятельных структурных подразделениях Общества составляется с помощью программы АСУ ФЭЗ.

Согласно положению «Об отпусках работников АО «ИСС» в срок до 15 ноября каждого года готовые графики отпусков передаются самостоятельными структурными подразделениями в отдел по работе с персоналом в количестве двух экземпляров. График отпусков согласовывается начальником отдела по работе с персоналом не позднее 14 декабря каждого года, и первый экземпляр документа хранится в отделе по работе с персоналом. Второй экземпляр согласованного графика отпусков возвращается в самостоятельное структурное подразделение.

Если в графике отпусков запланирована конкретная календарная дата отпуска, то не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если в графике отпусков не указана конкретная дата начала отпуска, то не позднее, чем за пятнадцать дней до его начала работник вправе написать заявление о предоставлении ему отпуска в установленном графиком отпусков месяце на имя непосредственного руководителя самостоятельного структурного подразделения с указанием конкретной даты начала отпуска.

В случае изменения (переноса) периода ежегодного оплачиваемого отпуска (отдельных его частей) по инициативе работника или в связи с производственной необходимостью, а также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, указанные изменения подлежат внесению в утвержденный график отпусков.

Руководитель самостоятельного структурного подразделения несет дисциплинарную ответственность за своевременность и правильность составления графика отпусков, его соблюдение, а также за внесение в него соответствующих изменений в случаях.

К информационно-справочным документам в кадровой работе относятся:

Справки;

Докладные, служебные записки;

Объяснительные записки и др.

Эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы в АО «ИСС» издают по вопросам, предусмотренным Уставом предприятия и положениями о его структурных подразделениях.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты отличаются разнообразием по своему назначению и содержанию:

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

Выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

Передачи (документов);

Нарушения установленных правил;

Расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» оформляет акты на бланке Общества с логотипом предприятия, которые содержат обязательные реквизиты:

Цех (отдел), составляющий акт;

Место составления;

Заголовок (содержание);

Подписи.

Обычно отделом по работе с персоналом с АО «ИСС» оставляются акты по вопросам связанным с дисциплиной, такие как:

Акт об отказе ознакомления с приказом;

Акт об отказе ознакомления с приказом и получения экземпляра акта;

Акт об отказе предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте;

Акт о проведении служебного расследования по поводу утери документа режимного характера - служебного пропуска (пластиковой карты) для прохода на территорию Общества.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Обычно справки бывают двух видов:

· подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» чаще всего выдает именно эти справки. Оформляется справка на листе формата А4.

Обязательные реквизиты справки:

Наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения);

Наименование вида документа;

Дата и регистрационный номер;

Место составления (для внешней справки);

Адресат;

Заголовок (содержание);

Подпись;

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка является разновидностью докладной записки.

Докладные и служебные записки АО «ИСС» печатают на установленных формах бланков с логотипом предприятия и реквизитами предприятия.

При оформлении записки на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруют в середине верхнего поля листа.

Текст докладной или служебной записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

В записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

В записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

Так как АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, то наиболее частой причиной, по которой управлением по работе с персоналом АО «ИСС пишется докладная записка - совершение дисциплинарного проступка.

Определенных правил по написанию объяснительной записки не существует, работник может писать ее от руки или напечатать на компьютере в произвольной форме. Он должен указать факт, послуживший поводом для написания докладной записки и причины, которые смогли бы объяснить данную ситуацию.

Управление по работе с персоналом АО «ИСС» играет важную роль на предприятии, т.к. ему приходится создавать огромное количество различных документов, которые необходимы для организации работы Общества.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся документация, которую разрабатывает и использует служба кадров, стоит назвать нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакция Москва Законы и Кодексы Российской Федерации 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, Ст. 50, Ст. 51.

К документам организационно-методического и методического характера относятся регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Призванный регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы:

Должностные обязанности;

Должен знать;

Требования к квалификации.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочим используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов:

- «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда;

- «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

- «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Вывод: таким образом, ДОУ находится под регулированием законодательных нормативных актов, устанавливающих общие требования к документированию деятельности организации, а также работе с этими документами, корректности их ведения и заполнения. Учитывая ведение личного дела каждого сотрудника с внесением отметок в личное дело и трудовую книжку.

Составление Приказов и распорядительных документов строго в соответствии со стандартизированными формами (например, формы Т и др.) и положениями делопроизводства и кадрового управления, оговоренными в законодательстве и учитывая внутреннюю распорядительную документацию предприятия.

АО «ИСС» является режимным предприятием, где применяется система автоматизированного учета рабочего времени, с учетом принципов систематизации кадровой документации по основным кадровым процедурам.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ СЛУЖБЫ КАДРОВ АО «ИСС»

На предприятии действуют положения и пункты согласно Закону РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 (ред. от 21.12.2013 г.) и Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. от 12.03.2014).

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (08.11.2011 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации:

Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»,

Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.),

Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Постановление Правительства РФ от 17.10.2009г. № 822 ч.III «Особенности стандартизации оборонной продукции (работ, услуг), используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну…», в том числе указзный в п. 27 Государственной корпорацией об атомной энергетике «Росатом».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (ред. 11.12.2014 г.)

Положения «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по оборонному заказу (Рособоронзаказ) государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействия) государственных заказчиков, уполномоченных органов, специализированных организаций, операторов электронных площадок, конкурсных, аукционных или котировочных комиссий при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд, которые не относятся к государственному оборонному заказу и сведения о которых составляют государственную тайну» приказ от 12. 03.2013 № 27

Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. от 12.03.2014) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьм лицам часть 1 в ред. Федерального закона <#"876221.files/image001.gif">

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Структурная схема управления по работе с персоналом АО «ИСС»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ИНСТРУКЦИЯ (ПРОЕКТ)

по кадровому делопроизводству в

АО «ИСС» имени академика М.Ф. Решетнева

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1 Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в акционерном обществе «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева (далее - Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.

2 Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3 Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагается на отдел по работе с персоналом. Отдел по работе с персоналом является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется заместителю генерального директора по управлению персоналом.

4 Ответственными за ведение кадрового делопроизводства являются руководители структурных подразделений отдела по работе с персоналом.

5 Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают заместителю генерального директора по управлению персоналом.

6 Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства в Обществе определяются должностными инструкциями.

СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1 Деятельность предприятия обеспечивает система взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:

Инструкции;

Трудовые договоры;

Должностные инструкции;

Документы по личному составу;

И другие.

2.2 Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различные толкования.

3 Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

4 Бланки организационно-распорядительных кадровых документов.

На предприятии введены следующие бланки:

Приказ генерального конструктора и генерального директора;

Общий бланк;

Распоряжение.

Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается генеральным конструктором и генеральным директором.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

1 При подготовке кадровых документов ответственные за ведение кадрового делопроизводства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок составляется лицом, готовившим проект документа.

3 Дата документа.

Дата подписания или события, зафиксированного в документе (распорядительные документы, письма, акт),

Дата утверждения (для утверждаемого документа: инструкция, положение).

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

4 Согласование документа.

Согласование документа оформляют визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводят при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его действующему законодательству и правовым актам.

Кадровый документ обязательно согласовывается с главным бухгалтером, начальником экономического отдела и начальником юридического отдела.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

5 Подпись документа.

Кадровые документы подписывает генеральный конструктор и генеральный директор или по его письменному распоряжению его заместители.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

6 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу первого листа документа.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может быть утвержден приказом генерального конструктора и генерального директора.

7 Использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности кадровых документов или соответствия копий кадровых документов на предприятии используются фирменные печати Общества.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

1 Приказы по личному составу

1.2 Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы и иных выплат.

1.3 Оформление приказов по личному составу (о смене фамилии, о замещении и т.п.) осуществляется отделом по работе с персоналом.

1.4 Приказы по личному составу издаются в одном экземпляре. Выдача оригиналов приказов по личному составу запрещается. По требованию работника или структурного подразделения, для выполнения стоящих перед ним задач кадровой службой выдаются заверенные надлежащим образом копии или выписки из приказов.

Копии или выписки из приказов по личному составу в установленных случаях передаются кадровой службой в бухгалтерию.

1.5 Приказ оформляется на бланке унифицированной формы или на бланке Общества.

1.6 Приказ подписывается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, исполняющим его обязанности.

2.1 Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи трудовой книжки), происходящие в Обществе.

2.2 Акт оформляется на общем бланке Общества.

2.3 Акт подписывается членами комиссии по актированию.

3 Деловая переписка

3.1 Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

4 Должностная инструкция

4.1 Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.

4.2 На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

o 4.4.3 Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

Общие положения;

Квалификационные требования;

Должностные обязанности;

Ответственность.

5 Документы по установлению трудовых отношений

5.1 Прием на работу в Общество проводится на основании трудового договора, заключенного между работником и Обществом. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора хранится в отделе по работе с персоналом Общества, другой передается работнику.

Трудовой договор может быть заключен:

На неопределенный срок;

На определенный срок не менее одного года.

Внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами трудового договора путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется между его сторонами в письменной форме, не менее чем в двух экземплярах.

5.2 Основаниями для приема на работу в Общество (заключения трудового договора) являются заявление кандидата о приеме его на работу.

Заявление о приеме на работу пишется кандидатом собственноручно, в соответствии с бланком Общества

5.3 Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.

5.4 Не позднее одного рабочего дня после заключения трудового договора работодатель обязан на основании трудового договора издать приказ о приеме работника на работу, который в срок не более 3 календарных дней доводится до сведения работника под роспись.

Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в отделе управления персоналом, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.

Унифицированная форма приказа № Т-1 является основанием для заполнения учетной формы «Личная карточка Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о приеме на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).

5.5 Личная карточка Т-2 является основным учетным документом, составляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для учета состава и анализа движения персонала.

Личная карточка Т-2 заполняется на основании опроса вновь принятого работника и личных документов, предоставленных работником.

Все последующие изменения данных о работнике (об образовании, о перемене места жительства и др.) ответственным работником службы по управлению персоналом отражаются в личной карточке Т-2.

После заполнения личной карточки Т-2 вновь принятый работник подписывает личную карточку Т-2 и проставляет дату заполнения.

5.6 На основании заполненной личной карточки Т-2 ответственный работник кадровой службы производит запись в трудовой книжке работника (при ее наличии) в соответствии с требованиями, установленными актом уполномоченного государственного органа по труду.

5.7 Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой № Т-5.

Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.

Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества - по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.

Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.

5.8 Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

5.9 Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).

Проект приказа об увольнении визируют начальник отдела по работе с персоналом Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор и генеральный конструктор Общества или лицо, им уполномоченное. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.

5.10 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой № Т-6.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

5.11 Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков составляется работниками отдела по работе с персоналом Общества, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается генеральным директором и генеральным конструктором Общества или лицом, им уполномоченным.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.

5.12 Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку формы № Т-2 работника Общества.

5.13 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора и генерального конструктора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Первый экземпляр приказа остается на хранение в отделе по работе с персоналом в деле приказов.

5.14 До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего - нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

5.15 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

6 Документы по учету кадров

6.1 Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)

6.2 Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

Документы в личном деле работника располагаются в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации - постоянно.

Личные дела хранятся в отделе по работе с персоналом. как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника отдела по работе с персоналом.

6.3 При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

6.4 Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).

Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.

6.5 Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1 Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

2 Документы, подписанные руководителем Общества по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела отдела по работе с персоналом Общества.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1 Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2 Регистрации подлежат все кадровые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

3 Кадровые документы регистрируют один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

4 Регистрацию кадровых документов осуществляют централизовано. При этом все операции по регистрации кадровых документов производит отдел по работе с персоналом.

Регистрацию кадровых документов производят в пределах групп, в зависимости от вида документа.

5 Кадровые документы регистрируют как традиционным способом - карточка, журнал; так и в электронном виде.

6 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяют друг от друга тире или косой чертой.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1 Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством РФ. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством РФ, исполняются в соответствии со сроками, установленными внутренними документами Общества.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания или утверждения документа. Срок исполнения документа может быть изменен лишь лицом, которое его установило.

2 Исполнение документа проводится в следующем порядке:

Сбор и обработка необходимой информации;

Подготовка проекта и оформление документа;

Согласование и передача документа на подпись генерального директора и генерального конструктора Общества;

Ознакомление с документом работников Общества.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1 Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2 Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3 Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

4 С момента заведения и до передачи в архив Общества дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

1 Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

2 На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

3 Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив.

Передача дел производится по описям.

14.1. Функциональное назначение, цель, задачи, организационная структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятель­ностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

В организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

В оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

В надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

В действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ - это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ - это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ - это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

Секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

Инспекция при министре (руководителе ведомства);

Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

Отдел по работе с письменными обращениями;

Отдел совершенствования работы с документами;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

Секретариат;

Экспедиция;

Подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

Машинописное бюро;

Подразделение по контролю за исполнением документов;

Подразделение совершенствования работы с документами;

Подразделение по работе с письменными обращениями;

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

Секретариат;

Канцелярия;

Группа контроля за исполнением документов;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами;

Группа по работе с письменными обращениями;

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия

Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.

Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:

По документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;

По составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений;

По документированию деятельности коллегиальных органов;

По автоматизации архивного хранения документов;

Отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);

Справочно-аналитической работы по документам.

Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.

Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).

Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Ч н = Т об / Ф п,

где Ч н - нормативная численность работников, чел.; Т об - общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Ф п - планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Т об определяется по формуле

Т об = Т н + Т нн,

где Т н - затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ

	Вид работ по документационному обеспечению		Значение нормы, ч	Количество операций за год
	Обработка входящих документов	Спец. II кат.
	Обработка входящих факсов	Спец. II кат.
	Обработка входящих телеграмм	Спец. II кат.
	Обработка входящих телефонограмм	Спец. II кат.
	Обработка исходящих документов	Спец. II кат.
	Обработка исходящих факсов	Спец. II кат.
	Обработка исходящих телефонограмм	Спец. II кат.
	Учет документов	Спец. Iкат.
	Справочно-информационное обслуживание	Спец. Iкат.
	Выдача справок по запросам	Спец. Iкат.

На основании справочных данных годовой объем работ со­ставил: для специалистов II категории - 14 925 часов, для специалистов I категории - 13 975 часов (всего 28 900 часов). Пред­положим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:

Т об = Т н + Т нн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);

Ч н = Т об / Ф п = 13 975: 2000 = 7 (чел.).

Т об = Т н + Т нн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);

Ч н = Т о6 / Ф п = 15 025: 2000 = 7,5 (чел.).

Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) - на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).

Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

	Структурное подразделение				Всего, чел.
		Руководящийсостав	Специалисты	Техническиеисполнители
	Группа рассмотрения письменных обращений
	Группа контроля исполнения
	Экспедиционная группа
	Группа обработки документов
	Группа обеспечения протокольных мероприятий.
	Группа организационно-методического обеспечения
	Группа оперативного хранения
	Группа архивного хранения
	Группа подготовки проектов
	Группа тиражирования

* В том числе руководитель службы ДОУ - 1 чел.

** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.

Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:

Отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);

Укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.

Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела - группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения - исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов - контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства ,как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,- постоянное хранение (до момента передачи документов в государ­ственный архив).

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы - подготовки проектов документов и тиражирования документов.

14.2. Формирование службы ДОУ

Изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

Подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

Разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

Разработку проекта численного состава службы ДОУ;

Разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

Разработку проекта положения о службе ДОУ;

Разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

Разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

Разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

Разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

Разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

Разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и пре­доставленных полномочий руководитель кадрового органа дей­ствует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;

Государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98);

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизвод­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

Инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

Классификаторы управленческой документации (в частно­сти, ОКУД ОК 011-93);

Типовые перечни документов, образующихся в управленче­ской деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

Типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).

Организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

Документы по организации труда работников (в частности, «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

Документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена докумен­тированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функ­циональное назначение документа заключается:

В объективном информировании руководителя предприятия о состоянии освещаемого в служебной записке вопроса;

В представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.

Подготовка проекта штатного расписания службы ДОУ , т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:

В установлении предельной численности работников (по предприятию и по структурным подразделениям) на календарный год;

В документировании указанных сведений в установленной форме.

Разработка проекта положения о службе ДОУ ,как это пред­усмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по ДОУ - это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:

В установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности;

В установлении единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности оформления документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая система по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция - это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается:

В рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников;

В установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки работников;

В распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и квалификации работников, на которых они возлагаются.

На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы - начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).

По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.

Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

В определении планируемой трудоемкости работ по документационному обеспечению управления;

В определении требуемой численности работников службы ДОУ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

Н вр = Н´К,

где Н вр - значение нормы времени, ч; Н - значение норматива оперативного времени, ч; К-коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотра­слевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если по тем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта - как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями предприятия - по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

С юридической службой предприятия - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

С кадровой службой - по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

Со службой труда и заработной платы - по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

Со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

С бухгалтерией - по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков документов строгой отчетности.

Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись И. О. Фамилия

Схема взаимодействия службы ДОУ ООО «Сервис-экстра» со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

Начальник службы ДОУ Подпись И. О. Фамилия

Рис. 14.3. Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ

За пределами предприятия служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

Со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которомуданное предприятие занимает подчиненное (подведомственное) положение - по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами;

С научно-исследовательскими организациями и учреждениями - по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

С предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией - в процессе ведения внешней переписки;

Сорганизациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги по обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых предприятием);

С отдельными гражданами (физическими лицами) - при поступлении от этих лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

Разработка проектов приказов о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия и о назначении руководящего состава службы ДОУ) производится на основании проекта изменений в штатном расписании и представления (представлений) к назначению на должность. Напомним, что приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия структурных подразделений и должностных лиц по двум и более вопросам повсе­дневной деятельности.

Функциональное назначение приказа заключается в придании юридической силы решениям руководителя предприятия, принимаемым им в пределах своей служебно-деловой компетенции, по вопросам организации деятельности предприятия. Примерные тексты приказов о внесении изменений в штатное расписание и о назначении начальника службы ДОУ представлены на рис. 14.4 и 14.5.

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

ПРИКАЗ

г. Пущино Московской обл.

о создании службы документационного обеспечения управлении

В соответствии с Программой организационного развития предприятия на 2004 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать на предприятии с 1 января 2006 года на базе группы делопроизводства службу документационного обеспечения (службу ДОУ). Утвердить штатное расписание службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ: административная группа; группа делопроизводства; группа технической подготовки документов; группа хранения документов; группа обеспечения.

Установить штатную численность службы ДОУ на 2006 год в количестве 27 чел.

3. Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (приложение 3 к настоящему приказу).

5. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия от 8 ноября 2002 года № 211 о создании группы делопроизводства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Согласовано:

Рис. 14.4. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия в связи с формированием службы ДОУ

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

г. Пущино Московской обл.

о назначении П. А. Иванникова начальником службы ДОУ

В связи с созданием службы документационного обеспечения
управления (службы ДОУ)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить с 1 января 2006 г. Иванникова Петра Афанасьевича начальником службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), освободив его от обязанностей начальника группы делопроизводства.

Установить П. А. Иванникову должностной оклад в размере
9500 руб.

2. Начальнику службы персонала до 5 января 2006 г. обеспечить внесение необходимых изменений в личное дело П. А. Иванникова и иную учетную документацию.

3. Утвердить должностную инструкцию начальника службы ДОУ (приложение 1 к настоящему приказу).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Генеральный директор Подпись П. А. Добрынин

Согласовано:

начальник службы персонала Подпись Р. Ю. Янковская

Рис. 14.5. Пример приказа о назначении начальника службы ДОУ

Контрольные вопросы и задания

1. В чем заключается функциональное назначение службы ДОУ?

2. Каковы цели и задачи службы ДОУ?

3. Как производится установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ?

4. Как происходит установление оптимального численного состава службы ДОУ?

5. Как определяется примерный численный состав службы ДОУ?

6. Каковы основные функции структурных подразделений службы ДОУ?

7. Каков общий порядок формирования службы ДОУ?

8. Какова структура инструкции по документационному обеспечению управления?